Rejestr Umów w JST. Jak ustalić wartość umowy, ograniczyć jawność danych i zorganizować obsługę CRU?
Wdrożenie Centralnego Rejestru Umów wymaga od jednostek samorządu terytorialnego prawidłowego ustalania wartości umów, stosowania zasad dotyczących ograniczeń jawności oraz przygotowania organizacji do obsługi systemu CRU. To właśnie te zagadnienia będą miały kluczowe znaczenie dla prawidłowej publikacji informacji o umowach oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów dotyczących Centralnego Rejestru Umów jednostek sektora finansów publicznych.
Jednym z podstawowych obowiązków związanych z publikacją danych w CRU jest prawidłowe określenie wartości umowy. Rozporządzenie w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych wskazuje, że wartością umowy jest całkowita wartość określona w umowie. W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony zastosowanie znajduje odrębna zasada, zgodnie z którą wartość umowy ustala się za pierwsze 48 miesięcy jej wykonywania.
Rozwiązanie to ma szczególne znaczenie dla jednostek samorządu terytorialnego zawierających umowy dotyczące usług informatycznych, usług serwisowych, dostaw mediów, najmu lub dzierżawy. W takich przypadkach publikowana wartość umowy nie może ograniczać się wyłącznie do miesięcznego wynagrodzenia lub bieżącej wartości świadczenia, lecz powinna uwzględniać zasady wynikające z rozporządzenia.
Przy ustalaniu wartości umowy należy ponadto uwzględnić wszelkie przewidziane w jej treści opcje, wznowienia oraz rozszerzenia zakresu świadczenia. Oznacza to, że wartość umowy publikowana w Centralnym Rejestrze Umów JST powinna odzwierciedlać pełny zakres zobowiązania wynikającego z zawartej umowy.
W praktyce samorządowej często pojawia się pytanie: jak ustalić wartość umowy w CRU oraz czy wartość umowy w CRU podaje się netto czy brutto? Rozporządzenie rozstrzyga tę kwestię jednoznacznie. Przy określaniu wartości umowy nie uwzględnia się podatku VAT. Wartość publikowana w rejestrze powinna więc odpowiadać wartości netto wynikającej z umowy.
Kolejnym istotnym zagadnieniem jest jawność umów w JST oraz możliwość ograniczenia zakresu publikowanych informacji. Przepisy przewidują, że ograniczenia jawności stosowane w Centralnym Rejestrze Umów powinny uwzględniać regulacje wynikające z ustawy o dostępie do informacji publicznej. W praktyce podstawą ograniczenia publikacji danych mogą być między innymi przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorcy, informacji niejawnych oraz innych tajemnic ustawowo chronionych.
Dane osobowe w CRU należą do obszarów wymagających szczególnej uwagi ze strony jednostek samorządu terytorialnego. Każda decyzja o ograniczeniu jawności określonych informacji powinna zostać odpowiednio uzasadniona i udokumentowana. Rozporządzenie wymaga wskazania podstawy prawnej wyłączenia jawności oraz oznaczenia organu lub osoby dokonującej takiego ograniczenia. Oznacza to konieczność stworzenia w jednostce przejrzystych zasad oceny przesłanek ograniczenia dostępu do informacji.
Wdrożenie CRU w gminie wymaga również ustalenia, kto odpowiada za anonimizację danych, kto dokonuje oceny ograniczeń jawności oraz kto zatwierdza publikację informacji przed ich udostępnieniem w systemie. Brak jednoznacznego podziału odpowiedzialności może utrudniać realizację obowiązków związanych z publikacją umów w CRU oraz aktualizacją danych w rejestrze.
Równie istotnym elementem przygotowania JST do nowych obowiązków jest organizacja obsługi systemu. Rozporządzenie przewiduje funkcjonowanie dwóch rodzajów kont: konta jednostki sektora finansów publicznych oraz konta osoby fizycznej. Wniosek o utworzenie konta jednostki składa kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające umocowanie do działania, w tym dokument potwierdzający powołanie kierownika jednostki albo stosowne upoważnienie oraz dokumenty podpisane elektronicznie zgodnie z wymaganiami systemu.
W praktyce obowiązki JST CRU nie kończą się jednak na założeniu konta. Prawidłowe funkcjonowanie Centralnego Rejestru Umów wymaga określenia ról użytkowników uczestniczących w procesie publikacji danych. Rozporządzenie pozwala wyodrębnić funkcję administratora systemu, osoby wprowadzającej dane, osoby publikującej informacje oraz osoby odpowiedzialnej za nadzór nad poprawnością wpisów.
Od 1 lipca 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych muszą być przygotowane do udostępniania i aktualizowania informacji o umowach w CRU. Wdrożenie CRU w gminie wymaga ustalenia, które jednostki mają własne konta, kto odpowiada za wprowadzanie danych, kto publikuje informacje i kto ocenia ograniczenia jawności. Centralny Rejestr Umów w JST wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również procedury wewnętrznej, checklisty publikacyjnej i jasnego podziału odpowiedzialności pomiędzy pracowników urzędu oraz jednostek organizacyjnych.
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu