Choć omawiana decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) pochodzi z 2018 roku, to jej przesłanie pozostaje wciąż aktualne. Stanowi ona przypomnienie o kluczowych zasadach przetwarzania danych osobowych, szczególnie w kontekście zasady minimalizacji danych.
Naruszenie: Numery PESEL w decyzjach administracyjnych
W 2018 roku PUODO rozpatrywał skargę na Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (PINB), który w decyzji administracyjnej umieścił numery PESEL stron postępowania. Decyzja została rozesłana do kilku stron postępowania, co zdaniem Skarżących stanowiło naruszenie ochrony ich danych osobowych.
Analiza PUODO – Zasada minimalizacji
RODO wymaga, aby przetwarzanie danych osobowych było:
- adekwatne,
- stosowne,
- ograniczone do tego, co niezbędne (art. 5 ust. 1 lit. c).
PUODO wskazał, że w decyzjach administracyjnych wystarczające jest oznaczenie stron przez podanie ich imienia, nazwiska i adresu. Podanie numerów PESEL nie było konieczne ani wymagane przez przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA).
Decyzja PUODO
Prezes UODO uznał, że PINB naruszył zasadę minimalizacji danych, ale nie mógł nakazać usunięcia numerów PESEL z wydanej już decyzji. Jednocześnie organ nadzorczy wezwał PINB do zmiany praktyk, aby podobne naruszenia nie powtarzały się w przyszłości.
Aktualność decyzji
Decyzja z 2018 roku jest doskonałym przypomnieniem, że:
- Zasada minimalizacji jest kluczowa w każdym procesie przetwarzania danych. Numery PESEL powinny być wykorzystywane jedynie w przypadkach wyraźnie przewidzianych przepisami, np. w tytułach wykonawczych.
- Ochrona danych osobowych wymaga stałej czujności. Nawet kilka lat po wdrożeniu RODO wciąż zdarzają się naruszenia wynikające z braku znajomości lub niedbałości w stosowaniu przepisów.
Dobre praktyki dla jednostek samorządu terytorialnego
- Kontrola wewnętrzna – przeglądaj decyzje administracyjne pod kątem zgodności z zasadami ochrony danych osobowych.
- Zaangażuj Inspektora Ochrony Danych (IOD) – Inspektor Ochrony Danych powinien być włączany w każdy proces, który dotyczy przetwarzania danych osobowych w urzędzie. Konsultowanie się z IOD pozwala uniknąć błędów i zwiększa zgodność działań z przepisami.
- Prawidłowe oznaczenie stron – w decyzjach administracyjnych podawaj tylko niezbędne dane: imię, nazwisko i adres.
adw. Justyna Jabłonka
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu