Poczta elektroniczna, czyli popularny email, jest współcześnie jednym z najważniejszych sposobów przekazywania informacji. Łączy ona szybkość z namiastką pewnej oficjalności i formalizmu, której nie posiadają inne stosowane dziś powszechnie formy komunikacji takie jak, popularne w czysto prywatnym użytku, komunikatory i wiadomości sms. Z tego powodu poczta elektroniczna jest jednym z najważniejszych narzędzi pracy, tak w biznesie, jak i w administracji publicznej. Powszechną praktyką jest udostępnianie kont email do celów służbowych przez pracodawców. Udostępnienie pracownikowi konta poczty elektronicznej nie oznacza jednak, że pracodawca ma nieograniczony dostęp do tego konta, zwłaszcza, gdy jest to tzw. konto imienne, przypisane konkretnemu pracownikowi.
Jedynym szczegółowo uregulowanym w polskim prawie trybem dostępu przez pracodawcę do konta poczty elektronicznej pracownika jest monitoring tej poczty. Zasady jego stosowania zostały określone w przepisach Kodeksu pracy. Art. 223 k.p. pozwala pracodawcy prowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Jednocześnie przepisy Kodeksu pracy zastrzegają, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Formalnym wymogiem stosowania monitoringu poczty elektronicznej jest określenie celów, zakresu i sposobu jego stosowania w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy powinien przedstawić pracownikom zasady stosowania monitoringu w formie obwieszczenia. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi na piśmie informacje, o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy. Stosując monitoring, pracodawca powinien wykonać także obowiązki informacyjne dotyczące przetwarzania w tym zakresie danych osobowych pracownika. Co za tym idzie, pracownikowi należy przedstawić zarówno informację o stosowaniu monitoringu, której wymagają przepisy Kodeksu pracy, jak i odpowiednią klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych. Art. 223 § 3 k.p. nakazuje odpowiednie stosowanie do monitoringu poczty elektronicznej przepisów dotyczących obowiązku oznaczania za pomocą znaków lub ogłoszeń dźwiękowych pomieszczeń i terenu objętego monitoringiem wizyjnym. Oznacza to obowiązek stosowania oznaczeń informujących o stosowaniu monitoringu poczty elektronicznej, np. poprzez umieszczenie odpowiednich komunikatów wyświetlających się w systemie służącym do obsługi poczty elektronicznej lub ewentualnie w drodze oznakowania urządzeń umożliwiających dostęp do tej poczty.
Przyjmuje się, że zawarta w przepisach Kodeksu pracy regulacja monitoringu poczty elektronicznej odnosi się do kontroli, której cechą jest permanentność i że nie obejmuje ona jednorazowych lub powtarzających się, ale nie w stałej konfiguracji, czynności kontrolnych pracodawcy, które polegają czy to na weryfikacji poszczególnych maili czy też na pobieżnym przeglądzie zawartości konta poczty elektronicznej (por. J. Jarguz [w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 6, Warszawa 2023, Legalis). Zgodnie z tym stanowiskiem w pojęciu monitoringu poczty służbowej nie mieści się też m.in. dostęp do konta poczty elektronicznej, czy też przeglądanie maili pracownika w razie jego nieobecności, celem zapewnienia kontynuacji usług, wykonywania zadań służbowych czy prowadzenia bieżącej działalności pracodawcy (J. Jarguz [w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy…). W takim przypadku wymogi związane z wprowadzeniem monitoringu poczty nie mają zastosowania, ale nie oznacza, że pracodawca ma dalej idącą swobodę podejmowania takich działań. Nawet bowiem w takich okolicznościach dostęp do skrzynki pocztowej pracownika powinien być działaniem wyjątkowym i możliwy jest tylko po spełnieniu szeregu wymogów. Wymogi te sformułował Europejski Trybunał Praw Człowieka w słynnym wyroku z dnia 5 września 2017 r., sygn. 61496/08, Mihaia Bărbulescu v. Rumunia (Legalis) wskazując, że w przypadku nieobecności pracowników pracodawcy powinni podjąć niezbędne środki i przewidzieć odpowiednie procedury mające na celu umożliwienie dostępu do służbowej komunikacji elektronicznej tylko wtedy, gdy dostęp taki jest konieczny ze względów służbowych oraz, że dostęp należy uzyskać w sposób możliwie najmniej inwazyjny i wyłącznie po poinformowaniu zainteresowanych pracowników.
Nie powinno budzić wątpliwości, że uzasadniony interes pracodawcy powinien umożliwiać mu podjęcie działań, które pozwolą na zachowanie ciągłości pracy pomimo nieobecności danego pracownika.
Jednak nawet w takich okolicznościach uzyskanie dostępu do poczty elektronicznej pracownika jest działaniem ryzykownym i może być ocenione jako naruszenie zasad przetwarzania danych osobowych. Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (wyrażonym w odniesieniu do sytuacji związanej z dostępem do konta byłego pracownika), dane pracownika mogą być używane przez pracodawcę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych, zaś za prawnie uzasadniony interes administratora danych można potraktować jedynie działanie polegające na ustawieniu automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów, która będzie obejmowała komunikat zawierający informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu. Biorąc pod uwagę, że sytuacja związana z ustaniem zatrudnienia jest dalej idąca (gdyż oznacza trwały brak realizacji zadań przez pracownika), tym bardziej należy wrazić wątpliwość co do możliwości swobodnego podejmowania takich działań i uzyskiwania dostępu do poczty pracownika w sytuacji, gdy jego nieobecność ma tylko charakter przejściowy.
W żadnym przypadku pracodawca nie może naruszyć tajemnicy korespondencji prywatnych wiadomości, które znajdują się na skrzynce służbowej pracownika. Aby uniknąć takiej sytuacji zasadnym jest wprowadzenie w wewnętrznych regulacjach pracodawcy lub w umowie zawieranej z pracownikiem zakazu wykorzystywania służbowego adresu poczty do celów prywatnych. Łamiąc taki zakaz, pracownik będzie brał na siebie ryzyko, że pracodawca może uzyskać dostęp do jego prywatnych wiadomości. Nawet jednak i w takiej sytuacji pracodawca, uzyskując dostęp do poczty pracownika, powinien unikać zapoznawania się z treścią jego prywatnych wiadomości.
Podsumowując należy wskazać, że pracodawca może uzyskać wgląd do poczty elektronicznej, którą udostępnił pracownikowi do celów służbowych co do zasady tylko w ramach uregulowanej w Kodeksie pracy procedury monitoringu tej poczty. W innych przypadkach dostęp do poczty pracownika powinien być działaniem wyjątkowym i odpowiednio uzasadnionym. Uzasadnieniem takim może być np. nieobecność pracownika. W takiej sytuacji dostęp do poczty pracownika powinien jednak ograniczać się do ustawienia informacji zwrotnej o nieobecności pracownika i możliwości skontaktowania się z osobą, która przejęła obowiązki tego pracownika lub ewentualnie przekierowania przychodzącej poczty na adresy właściwych pracowników. Przeglądanie treści poszczególnych wiadomości może mieć miejsce tylko wtedy, gdy zastosowanie innych środków będzie niewystarczające i w żadnym wypadku nie może prowadzić do naruszenia tajemnicy korespondencji w odniesieniu prywatnych wiadomości pracownika, które znalazły się w jego służbowej skrzynce.
Grzegorz Lubeńczuk
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu