Kiedy mamy do czynienia z fakturą?

Definicja faktury zawarta została w art. 2 pkt 31 UoVAT i wynika, że przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Dalej znajdziemy również definicję faktury elektronicznej i ustrukturyzowanej – ale dziś nie o tym.

Zatem skupmy się na samej fakturze – musi ona zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Skąd wiadomo jakie to dane? Wynika to wprost z art. 106e ustawy. Faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;

2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15. kwotę należności ogółem;

16. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:

    1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub

    2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty

- wyrazy "metoda kasowa";

17. w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz "samofakturowanie";

18. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie";

18 a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy "mechanizm podzielonej płatności", przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;

19. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:

    1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

    2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

    3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;

20. w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;

21. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;

22. w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

    1. przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,

    2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;

23. w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;

24. w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:

    1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,

    2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Dodatkowe elementy jakie powinna zawierać faktura a także jakich elementów, w określonych przypadkach zawierać nie musi, wynikają również z kolejnych ustępów artykułu 106e ustawy oraz rozporządzenia MF z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur.

Z przywołanego rozporządzenia wynika na przykład, że w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy powinny one zawierać wskazanie podstawy prawnej przysługującego zwolnienia. Nie jest to natomiast element wymagany w przypadku sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy, a także w przypadku sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy (sprzedaż podatnika zwolnionego od podatku).

Jeżeli wystawiono fakturę i nie wskazano na niej podstawy zwolnienia od podatku VAT – czy taki dokument nie będzie fakturą, skoro nie zawiera wymaganych ustawą danych?

Można by tak to zinterpretować, jednak tak nie będzie. Będzie to faktura, ale wystawiona nierzetelnie. Jak wynika z art. 62 Kodeksu karno-skarbowego – kto fakturę wystawia nierzetelnie podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.

---

 

Czym jest proforma?

Bardzo często spotykamy się z tym, że otrzymujemy dokument, który wygląda zupełnie jak faktura – zawiera elementy, o których mowa w art. 106e ustawy, ale nazwany został „faktura proforma” czy też „proforma”. Najczęściej wystawiane są one przez sprzedawców w celu uzyskania przedpłaty, jeszcze przed rozpoczęciem wykonania usługi lub przed dokonaniem dostawy towaru. Czy na podstawie tego dokumentu nazwanego „proforma” czy też „faktura proforma” nabywca może dokonać odliczenia podatku VAT – skoro dokument ten spełnia wymogi dla uznania go za fakturę w rozumieniu UoVAT?

Odpowiedź powinna brzmieć TAK, nabywca może odliczyć podatek VAT z dokumentu nazwanego „proforma” czy też „faktura proforma”, jeżeli elementy na tym dokumencie zgodnie z przepisami wskazują, że jest fakturą w rozumieniu UoVAT i o ile oczywiście u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, a nabywca posiada ten dokument (więcej o momencie, w którym nabywcy przysługuje prawo do odliczenia VAT m.in. w artykule z 24 marca 2023 r. czy też w artykule z dnia 28 lutego 2024 r.).

Nie zgadzają się z tym jednak organy podatkowe. Stanowisko DKIS w wydanej 14 lutego 2024 roku interpretacji indywidualnej było następujące: „dokument nazywany fakturą „pro forma” nie jest dokumentem przewidzianym w ustawie VAT. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenia tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie stanowi zatem dla kontrahenta podstawy do odliczenia wskazanego w tym dokumencie podatku VAT”.

Twierdzenie organu podatkowego jest jednak błędne. Wskazano, że dokument proforma nie jest fakturą, bo przecież wyraźnie oznaczony został przez sprzedającego jako proforma, gdyby sprzedający uznawał go za fakturę to przecież nazwałby go fakturą a nie proformą. Jednak definicja faktury z UoVAT jest zupełnie inna. Faktura ma zawierać jedynie wymagane ustawą elementy, żadnym z tych elementów nie jest słowo „faktura”. Oznacza to, że aby uznać dokument za fakturę zupełnie nie musi on zostać tak „zatytułowany”.

Oczywiście w prawie obyczajowym przyjęło się, że dokument nazwany „proforma” czy też „faktura proforma” stanowi wyłącznie potwierdzenie złożenia zamówienia i po otrzymaniu przedpłaty sprzedający wystawia fakturę właściwą dokumentującą otrzymanie tej przedpłaty. Takie działanie nie ma jednak pokrycia w przepisach prawa. Gdyby wnioskodawca przywołanej interpretacji złożył skargę, oczekiwany wyrok sądu byłby właśnie taki, że proforma spełniająca definicję faktury z ustawy zostałaby uznana za fakturę (mimo zatytułowania proforma – zgodnie z prawem podatkowym taki tytuł nic nie oznacza) a nabywcy przysługiwałoby prawo do odliczenia VAT na podstawie tego dokumentu. Dlaczego taki wyrok byłby oczekiwany? 29 września 2022 r. TSUE wydał wyrok, w którym orzekł, że „umowę zbycia i leasingu zwrotnego, po zawarciu której strony nie wystawiły faktury, można uznać za fakturę w rozumieniu tego przepisu, w przypadku gdy umowa ta zawiera wszystkie informacje niezbędne do tego, by organ podatkowy państwa członkowskiego mógł ustalić, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia podatku od wartości dodanej zostały w danym wypadku spełnione, czego zbadanie należy do sądu odsyłającego”.

Jak najłatwiej uniknąć wątpliwości czy dany dokument jest fakturą czy proformą, pomijając samo zatytułowanie tymi zwrotami? Bardzo prosto – sprzedawcy muszą na proformach nie zawierać któregoś z wymaganych elementów faktury, np. ceny jednostkowej netto, stawki podatku VAT, wartości netto sprzedaży, opcji jest kilka.

Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.

Wiadomość została wysłana. Dziękujemy!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Advaiso sp. z o. o. moich danych w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane pytanie, zgodnie z zasadami określonymi w Polityce prywatności*

Wyślij

Zobacz także

• Cyberbezpieczeństwo w JST - dlaczego raz DKIS przyznaje JST prawo do odliczenia podatku VAT a innym razem go odmawia?
• Czy Twoja Gmina dopłaca do zadań zleconych? Odzyskaj należne środki!
• Wyrok TSUE: Czy rekompensaty wypłacane przez JST na pokrycie strat w ramach usług transportu publicznego podlega VAT?
• Aktualne Zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur – Co Musisz Wiedzieć?
• Czy gmina może stosować fotopułaki?
• Stawka VAT dla prac porządkowych na terenie PSZOK – stanowisko organu podatkowego
• Zmiany w schematach podatkowych – jakie są plany?
• Pobór opłaty skarbowej w drodze inkasa - czy podlega opodatkowaniu podatkiem VAT?
• Odliczenie VAT z faktury bez NIP - czy to prawidłowe?
• Pobyt w mieszkaniu chronionym - z VAT czy poza VAT? Interpretacja indywidualna wydana po wyroku NSA.