Od 1 stycznia 2017 r. (obowiązkowa centralizacja jednostek samorządu terytorialnego w podatku VAT) w przypadku tego rodzaju podatników, gdzie podatnika tworzy kilka jednostek organizacyjnych kluczowe dla rozliczania wydatków stało się wskazywanie na fakturach danych odbiorcy.
Na gruncie UoVAT i prawidłowości danej faktury dane wystawcy czy odbiorcy nie są wymagane, nie są one wskazane jako elementy, które powinien zawierać dokument, aby uznać go za fakturę (art. 106e UoVAT). Oznacza to, że jeśli sprzedawca wskaże na fakturze dane podatnika (np. Gminy XYZ, adresu i NIP) jako nabywcy i w ogóle nie wskaże danych odbiorcy – taka faktura pod tym kątem będzie prawidłowa i sprzedawca nie będzie miał obowiązku jej skorygować w zakresie danych odbiorcy.
Nabywca jakim jest JST może oczywiście wystawić notę korygującą i dodać dane odbiorcy – należy pamiętać, że treść noty musi być zaakceptowana przez sprzedawcę. Czy wystawienie noty jest konieczne? Z poziomu UoVAT – nie. Z poziomu rozliczeń finansowych - również nie, szczególnie, gdy do faktury są dodatkowe dokumenty, które potwierdzają, że to Szkoła Podstawowa w Przykładowie dokonała nabycia a nie Urząd Gminy w XYZ (zamówienia, umowy). Równie dobrze dana jednostka po weryfikacji danej faktury i stwierdzeniu, że to jej nabycie może po prostu skorzystać z własnej pieczęci i oznaczenia jej jako odbiorcy. Jednak będzie to czynność zupełnie niewymagana przepisami UoVAT.
W momencie, gdy dana JST zacznie korzystać z KseF (Krajowy System e-Faktur), który ma zacząć obowiązywać od 1 lutego 2026 r. (dla niektórych podatników od 1 kwietnia 2026 r.) oznaczenie odbiorcy na fakturach dokumentujących nabycia dokonywane przez samorządy będzie niezwykle ważne. Jeśli danych odbiorcy zabraknie faktury zakupowe trafią do koszyka podatnika-JST, bez przypisania do danej jednostki organizacyjnej dokonującej nabycia. Wówczas konieczne będą dodatkowe ustalenia wewnątrz JST, czyja jest dana faktura. O ile dzięki ustawieniom w komercyjnym programie możliwe być może będzie przesyłanie takich faktur do danej jednostki, o tyle w systemie KseF udostępnionym na stronie rządowej taka faktura zawsze pozostanie w ogólnym koszyku podatnika-JST, bez możliwości „przeniesienia” jej do danej jednostki.
Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.