Centralny Rejestr Umów w JST od 1 lipca 2026 r. Jak gmina, urząd i jednostki organizacyjne powinny przygotować się do CRU?
Od 1 lipca 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych zostaną objęte obowiązkiem publikowania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP). Dla jednostek samorządu terytorialnego oznacza to konieczność wdrożenia nowych procedur organizacyjnych oraz dostosowania dotychczasowych procesów związanych z zawieraniem, ewidencjonowaniem i monitorowaniem umów. W praktyce nowe obowiązki obejmą nie tylko urząd gminy, starostwo powiatowe czy urząd marszałkowski, ale również jednostki organizacyjne JST, w tym szkoły, ośrodki pomocy społecznej, centra usług wspólnych, samorządowe zakłady budżetowe oraz instytucje kultury.
Centralny Rejestr Umów jest rozwinięciem konstytucyjnej zasady jawności działania organów publicznych oraz zasady jawności gospodarowania środkami publicznymi wynikającej z ustawy o finansach publicznych. Ustawodawca zdecydował się na stworzenie jednolitego systemu teleinformatycznego obejmującego cały sektor finansów publicznych, którego celem jest zwiększenie przejrzystości wydatkowania środków publicznych oraz zapewnienie obywatelom łatwiejszego dostępu do informacji o umowach zawieranych przez podmioty publiczne. Wprowadzenie CRU stanowi odpowiedź na dotychczasowe rozproszenie informacji o umowach, brak jednolitych standardów publikacji oraz trudności związane z pozyskiwaniem danych o wydatkowaniu środków publicznych.
W praktyce samorządowej jednym z najważniejszych zagadnień będzie prawidłowe ustalenie zakresu podmiotowego nowych obowiązków. Obowiązek publikacji informacji w Centralnym Rejestrze Umów dotyczy jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych. Oznacza to konieczność przeanalizowania struktury organizacyjnej JST i ustalenia, które jednostki będą samodzielnie realizować obowiązki związane z CRU, a które będą korzystały ze wsparcia urzędu lub centrum usług wspólnych. Już na etapie przygotowań warto sporządzić pełną mapę jednostek organizacyjnych objętych obowiązkiem publikacji oraz określić zasady przepływu informacji pomiędzy nimi.
Istotne znaczenie będzie miało również ustalenie zasad funkcjonowania kont w systemie CRU. Wśród samorządów pojawiają się pytania dotyczące tego, czy gmina i urząd gminy powinny posiadać odrębne konta, czy szkoły muszą samodzielnie publikować informacje o zawieranych umowach oraz kto odpowiada za publikację danych w przypadku jednostek organizacyjnych. Odpowiedź na te pytania wymaga każdorazowo analizy struktury organizacyjnej oraz sposobu zawierania umów w danej JST. Niezależnie jednak od przyjętego modelu organizacyjnego konieczne będzie jednoznaczne określenie osób odpowiedzialnych za wprowadzanie danych, ich weryfikację oraz publikację.
Szczególne znaczenie dla praktyki funkcjonowania CRU będzie miało prawidłowe ustalenie, które umowy podlegają wpisowi do rejestru. Zgodnie z ustawą publikacji podlegają umowy stanowiące zamówienie w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz umowy zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczególnej. Wątpliwości mogą pojawić się zwłaszcza w odniesieniu do umów zawieranych drogą elektroniczną, umów wieloletnich, aneksów oraz różnego rodzaju dokumentów funkcjonujących w codziennej praktyce urzędu i jednostek organizacyjnych. Dlatego procedura Centralnego Rejestru Umów powinna zawierać jasne zasady kwalifikowania poszczególnych dokumentów do publikacji.
Nie mniej istotne jest prawidłowe określanie zakresu informacji publikowanych w CRU. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami publikacji podlegają między innymi numer umowy, data jej zawarcia, okres obowiązywania, oznaczenie stron, przedmiot umowy, wartość umowy, źródła finansowania oraz informacje dotyczące zmian i aktualizacji danych. Szczególnej uwagi wymaga opis przedmiotu umowy. W praktyce nie wystarczy posłużenie się ogólnikowymi określeniami takimi jak „usługa”, „zakup” czy „umowa nr 15”. Opis powinien umożliwiać identyfikację rzeczywistego zakresu świadczenia oraz celu realizowanego przez jednostkę samorządu terytorialnego.
Wdrożenie CRU wymaga również uwzględnienia zagadnień związanych z ochroną danych osobowych oraz ograniczeniami wynikającymi z przepisów szczególnych. Ustawa przewiduje bowiem wyłączenia dotyczące między innymi bezpieczeństwa państwa, obronności, infrastruktury krytycznej czy określonych systemów teleinformatycznych. W praktyce JST konieczne będzie każdorazowe ustalenie, czy dana umowa podlega publikacji w pełnym zakresie, czy też zachodzą przesłanki ograniczenia jawności określonych informacji.
Przygotowanie JST do nowych obowiązków nie powinno ograniczać się wyłącznie do aspektów technicznych związanych z obsługą systemu. Centralny Rejestr Umów w JST wymaga stworzenia spójnego modelu organizacyjnego obejmującego wszystkie jednostki uczestniczące w procesie zawierania i realizacji umów. Kluczowe znaczenie będzie miało opracowanie procedury wewnętrznej regulującej sposób identyfikacji umów podlegających publikacji, zasady przekazywania informacji, sposób aktualizacji danych oraz podział odpowiedzialności pomiędzy poszczególnych pracowników i jednostki organizacyjne. Dopiero takie kompleksowe podejście pozwoli ograniczyć ryzyko błędów oraz zapewnić prawidłową realizację obowiązków związanych z Centralnym Rejestrem Umów od 1 lipca 2026 r.
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu