Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nałożyła na wiele podmiotów obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa. Główną przesłanką, przesądzającą o konieczności realizacji tego obowiązku, jest wykonywanie na rzecz danego podmiotu pracy zarobkowej przez co najmniej 50 osób. Regulacja ta wydaje się prosta, jednak w praktyce pojawiają się wątpliwości zarówno co do tego kogo uznawać za osoby wykonujące pracę zarobkową, jak i co do sposobu określania liczby tych osób.
Treść art. 23 ust. 2 u.o.s. wskazuje, że do osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. W praktyce do grupy osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego należy wliczyć wszystkich pracowników, niezależnie od rodzaju umowy o pracę. Po drugie do grupy tej należy zaliczyć wszystkie osoby, które wykonują na rzecz danego podmiotu pracę, za którą otrzymują jakiekolwiek wynagrodzenie. Z grupy tej będą więc wyłączeni np. wolontariusze, wykonujący swoje zadania nieodpłatnie, ale z drugiej strony należy do niej zaliczyć m.in. osoby świadczące pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, stażystów czy praktykantów, którzy otrzymują od danego podmiotu wynagrodzenie w jakiejkolwiek formie i wysokości. Grupa ta obejmuje również wspólników i członków rad nadzorczych, którzy otrzymują od podmiotu wynagrodzenie za swoją pracę. Do osób wykonujących pracę zarobkową należy zaliczyć także przedsiębiorców, którzy osobiście świadczą usługi na rzecz danego podmiotu. W tym ostatnim przypadku musi jednak istnieć element pewnej stałości i powtarzalności, w przeciwnym wypadku do osób wykonujących pracę zawodową na rzecz podmiotu należałoby zaliczyć każdego przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną, o ile tylko wykonywałby na rzecz tego podmiotu okazjonalną usługę w dniu 1 stycznia lub 1 lipca (por. A. Sobczyk, A. Cebera, J.G. Firlus, M. Iwański (red.), Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz, Warszawa 2025, Legalis).
Użycie w art. 23 ust. 2 u.o.s. określenia „wykonywanie pracy zarobkowej” może rodzić skojarzenia z koniecznością jej faktycznego wykonywania. W istocie chodzi tu jednak o formalny aspekt, który jest związany z pozostawaniem w określonym stosunku prawnym, na podstawie którego dana osoba wykonuje pracę. Bez znaczenia pozostaje zatem fakt pozostawania danej osoby na urlopie czy zwolnieniu, nawet w sytuacji, gdy okres faktycznego „niewykonywania pracy zarobkowej” jest stosunkowo długi.
Zgodnie z dyspozycją art. 23 ust. 2 u.o.s. liczbę osób wykonujących pracę należy określić w przeliczeniu na pełne etaty. Co prawda składnia tego przepisu wskazuje na konieczność stosowania tej metody tylko w odniesieniu do pracowników, jednak zasadnym wydaje się rozciągnięcie jej także na osoby wykonujące prace na innych podstawach prawnych. W praktyce oznacza to, że o konieczności ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa decyduje nie liczba osób, które wykonują pracę na rzecz danego podmiotu, ale wymiar w jakim świadczą one pracę. W przypadku dwóch osób wykonujących pracę w wymiarze odpowiadającym połowie etatu, do obliczeń należy przyjąć, że wypełniają one łącznie tylko 1/50 wskazanego w ustawie limitu. Przy dokonywaniu takich obliczeń należy przyjąć, że pełny etat to co do zasady 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. W przypadku, gdy praca wykonywana jest na innej podstawie niż umowa o pracę, należy uwzględnić jej czasochłonność i dokonać przeliczenia na pełne etaty z uwzględnieniem przedstawionej definicji pełnego etatu. Przy dokonywaniu wskazanych ustaleń nie należy uwzględniać ustawowego lub regulaminowego obniżenia normy czasu pracy dla danego pracownika w przypadku, gdy nie skutkuje to zmniejszeniem wymiaru etatu. Co za tym idzie nawet, gdy norma taka jest obniżona (np. w przypadku osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo), ale pracownik jest zatrudniony na pełnym etacie, to taki pełny etat należy przyjąć na potrzeby dokonywanych obliczeń.
Ustalenia liczby osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu należy dokonywać dwa razy do roku, według stanu na dzień 1 stycznia i 1 lipca. Obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa pojawia się, gdy w którymkolwiek z tych terminów pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu wykonywało co najmniej 50 osób. Stwierdzenie takiego stanu obliguje do niezwłocznego, a więc możliwie jak najszybszego ustalenia odpowiedniej procedury. Bez znaczenia pozostaje natomiast sytuacja, gdy w jakiejkolwiek innej dacie w ciągu roku liczba osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu osiągnęła 50. Jeżeli w dalszym okresie liczba ta spadła i na kolejny dzień badania poziomu zatrudnienia (tj. 1 stycznia lub 1 lipca) jest ona poniżej progu 50 osób, obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń nie powstanie.
Ustawa nie przesądza co dzieje się, gdy liczba wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu, który już ustalił wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń spadnie poniżej progu, który rodzi obowiązek jej przyjęcia i w kolejnym dniu badania poziomu zatrudnienia jest ona mniejsza niż 50 osób. Wydaje się, że w takim przypadku obowiązek stosowania procedury przestaje obowiązywać i podmiot może z niej zrezygnować lub zgodnie z dyspozycją art. 24 ust. 2 u.o.s. stosować ją na zasadzie dobrowolności.
Grzegorz Lubeńczuk
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.
Zadaj pytanie do artykułu