Przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną staje się coraz popularniejsze. Wielu przedsiębiorców odchodzi od dokumentów papierowych i zaczyna wystawiać faktury elektroniczne (w rozumieniu art. 2 pkt. 32 ustawy o VAT). Wówczas powstaje pytanie co z przechowywaniem takich dokumentów. Czy możliwe jest całkowite „odpapierzenie” biura i przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej? Przedstawiamy interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) na ten temat.
W interpretacji indywidualnejz dnia 30 grudnia 2022 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4017.13.2018.5.MKU, DKIS odniósł się do kwestii przechowywania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioskodawca – Sp. z o. o. jest czynnym podatnikiem podatku VAT, prowadzi samodzielnie księgi rachunkowe. Otrzymuje i wystawia faktury VAT oraz inne dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/ uzyskanymi przychodami (np.: paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazywania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku dochodowego), a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość wystawionej lub otrzymanej faktury (np. WZ, CMR, PZ). Archiwizacja i przechowywanie dokumentów mają się odbywać w formie elektronicznej (po zeskanowaniu dokumentów papierowych lub przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego). Stąd pytanie do organu czy takie postępowanie będzie prawidłowe, czy po zeskanowaniu dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone i czy nie ma to wpływu na prawidłowość rozliczeń.DKIS uznał to stanowisko za prawidłowe, nie ma przesłanek wykluczających możliwość przechowywania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz wykluczających możliwość ich ujęcia w rozliczeniach.
W interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP, DKIS odpowiedział na pytanie czy w sytuacji poniesienia przez spółkę wydatków, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W tym przypadku również stanowisko wnioskodawcy okazało się prawidłowe. Przechowywanie faktur dotyczących wydatków spółki w formie elektronicznej nie wpływa na możliwość uznania ich jako kosztów uzyskania przychodów.
Podsumowując zasady wynikające z Ordynacji podatkowej nie odnoszą się do formy w jakiej powinny być przechowywane dokumenty księgowe. Nie narzucają przechowywania ich wyłącznie papierowo bądź elektronicznie, tym samym nie wykluczają którejś z form. Według ustawy o VAT ważne jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwienie dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu. Z przepisów prawa podatkowego i ww. interpretacji można wywnioskować, iż nie ma przeciwskazań do przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej lub częściowo elektronicznej a częściowo papierowej. Należy jednak pamiętać o zachowaniu czytelności dokumentów, porządku chronologicznego oraz odpowiedniej ostrożności i zabezpieczeniu przed ewentualnym zgubieniem czy zniszczeniem danych.
Wiktoria Salwin
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.