Obowiązek KSeF coraz bliżej
Od 1 lutego 2026 r. wszystkie jednostki samorządu terytorialnego będą zobowiązane do odbierania pierwszych faktur z KSeF, gdyż już od tej daty największe podmioty będą zobowiązane do ich wystawiania właśnie w KSeF.
Od 1 kwietnia 2026 r. zdecydowana większość JST będzie zobowiązana do wystawiania faktur w KSeF. Najmniejsze podmioty obowiązek ten będą miały dopiero od 1 stycznia 2026 r.
Choć Ministerstwo Finansów zapowiada szerokie wsparcie techniczne, to praktyka pokazuje, że sukces wdrożenia zależy od przygotowania Samorządów. A tu wciąż pojawiają się powtarzające błędy, które mogą skutkować opóźnieniami, błędnymi danymi i… frustracją.
Oto pięć najczęstszych pułapek, które JST powinny omijać.
1. Brak spójnej struktury uprawnień w KSeF.
Korzystanie z KSeF wymaga przypisania ról i uprawnień użytkownikom – od skarbnika, przez głównych księgowych, po pracowników jednostek budżetowych. Wszystko jednak zaczyna się od Wójta/Burmistrza/Prezydenta/Starosty, który składa formularz ZAW-FA.
Wiele JST nie uzgadnia wewnętrznie z wyprzedzeniem, kto ma prawo wystawiać, wysyłać, odbierać faktury czy zarządzać uprawnieniami w danej jednostce – bo „jeszcze mamy na to czas”. Tymczasem KSeF działa wyłącznie w oparciu o logiczny system ról i uprawnień.
Wskazówka! Już dziś zaplanuj strukturę dostępu:
-
kto loguje się jako JST (NIP gminy/powiatu),
-
kto działa w imieniu jednostek podrzędnych,
-
kto pobiera faktury zakupowe,
-
jak wygląda zastępowalność osoby z danym uprawnieniem.
Zgodnie z podręcznikiem KSeF 2.0 dla JST, każda jednostka może mieć przypisaną własną rolę w systemie – ale zawsze w kontekście NIP JST.
2. Opóźnione testy systemów (elektroniczny obieg dokumentów, finansowo-księgowy).
Nie każde oprogramowanie JST jest gotowe do integracji z API KSeF 2.0.
Częstym błędem jest oczekiwanie, że dostawca „sam wszystko zrobi”. Tymczasem urzędy i jednostki muszą zweryfikować zgodność danych (zgodność struktury faktury), sposób podpisywania faktur i proces ich wysyłki.
Wskazówka! Jeszcze przed obowiązkowym korzystaniem z KSeF JST powinna przeprowadzić testowe wystawienie i odbiór faktur ustrukturyzowanych.
To najlepszy sposób, aby sprawdzić poprawność integracji i procedur, zanim system stanie się obowiązkowy. Co prawda kary odroczone zostały do 1 stycznia 2027 r. – jednak nie jest zalecane kierowanie się zasadą, że „w 2026 roku nie ma przecież kar”, warto nabierać dobrych nawyków od samego początku.
3. Brak aktualnych procedur obiegu dokumentów.
Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia IT. To również konieczność zmiany wewnętrznego obiegu faktur.
Wiele JST nie dostosowuje swoich regulaminów lub nie aktualizuje instrukcji kancelaryjnych.
Wskazówka! Opracuj nową „Procedurę obiegu faktur JST”, która określa m.in.:
-
kto odpowiada za weryfikację danych faktury,
-
jak postępować przy błędach,
-
jak dokumentować odbiór faktur z KSeF,
-
jak postępować w trybach awaryjnych i offline.
Zaniedbanie tego kroku to jeden z głównych problemów zgłaszanych przez jednostki.
4. Mylenie KSeF ze „zwykłą e-fakturą”.
Faktura elektroniczna (sporządzona elektronicznie i przesłana np. za pośrednictwem e-maila) nie jest fakturą ustrukturyzowaną (KSeFową). Tak samo czym innym jest faktura papierowa.
W obrocie gospodarczym w dalszym ciągu będą występowały te 3 rodzaje faktury, chociażby dlatego, że KSeF nie trzeba stosować przy sprzedaży na rzecz konsumenta.
Wielu pracowników JST błędnie zakłada, że „wysłanie PDF e-mailem” to już spełnienie wymogów.
W rzeczywistości, tylko faktura wystawiona i zarejestrowana w KSeF (plik XML ze strukturą FA(3) i numerem KSeF) jest dokumentem zgodnym z ustawą, będący fakturą ustrukturyzowaną.
Wskazówka! Każda faktura ustrukturyzowana powinna posiadać m.in.:
-
numer KSeF – potwierdzenie rejestracji w systemie,
-
UPO KSeF – urzędowe poświadczenie odbioru,
-
kod QR na wizualizacji faktury (online lub offline).
5. Brak komunikacji między urzędem/starostwem a jednostkami.
KSeF w JST to system, który łączy wiele podmiotów – urząd, szkoły, ośrodki pomocy społecznej, zakłady komunalne, ośrodki sportu i rekreacji, centra pomocy rodzinie, itd.
Jeśli komunikacja między nimi zawiedzie, efektem może być m.in. nieopłacenie faktur w terminie (brak wpływu do właściwej jednostki), niewystawienie faktury w terminie (brak uprawnień).
Wyobraź sobie sytuację, że faktura nie została oznaczona odbiorcą – szkołą, zawiera tylko dane nabywcy Gminy z jej NIP, wpada do koszyka Gminy – kto zidentyfikuje, że taki dokument jest na koncie Gminy, ustali czyja to faktura i przekaże ją do właściwej jednostki oraz w jakim terminie zostanie to wykonane?
Wskazówka! Zorganizuj spotkanie robocze z jednostkami podrzędnymi – np. w formie krótkiego webinaru lub narady – i omów:
-
kto wystawia faktury w imieniu JST, w danej jednostce,
-
w jakich przypadkach jednostka działa samodzielnie,
-
jak wygląda proces odbioru faktur zakupowych,
-
co z fakturami z koszyka Gminy (bez przypisanego odbiorcy).
To nie tylko kwestia organizacyjna, ale i odpowiedniego przekazania odpowiedzialności.
Podsumowanie
KSeF to oczywiście ogromna zmiana, ale też szansa na uproszczenie rozliczeń i eliminację błędów.
JST, które rozpoczną przygotowania już teraz, zyskają przewagę – w lutym i kwietniu 2026 r. będą gotowe, zamiast gasić pożary.
Martyna Mikulska
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu