Na wstępie warto zaznaczyć, że ustawa o podatku od towarów i usług nie definiuje takiego pojęcia jak faktura zbiorcza. Faktura zbiorcza jest to faktura obejmująca więcej niż jedną dostawę towarów bądź więcej niż jedno wyświadczenie usługi na rzecz jednego podmiotu w danym okresie. Pozwala na zredukowanie liczby dokumentów wystawianych na rzecz jednego klienta. UoVAT nie ogranicza podatnika do wystawiania faktury dokumentującej tylko jedną usługę, nie narzuca również, aby dokumentowała tylko transakcje dokonane w jednym miesiącu, zatem przepisy nie zabraniają dowolnego kształtowania faktury, dopóki spełnia wszystkie wymogi ustawowe.
Kiedy warto wystawić fakturę zbiorczą?
Faktury zbiorcze warto wystawiać, jeśli posiadamy stałego klienta, któremu świadczymy wiele powtarzalnych usług, np. prowadzimy restaurację, w której wydajemy obiady pracownikom pobliskiej firmy, której właściciel chce otrzymywać fakturę za wydawane jego pracownikom posiłki. Zamiast wystawiać fakturę przy każdym wydanym posiłku, można wystawić jedną zbiorczą fakturę za jeden okres rozliczeniowy - miesiąc. Kolejnym przykładem może być najem lokali użytkowych w różnych lokalizacjach na rzecz tego samego podmiotu.
O czym należy pamiętać wystawiając fakturę zbiorczą?
-
O ewidencji wykonanych usług – bardzo ważne jest prawidłowe ewidencjonowanie wykonanych w danym okresie usług, aby na podstawie takiej ewidencji prawidłowo wystawić fakturę. Wracając do przykładu wydawania posiłków taka ewidencja powinna zawierać co wydano, w jakiej ilości, po jakiej cenie jednostkowej, stawkę podatku VAT i datę wydania posiłku.
-
O okresie wystawienia faktury – należy mieć na uwadze art. 106i UoVAT, który określa w jakich terminach powinna być wystawiona faktura. Zgodnie z zasadą ogólną fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi, zatem w analizowanym przykładzie za posiłki wydane w październiku, fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 listopada, ale to nie jedyna zasada, dla innych usług/dostaw terminy te mogą się różnić, więc należy dochować należytej staranności przy wystawianiu faktury zbiorczej dokumentującej różne usługi.
-
O obowiązku podatkowym – obowiązek podatkowy powstaje na różnych zasadach. Zasadą ogólną jest, że obowiązek podatkowy powstaje w dacie wykonania usługi/wydania towaru. Jeżeli wcześniej otrzymano zapłatę za usługę to obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Zatem nie należy ujmować na fakturze zbiorczej usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie w różnych okresach.
Dla przykładu:
-
Nieprawidłowo wystawiona faktura zbiorcza: 2 października wystawiono fakturę, w pozycji pierwszej ujęto usługę, dla której obowiązek podatkowy powstaje w dacie wykonania usługi a ta została wykonana z dniem 30 września, z kolei w drugiej pozycji wykazano usługę, dla której obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury, czyli w tym przypadku byłby to 2 października. Taką fakturę ciężko byłoby ująć w odpowiednich kwotach w odpowiednich okresach rozliczeniowych dla potrzeb rozpoznania obowiązku podatkowego.
-
Prawidłowo wystawiona faktura zbiorcza: 2 października wystawiono fakturę, w pozycji pierwszej ujęto usługę, dla której obowiązek podatkowy powstaje w dacie wykonania usługi a ta została wykonana z dniem 30 września, z kolei w drugiej pozycji wykazano usługę, dla której obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury, jeśli została wystawiona przed upływem terminu płatności, natomiast jeśli została wystawiona po tym terminie obowiązek podatkowy powstaje wraz z upływem terminu płatności. Termin płatności w tym przypadku minął 30 września. W obu przypadkach obowiązek podatkowy powstał we wrześniu, więc nie ma problemu z ujęciem takiej faktury w ewidencji.
Usługi, które można ująć na jednej fakturze zbiorczej, to w zasadzie wszelkie usługi świadczone na rzecz jednego kontrahenta w określonym czasie, dla których obowiązek podatkowy powstaje w tym samym okresie rozliczeniowym.
Jakie elementy powinna zawierać faktura zbiorcza?
Elementy faktury zostały wymienione w art. 106e ust. 1 UoVAT, takie same wymogi dotyczą faktury zbiorczej. Ważne, aby prawidłowo określić datę wykonania usługi/dostarczenia towaru na takiej fakturze, żeby mieć pewność, że obowiązek podatkowy na pewno powstał w tym samym okresie rozliczeniowym.
Wiktoria Salwin
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu