JST muszą wdrożyć procedurę zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów.

Data publikacji: 07-01-2025

 

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów już od 25 grudnia 2024 roku organ publiczny ma obowiązek przyjmować oraz weryfikować zgłoszenia zewnętrzne sygnalistów.

Poprzez organ publiczny zdefiniowany w ustawie o ochronie sygnalistów, w kontekście JST, należy rozumieć organy jednostek samorządu terytorialnego, tj.:

  • w gminie: radę gminy, wójta, burmistrza, prezydenta miasta
  • w powiecie: radę powiatu oraz zarząd
  • w województwie: sejmik województwa oraz zarząd województwa.

Dotyczy to także JST, które liczą mniej niż 10 000 mieszkańców.

 

Zatem na co musi się przygotować JST i wdrożyć już od 25 grudnia 2024 roku?

  1. Ustalić procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Organ publiczny powinien udokumentować proces obsługi zgłoszenia zewnętrznego w formie procedury. Minimum, jakie powinno się w niej znaleźć, to wskazanie trybu prowadzenia działań następczych oraz informacji na temat przyjmowania zgłoszeń anonimowych, wskazanie kanałów zgłoszeń, przebieg postępowania ze zgłoszeniem, zasady i terminy przekazywania zgłoszeń, zakres informacji przekazywanej sygnaliście czy zasady ochrony poufności i przetwarzania danych osobowych. Należy też upoważnić odpowiednio przeszkolonego pracownika do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń.

  1. Stworzenie kanału do dokonywania zgłoszeń.

Organ podejmuje decyzję w jakiej formie będzie przyjmował zgłoszenia. Ustawa pozwala na formę ustną oraz pisemną, analogicznie jak w przypadku zgłoszeń wewnętrznych. Przy czym należy pamiętać o zabezpieczeniu danych osobowych sygnalisty i poufności treści zgłoszenia.

  1. Dokonanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego

Po wpłynięciu zgłoszenia, jednostka organizacyjna wyznaczona w organizacji do obsługi zgłoszeń zewnętrznych, powinna sprawdzić, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania danego organu. Jeżeli nie należy do kompetencji organu, należy ustalić organ właściwy do podjęcia działań następczych.

  1. Rozpatrzenie zgłoszenia zewnętrznego lub przekazanie go dalej

Jeżeli organ publiczny jest właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia, ma 7 dni na przesłanie sygnaliście potwierdzenia o jego przyjęciu. Jeżeli konieczne jest jego przekazanie – ma 14, a w wyjątkowych sytuacjach 30 dni na jego przesłanie do organu właściwego. Potwierdzenia nie można mylić z informacją zwrotną, o której będzie mowa dalej.

  1. Działania następcze

Osoby wyznaczone do działań następczych, w zależności od zakresu zgłoszenia, powinny rozważyć przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Nie ma obowiązku podejmowania działań następczych, jeżeli sygnalista już wcześniej dokonał analogicznego zgłoszenia, a nowe zgłoszenie nie posiada nowych dla sprawy wiadomości (art. 40 ustawy o ochronie sygnalistów).

  1. Przekazanie informacji zwrotnej do sygnalisty

Jeżeli organ publiczny jest właściwy do obsługi zgłoszenia, w informacji zwrotnej powinien wskazać na podjęte lub zaplanowane działania następcze. Natomiast, jeżeli w kroku 3 ustalił, że nie jest właściwy, w informacji zwrotnej wskazuje: informacje, że nie do jego kompetencji należy rozpatrzenie zgłoszenia, organ, który jest w tym wypadku właściwy, informacje o przekazaniu zgłoszenia do ww. organu.

Do decyzji organu publicznego należeć będzie czy w piśmie chce wskazać więcej szczegółów, np. czego dotyczyło zgłoszenie. Będzie miał 3, a w wyjątkowych przypadkach 6 miesięcy na wysłanie informacji. Termin biegnie od przyjęcia zgłoszenia. Nie dotyczy to zgłoszeń anonimowych niezawierających danych kontaktowych do sygnalisty.

  1. Odnotowanie zgłoszenia w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych

Organ publiczny powinien prowadzić rejestr zgłoszeń zewnętrznym, w którym będzie zbierał informacje o:

  • nadanym numerze zgłoszenia,
  • przedmiocie zgłoszenia,
  • danych osobowych, jeżeli występują,
  • dacie zgłoszenia,
  • podjętych działaniach następczych,
  • wydaniu zaświadczenia o objęciu ochroną,
  • dacie zakończenia sprawy,
  • szkodzie majątkowej, jeżeli wystąpiła.

Regularne uzupełnianie rejestru ułatwi sporządzenie sprawozdania na koniec roku.

  1. Sprawozdanie dotyczące zgłoszeń zewnętrznych

Ustawodawca nałożył na organy publiczne również obowiązek sprawozdawczy. Do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane, organ publiczny powinien opracować oraz przekazać do Rzecznika Praw Obywatelskich dokument zawierający dane statystyczne nt. zgłoszeń zewnętrznych. Takie sprawozdanie powinno obejmować: liczbę przyjętych zgłoszeń, liczbę postępowań wyjaśniających oraz postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań, szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile organ publiczny będzie posiadał te dane.

Wzór sprawozdania ma określić Rada Ministrów w drodze rozporządzenia. Z uwagi na to, że obowiązek posiadania kanału zgłoszeń zewnętrznych wchodzi w życie 25 grudnia 2024 r., pierwsze sprawozdania obejmą już 2024 rok.

  1. Czy organ publiczny wystawia zaświadczenia o objęciu ochroną dla sygnalistów?

Na żądanie sygnalisty, organ publiczny ma obowiązek wystawić zaświadczenie o objęciu ochroną na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów. Termin na wystawienie zaświadczenia wynosi miesiąc.

  1. Jak zawsze - szkolenia

Obowiązkiem organu będzie również zapewnienie szkoleń pracownikom wyznaczonym i upoważnionym do obsługi zgłoszeń. Tematyka tych szkoleń musi obejmować m.in. kwestie dotyczące przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych, ochrony danych osobowych, prowadzenia dialogu z sygnalistą, a także przekazywania informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

  1. Informacje na stronie BIP

Ustawodawca nałożył na organy publiczne obowiązek opublikowania na stronie BIP szeregu informacji skierowanych do sygnalistów, m.in. na temat wdrożonej procedury, zasad zachowania poufności, przetwarzania danych osobowych, jakie środki ochrony prawnej przysługują sygnaliście, kiedy i w jakiej formie otrzyma on informację zwrotną.

Katalog informacji, jakie muszą się znaleźć na stronie BIP, jest rozbudowany, ale niewyczerpujący, na co wskazuje użycie przez ustawodawcę zwrotu „w szczególności”. Organy publiczne muszą zatem rozważyć, jakiego rodzaju informacje dodatkowe dotyczące ochrony sygnalistów powinny znaleźć się na tej stronie.

 

Magdalena Jachimowicz
Kancelaria Wyrzykowscy

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.