Art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 736) przyznaje organom gmin dostęp do rejestru PESEL w celu realizacji zadań określonych w ustawie. Wątpliwości budzi to, czy organy gmin mogą wykorzystywać dane zawarte w rejestrze PESEL do realizacji zadań innych niż związane z ewidencją ludności, a więc czy mogą one być wykorzystywane przez wszystkie wydziały i referaty urzędów gmin. Głos w tej sprawie zabrało m.in. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. W piśmie Zastępcy Dyrektora Departamentu Spraw Obywatelskich MSWiA z dnia 24 lutego 2020 r., nr DSO-WUI-6174-3-2/2020 został zaprezentowany pogląd, zgodnie z którym pozyskiwanie danych z rejestru PESEL na potrzeby postępowań prowadzonych w referatach/wydziałach organów gmin może następować na dwa sposoby.
Udostępnienie danych organom gmin powinno następować co do zasady za pomocą urządzeń teletransmisji, w trybie art. 48 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności. Podstawą do udostępnienia danych organom gmin w ten sposób jest zgoda ministra właściwego do spraw informatyzacji. W celu uzyskania zgody zainteresowany organ musi złożyć jednorazowy, uproszczony wniosek. Minister wyraża zgodę jeżeli uzyskanie danych tą drogą jest uzasadnione specyfiką lub zakresem wykonywanych przez wnioskujący organ zadań albo prowadzonej działalności, a wnioskujący organ posiada urządzenia lub systemy teleinformatyczne przeznaczone do komunikowania się pomiędzy uprawnionymi podmiotami a rejestrem PESEL, które umożliwiają identyfikację osoby uzyskującej dane z rejestru, zakres oraz datę ich uzyskania oraz zabezpieczenia techniczne i organizacyjne właściwe dla przetwarzania danych osobowych, w szczególności takie, które uniemożliwiają dostęp osób nieuprawnionych do przetwarzania danych osobowych i wykorzystanie danych niezgodnie z celem ich uzyskania.
Drugim trybem jest możliwość uzyskania przez organy gmin danych jednostkowych. Podstawą takiego udostępnienia organom gmin danych z rejestru PESEL jest art. 48 ust. 2 w zw. z art. 47 i art. 46 ust. 1 pkt 1 ustawy o ewidencji ludności. Dane udostępniania się na podstawie wniosku, który może zostać złożony na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Wniosek może być złożony do organu wykonawczego dowolnej gminy, jednak zgodnie z treścią prezentowanego pisma Zastępcy Dyrektora Departamentu Spraw Obywatelskich MSWiA, organy gmin nie powinny rozpatrywać swoich „własnych” wniosków, pochodzących od komórek organizacyjnych danego urzędu i dlatego z wnioskiem o udostępnienie danych jednostkowych powinny występować do właściwego organu innej gminy. Warto przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 48 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności, podmiotom, które nie posiadają decyzji o wyrażeniu zgody na udostępnienie danych za pomocą urządzeń teletransmisji danych, dane jednostkowe z rejestru PESEL albo rejestru mieszkańców mogą być udostępniane w liczbie nieprzekraczającej trzystu w roku kalendarzowym oraz, że uzyskane w ten sposób danenie mogą być wykorzystane w innym celu niż wskazany we wniosku o ich udostępnienie.
Niezależnie od powyższego wydaje się, że podstawą do korzystania przez organy wykonawcze gmin z danych znajdujących się w rejestrze PESEL może być także art. 82b § 2 Ordynacji podatkowej z dnia 29 sierpnia 1997 r. (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.), zgodnie z którym, z zastrzeżeniem odrębnych przepisów, organy podatkowe przy wykonywaniu swoich zadań są uprawnione do nieodpłatnego korzystania z informacji zgromadzonych w aktach spraw, zbiorach danych, ewidencjach i rejestrach przez organy administracji rządowej i samorządowej, sądy, państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne oraz państwowe osoby prawne, w tym również z informacji zapisanych w postaci elektronicznej. Należy przyjąć, że przepis ten stanowi lex specialis w stosunku do art. 6 ust. 7 ustawy o ewidencji ludności, który pozwala organom gminy dostęp do rejestru PESEL tylko w celu realizacji zadań określonych w tej ustawie i co za tym idzie organy gmin wykonując zadania organów podatkowych lub zadania, przy wykonywaniu których odpowiednie zastosowanie mają przepisy Ordynacji podatkowej, mogą korzystać z danych osobowych zawartych w rejestrze PESEL także w zakresie niezbędnym do ich realizacji.
Grzegorz Lubeńczuk
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu