Dziś przedstawiamy historię typu „z życia przedsiębiorcy wzięte”.
Na e-mail przedsiębiorcy (sekretariat@) wpływa faktura z e-maila zawierającego nazwę (prawdziwego) kontrahenta tego przedsiębiorcy, w załączeniu znajduje się zupełnie niepodejrzana faktura, gdzie sprzedawcą jest kontrahent przedsiębiorcy. Z treści e-maila wynika, że kontrahent prosi o szybką płatność i że uzgodnił to z prezesem firmy, przysłowiowym Kowalskim (nazwisko i imię prezesa również się zgadza).
Przejęty pracownik zlecił tę fakturę do opłacenia bez weryfikacji, przecież mają takiego kontrahenta i regularnie nabywają od niego określone usługi. Okazało się, że mimo opłacenia faktury usługi nie zostały zrealizowane.
Przedsiębiorca skontaktował się z kontrahentem wnioskując o wykonanie usługi, którą zaliczkowo opłacił powołując się na otrzymaną fakturę.
Kontrahent wskazał, że to nie jest jego faktura, nie została wystawiona w jego firmie, e-mail, z którego została wysłana nie należy do niego, a co najważniejsze wskazany na fakturze rachunek bankowy także nie należy do niego.
Dopiero wówczas dokonano weryfikacji rachunku bankowego z faktury na białej liście – okazało się, że taki rachunek na niej nie widnieje. Nie wiadomo do kogo trafiły pieniądze.
Ta historia wydarzyła się naprawdę. Dlatego też dochowaj należytej staranności i sprawdzaj:
-
Czy faktura wynika z zawartej umowy, zlecenia, itp.?
-
Czy numer rachunku wynika tylko z faktury czy również z umowy, zlecenia?
-
Czy rachunek bankowy zgodny jest z tym wynikającym z zawartej umowy, zlecenia?
-
Czy rachunek bankowy widnieje na białej liście Twojego kontrahenta?
Nie dokonuj płatności z pominięciem stosowanych w firmie procedur i weryfikacji merytorycznych.
Procedury stosowane przez przedsiębiorców, również przez jednostki samorządu terytorialnego jako podatników VAT, nie powinny być traktowane jako kolejna instrukcja, która jest, ale nie jest stosowana. Powyższa sytuacji dowodzi, że oszustwa są coraz częstsze do wykrycia. Wydaje się, że wystarczyłoby sprawdzić rachunek bankowy, skontaktować się z prezesem, dokładnie sprawdzić adres e-mail nadawcy wiadomości (często już adres e-mail powinien wzbudzić wątpliwość) – etapy te jednak pominięto.
O wytycznych Ministerstwa w sprawie należytej staranności pisaliśmy w artykule z 4 października 2020 r., o weryfikacji kontrahenta na białej liście pisaliśmy natomiast 31 maja 2024 r.
Jeżeli nie posiadasz procedur związanych z dochowaniem należytej staranności (białą listą) lub też ich treść nie odpowiada aktualnym standardom – skontaktuj się z nami!
Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu