Pojęcie „refakturowania” nie jest ustawowo zdefiniowane w przepisach prawa podatkowego. W praktyce bardzo często używa się jednak tego pojęcia. Potocznie rozumie się przez to przeniesienie kosztów na inny podmiot.
Z refakturowaniem mamy do czynienia wówczas gdy, podmiot A nabywa daną usługę, ale faktycznym odbiorcą jest podmiot B. Wówczas podmiot A wystawia tzw. refakturę na podmiot B. Podstawę do wystawienia faktury przez podmiot A możemy znaleźć w ustawie o VAT, z której wynika, że jeżeli podatnik działając w imieniu własnym, ale na rzecz osoby trzeciej bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się że ten podatnik sam otrzymał, a następnie wyświadczył te usługi.
W podanym wyżej przykładzie podmiot A występuje zatem w dwojakiej roli – z jednej strony występuje jako nabywca i otrzymuje fakturę, a z drugiej strony jako sprzedawca, w relacji z podmiotem B, któremu wystawia fakturę sprzedaży.
Czy należy wystawić refakturę?
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że skoro przenosimy koszty na rzeczywistego odbiorcę to należy wystawić analogiczną fakturę jaką otrzymaliśmy. Nic bardziej mylnego. Należy wyraźnie oddzielić od siebie transakcję zakupu od transakcji sprzedaży. Przy refakturowaniu konieczne jest zweryfikowanie zasad opodatkowania dotyczących refakturującego. Nie zawsze refakturujący zastosuje te same zasady, jakie zostały zastosowane podczas dokonania przez niego zakupu.
W pierwszej kolejności, istotne jest ustalenie, czy rzeczywiście dochodzi do sytuacji, w której odbiorcą świadczenia jest inny podmiot. Podmiot, któremu chcemy wystawić refakturę musi być faktycznym usługobiorcą. Jeżeli bowiem nie dojdzie do świadczenia na jego rzecz, nie ma podstaw do wystawienia refaktury.
Można podać następujący przykład. Pan Jan zwrócił się do jednostki samorządu terytorialnego (JST) z zapytaniem o cenę działki. JST nabyła od rzeczoznawcy majątkowego usługę wyceny tej działki. Pan Jan nie zdecydował się na zakup. JST obciążyła Pana Jana kosztami wyceny. Czy w tej sytuacji JST powinna wystawić Panu Janowi fakturę (powinna dokonać refakturowania kosztów wyceny)?
Odpowiedź brzmi – NIE. W tym przypadku jedynym usługobiorcą usługi wyceny była JST. JST nabyła tę usługę celem podania ceny sprzedaży i wywiązania się ze swoich obowiązków wynikających z odrębnych przepisów. JST nie dokonała usługi wyceny nieruchomości na rzecz Pana Jana, wobec czego brak jest podstaw do wystawienia refaktury.
Zatem, w pierwszej kolejności należy ustalić, czy faktycznie są podstawy do wystawienia refaktury. Jeżeli nie dochodzi do sprzedaży towaru, ani usługi to przeniesienie kosztów nie będzie dokumentowane fakturą. Należy zatem sprawdzić, czy w danych okolicznościach właściwym nie będzie wystawienie noty księgowej.
Czy należy zastosować stawkę VAT z faktury zakupu?
Wiedząc, że powinniśmy wystawić refakturę należy sprawdzić, jaką stawkę VAT powinniśmy zastosować. Nie zawsze to będzie taka sama stawka, jak na fakturze zakupu. Dlaczego? Może okazać się, że podmiot który wystawił nam fakturę korzysta ze zwolnienia, które nam nie przysługuje. Może to być zwolnienie podmiotowe (do 200 tyś. zł), albo inne. Może się zdarzyć, że refaktura będzie z podatkiem VAT należnym (np. 23%), podczas gdy na fakturze zakupu podatek VAT nie wystąpi. Może się zdarzyć również sytuacja odwrotna – my zastosujemy zwolnienie.
Wróćmy do przedstawionego wyżej przykładu działki i jej wyceny. Zastanowić się można, jak należy postąpić jeżeli doszłoby do sprzedaży. Otóż, w takiej sytuacji również nie ma podstaw do „typowego” refakturowania kosztów wyceny. Należy bowiem przyjąć, że koszt wyceny stanowi element wynagrodzenia za działkę, co oznacza konieczność zastosowania stawki VAT właściwej dla sprzedawanej działki. Jeżeli sprzedaż działki jest zwolniona od podatku to obciążenie nabywcy (Pana Jana) kosztami wyceny również będzie zwolnione od podatku VAT.
Jednym z częstych przykładów, gdzie konieczna jest szczegółowa analiza przepisów o podatku VAT, są usługi pocztowe. Poczta Polska, jako operator obowiązany do świadczenia powszechnych usług pocztowych stosuje zwolnienie z VAT dla tych usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o podatku od towarów i usług. Ważne jest to, że przepis ten zwalnia usługi pocztowe, ale wyłącznie świadczone przez Pocztę Polską.
Jak już wyżej zaznaczono, jeżeli dochodzi do refakturowania przyjmuje się, że podmiot refakturujący występuje samodzielnie w roli podmiotu świadczącego daną usługę. Skoro zatem zwolnieniem objęte są usługi pocztowe świadczone przez operatora obowiązanego do świadczenia powszechnych usług pocztowych, to świadczenie usług pocztowych przez osobę niebędącą takim operatorem nie korzysta ze zwolnienia. Stąd podmioty refakturujące usługi pocztowe nie skorzystają ze zwolnienia, chyba że są podatnikami VAT zwolnionymi podmiotowo.
Tak więc podmiot refakturujący usługę samodzielnie ustala stawkę VAT – nie ma podstaw do automatycznego przyjmowania stawki VAT zastosowanej na fakturze zakupu.
Innym przykładem refaktur jest przenoszenie kosztów mediów. W praktyce często dochodzi do przeniesienia kosztów energii elektrycznej, energii cieplnej, usług zaopatrzenia w wodę, odbioru ścieków lub usług telekomunikacyjnych, na rzecz pomiotu faktycznie korzystającego z tych świadczeń. We wszystkich tych przypadkach należy traktować refakturującego, tak jakby sam te usługi wyświadczył.
W jakim terminie należy wystawić refakturę?
We wszystkich omawianych przypadkach należy pamiętać również o terminowym wystawianiu faktur. Otóż, osobę refakturującą dane świadczenia obowiązują takie terminy wystawiania faktur, jakie obowiązywałyby ją, gdyby samodzielnie dane świadczenie wykonała. Zasadniczo zatem refaktury wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Od tej zasady są przewidziane wyjątki. Przykładowo, w przypadku refaktury dotyczącej kosztów energii elektrycznej faktura powinna zostać wystawiona nie później niż z upływem terminu płatności. Zwrócić tutaj można uwagę, że istotny jest termin, w jakim refakturujący ma otrzymać zapłatę, a nie termin, w jakim sam ma opłacić fakturę zakupu otrzymaną od dostawcy energii.
Podsumowanie
Refakturowanie kosztów wymaga staranności w analizie przepisów o podatku VAT. Należy zweryfikować, czy w ogóle zachodzącą przesłanki do wystawienia refaktury, a dopiero w następnej kolejności należy zweryfikować stawkę VAT oraz ustalić termin wystawienia refaktury.
Paweł Czaplicki
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.