Centralny Rejestr Umów w JST. Jak zorganizować wdrożenie CRU w urzędzie i jednostkach organizacyjnych?
Prawidłowe funkcjonowanie Centralnego Rejestru Umów wymaga od jednostek samorządu terytorialnego nie tylko znajomości przepisów regulujących publikację danych, lecz także odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. Wdrożenie CRU powinno obejmować opracowanie procedur wewnętrznych, określenie zasad obiegu informacji oraz jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za poszczególne etapy procesu publikacji danych. Rozwiązania organizacyjne przyjęte przez jednostkę będą miały bezpośredni wpływ na prawidłowość wykonywania obowiązków związanych z Centralnym Rejestrem Umów.
Jednym z podstawowych elementów przygotowania do wdrożenia CRU jest opracowanie procedur regulujących sposób postępowania z umowami podlegającymi publikacji. Powinny one określać zasady obiegu dokumentów, sposób przekazywania informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz zakres odpowiedzialności poszczególnych pracowników uczestniczących w procesie publikacji danych. Przyjęcie jednolitych procedur pozwala ograniczyć ryzyko rozbieżności w sposobie realizacji obowiązków przez urząd oraz jednostki organizacyjne.
Istotną rolę w organizacji wdrożenia Centralnego Rejestru Umów pełni sekretarz jednostki samorządu terytorialnego. Do jego zadań należy przede wszystkim koordynacja procesu wdrożenia, organizacja przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz nadzór nad stosowaniem przyjętych procedur. Sprawna organizacja tych działań ma znaczenie zwłaszcza w jednostkach posiadających rozbudowaną strukturę organizacyjną lub liczne jednostki podległe.
Równie ważna jest rola skarbnika jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z przyjętym modelem organizacyjnym uczestniczy on w ustalaniu wartości umów, identyfikacji źródeł finansowania oraz kontroli poprawności danych przekazywanych do publikacji. Prawidłowe określenie tych elementów ma istotne znaczenie dla kompletności informacji udostępnianych w Centralnym Rejestrze Umów.
W proces wdrożenia powinien zostać również włączony inspektor ochrony danych. Jego udział obejmuje analizę zakresu danych przeznaczonych do publikacji, udział w opracowaniu procedur anonimizacji oraz ocenę ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów o CRU.
Przygotowując organizację do publikacji informacji o umowach, jednostka samorządu terytorialnego powinna również zdecydować o modelu organizacyjnym obsługi Centralnego Rejestru Umów. Możliwe jest prowadzenie publikacji centralnie przez urząd gminy lub starostwo, powierzenie tego obowiązku poszczególnym jednostkom organizacyjnym, realizowanie publikacji za pośrednictwem centrum usług wspólnych albo zastosowanie modelu mieszanego. Każde z tych rozwiązań wiąże się z odmiennym podziałem obowiązków oraz odpowiedzialności za prawidłowość publikowanych danych, dlatego wybór modelu powinien uwzględniać strukturę organizacyjną danej JST oraz sposób wykonywania zadań przez jednostki organizacyjne.
Organizacja procesu publikacji wymaga również przygotowania zasad postępowania w sytuacjach problemowych. W praktyce szczególnej uwagi wymagają umowy zawierane z osobami fizycznymi, w przypadku których konieczne jest pogodzenie obowiązków związanych z publikacją danych z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Jednostki samorządu terytorialnego powinny określić sposób oceny zakresu publikowanych informacji oraz zasady ich anonimizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Dodatkowych ustaleń wymagają również umowy realizowane przez jednostki organizacyjne. W takim przypadku konieczne jest jednoznaczne określenie, kto odpowiada za publikację informacji w CRU, czy wpisów dokonuje urząd, jednostka organizacyjna czy centrum usług wspólnych oraz w jaki sposób przebiega przekazywanie informacji pomiędzy podmiotami uczestniczącymi w procesie publikacji.
Istotnym elementem organizacji pracy jest także przygotowanie procedury korygowania błędnych wpisów. Rozporządzenie przewiduje obowiązek wskazania przyczyny aktualizacji danych, dlatego jednostka powinna określić zasady zgłaszania błędów, zatwierdzania zmian oraz dokumentowania i archiwizacji dokonanych aktualizacji.
Przygotowanie jednostki samorządu terytorialnego do funkcjonowania Centralnego Rejestru Umów powinno mieć charakter kompleksowy. Obejmuje ono w szczególności przeprowadzenie audytu rodzajów umów zawieranych w jednostce, wybór modelu organizacyjnego publikacji danych, opracowanie procedur wewnętrznych, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności, przygotowanie zasad anonimizacji danych, integrację systemów dziedzinowych z CRU, przeszkolenie pracowników oraz uwzględnienie obowiązków związanych z CRU w systemie kontroli zarządczej.
Centralny Rejestr Umów wymaga stworzenia spójnej organizacji procesu publikacji danych obejmującej zarówno urząd, jak i jednostki organizacyjne. Odpowiednie przygotowanie procedur, jednoznaczny podział odpowiedzialności oraz właściwa organizacja przepływu informacji pozwolą zapewnić jednolite wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów dotyczących CRU w całej jednostce samorządu terytorialnego.
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu