Prawidłowe określenie nazwy towaru lub opisu usługi na fakturze wydaje się być sprawą banalną, ale to jeden z kluczowych wymogów formalnych, który ma ogromne znaczenie zarówno dla wystawcy, jak i dla odbiorcy faktury. Często jest bagatelizowany, a nazwy towarów i usług są wręcz źle wskazywane a nie tylko nieprecyzyjnie. Chociaż przepisy nie wymagają, aby nazwa była bardzo szczegółowa, jej precyzyjne sformułowanie jest istotne z kilku powodów, a błędy w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji.
Przede wszystkim faktura powinna dokumentować rzeczywistą transakcję. Zatem wszelkie ingerencje chociażby w nazwę już mogą prowadzić do nieporozumień. Nazwa powinna być precyzyjna, jednoznacznie określająca rodzaj sprzedanego towaru bądź wykonanej usługi. Sprzedawca winien na fakturze odzwierciedlić rzeczywiste zdarzenie, wpisać taką nazwę usługi, jaka faktycznie została wyświadczona, powinna być ona zgodna ze stanem faktycznym i odzwierciedlać charakter danej czynności. Precyzyjne określenie przedmiotu sprzedaży nie budzi wątpliwości organu podatkowego co do zastosowanej odpowiedniej stawki, czy momentu powstania obowiązku podatkowego. Aby lepiej to zobrazować przytoczymy przykład dwóch nazw dla tej samej usługi.
-
Najem lokalu – taka nazwa wskazuje na usługę najmu lokalu, jednak pozostawia wiele pytań. Chociażby co to jest za lokal (mieszkalny, użytkowy), za jaki okres jest to najem? Na podstawie jakiej umowy się on odbywa? Którego lokalu?
-
Najem lokalu mieszkalnego w celu mieszkaniowym w czerwcu 2025 r. zgodnie z umową nr 1/2025 z dnia 02.01.2025 r. – przy takiej nazwie sprzedawca, nabywca ani organ podatkowy nie powinni mieć wątpliwości. Wiadomo za jaki okres jest to najem, wiadomo, że jest to lokal mieszkalny i dostrzegamy cel mieszkaniowy, więc już nasuwa się zastosowanie zwolnienia (przy spełnieniu odpowiednich warunków i ewentualnie potwierdzeniu w zapisach umowy), ponadto podany jest numer wiążącej strony umowy, zatem łatwo ją odszukać i zweryfikować fakturę.
-
Lokal – tutaj nie wiemy nic, nawet czy chodzi o sprzedaż lokalu czy o jego najem?
Jak widać precyzyjną nazwą można wiele ułatwić nie tylko sobie (osobie wystawiającej fakturę), ale i jej odbiorcy, a także organowi podatkowemu. W przypadku kontroli, łatwiejsze jest znalezienie odpowiednich dokumentów oraz wyjaśnienie czego dotyczyła usługa. Po latach nikt już nie będzie pamiętał co to był za lokal i co chodziło w tej sprzedaży.
Czego zatem unikać w nazewnictwie towarów i usług?
Zbyt ogólnych sformułowań: same nazwy najem, usługa, sprzedaż.
Wprowadzających w błąd opisów: nazwa nie może sugerować innej transakcji niż miała miejsce w rzeczywistości, lepiej nazywać towary i usługi wprost. Tutaj przykładem może być usługa gastronomiczna i cateringowa. Dwie bardzo podobne można by powiedzieć usługi, jeśli na fakturze nazwa usługi nie zostanie wskazana wprost to ciężko stwierdzić jaka faktycznie została wykonana, np. wydanie posiłku – taka nazwa nie wskazuje na konkrety, bardziej wskazuje na usługę gastronomiczną. Widujemy jednak faktury, które dotyczą usług cateringowych, choć w nazwie usługi na fakturze użyto pojęcia usługa gastronomiczna – dopiero podczas wyjaśnień okazuje się jaki charakter miała ta usługa.
Braku spójności: opis musi być spójny z umową, zamówieniem czy protokołem odbioru.
Wiktoria Salwin
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu