Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w strukturach samorządowych to operacja na żywym organizmie - centralizacja VAT sprawia, że jeden błąd w szkole czy OPS uderzy w rozliczenia całej JST.
Dla jednostek organizacyjnych w samorządach to nie tylko kolejna zmiana w programach księgowych. To całkowita rewolucja w obiegu dokumentów, procedurach zakupowych, sprzedażowych i odpowiedzialności. Masowość transakcji, specyficzne fakturowanie wewnętrzne oraz konieczność nadawania tysięcy uprawnień powodują, że rozliczenia VAT samorządów wchodzą na najwyższy stopień skomplikowania.
Jak przygotować JST oraz podległe jednostki organizacyjne, by KSeF ruszył bez paraliżu? Oto kluczowe filary przygotowań.
Mapowanie uprawnień
W świecie KSeF gmina/miasto/powiat jako jeden podatnik VAT, posiada jeden główny dostęp do KSeF. Z perspektywy technicznej oznacza to konieczność zarządzania tzw. „Podmiotami trzecimi” i nadawania uprawnień pracownikom w dziesiątkach podległych jednostek (szkołach, przedszkolach, GOPS-ach, ZGK).
Kluczowe zadanie: JST musi precyzyjnie określić strukturę organizacyjną w KSeF. Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wystawianie e-faktur w imieniu JST w każdej jednostce z osobna oraz zdefiniować, kto ma prawo do wglądu w faktury sprzedażowe i zakupowe. Chaos w uprawnieniach na starcie zablokuje obieg dokumentów.
Identyfikacja zakupów i rewolucja w opisach merytorycznych
Przed erą KSeF faktury zakupowe często spływały „fizycznie” do poszczególnych szkół czy wydziałów, gdzie były opisywane merytorycznie. W KSeF wszystkie faktury zakupowe JST (niezależnie od tego, czy dotyczą zakupu kredy do szkoły, czy kruszywa na drogi) trafią w jedno miejsce – do KSeF.
Wyzwanie polega m.in. na tym, by program księgowy urzędu po pobraniu faktur zakupowych z KSeF potrafił automatycznie wyłapać, do której jednostki przypisana jest dana faktura. Wymaga to wprowadzenia obowiązku podawania przez dostawców dodatkowych oznaczeń (np. numerów umów, zamówień czy kodów wydziałów) w ustrukturyzowanym polu tekstowym XML. Bez tego ręczne sortowanie faktur sparaliżuje księgowość.
Pułapka „Podmiotu 3” – dlaczego brak NIP-u jednostki sparaliżuje JST?
W strukturze logicznej KSeF (schemie FA(3)) jednostki organizacyjne JST są oznaczane jako tzw. Podmiot3. Choć podatnikiem i nabywcą na fakturze zawsze pozostaje JST ze swoim NIP-em, to niewskazanie w polu Podmiotu 3 NIP-u danej jednostki rodzi katastrofalne skutki:
- bez NIP-u jednostki w polu Podmiotu3, wszystkie zakupy (od kredy po remonty) trafią do jednego, centralnego kosza JST, zmuszając księgowość do ręcznego sortowania tysięcy dokumentów i wyszukiwania ich „właściciela”.
- brak NIP jednostki oznacza, że dana szkoła czy GOPS nie zobaczy faktury automatycznie w swoim KSeF. Będzie je musiała pozyskać od Urzędu.
Procedura offline i awarie
Co się stanie, gdy KSeF odmówi posłuszeństwa podczas fakturowania? UoVAT przewiduje specjalne procedury awaryjne.
Zarówno urząd, jak i jednostki muszą posiadać gotowe i przećwiczone instrukcje postępowania. Urzędnicy muszą wiedzieć, jak generować faktury w trybie offline, jak prawidłowo oznaczać je kodami QR oraz w jakim terminie należy je bezwzględnie „dosłać” do KSeF, aby nie narazić JST na kary finansowe.
Podsumowanie
Przygotowanie struktur samorządowych do KSeF to proces, którego nie da się zrobić „na za dwa tygodnie”. Wymaga on audytu systemów informatycznych, rewizji regulaminów wewnętrznych i szkoleń pracowników.
Aby zminimalizować ryzyko błędów i zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, warto postawić na profesjonalny audyt VAT w JST pod kątem gotowości systemowej. Nasza kancelaria pomaga samorządom spiąć procedury w bezpieczną całość i reprezentuje je, jeśli na tle nowych przepisów pojawią się spory podatkowe JST.
Nie czekaj na paraliż organizacyjny w swojej JST. Skontaktuj się z nami i przygotuj swoją JST na bezpieczne przejście do ery KSeF.
Olga Grabowska
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu