Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to proces, który nieuchronnie czeka każdego przedsiębiorcę w Polsce. Ministerstwo Finansów, po serii konsultacji, opublikowało projekt nowelizacji UoVAT, który definiuje kluczowe aspekty funkcjonowania tego systemu. Zmiany są obszerne i wymagają od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. Choć Ministerstwo Finansów wskazuje na cel uproszczenia systemu, to jednak etapowe wdrażanie i liczne modyfikacje mogą generować początkowy chaos i potrzebę adaptacji. Dlatego też, „lepiej dmuchać na zimne” i zacząć przygotowania już teraz.
-
Etapowe wdrożenie obowiązkowego KSeF
Projekt zakłada etapowe wprowadzenie obowiązkowego KSeF:
-
Od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł.
-
Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
-
Dodatkowo, przewidziano szczególne regulacje dla podatników najmniejszych i wykluczonych cyfrowo, którzy będą mogli korzystać z dotychczasowych metod fakturowania do 31 grudnia 2026 r.
Choć terminy wydają się odległe, „czas ucieka jak woda”. Wcześniejsze wdrożenie KSeF pozwoli na uniknięcie kumulacji obowiązków i stresu związanego z wdrażaniem zmian na ostatnią chwilę.
-
Kasy rejestrujące i faktury VAT RR
Umożliwiono wydłużenie okresu, w którym podatnicy mogą wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących – będzie to możliwe do końca 2026 r. Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r.
-
Płatności i tryb Offline
Odroczono do końca 2026 r. wymóg podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, w tym również w płatnościach dokonywanych z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Wprowadzono także możliwość stałego stosowania przez podatników trybu „offline24”, co ma na celu zapewnienie ciągłości obrotu gospodarczego. Aby jednak móc z niego korzystać, konieczne będzie pobranie nowego certyfikatu wystawcy faktury.
-
Załączniki do e-faktur
Projekt przewiduje możliwość przesyłania załączników do e-faktur, co jest odpowiedzią na potrzeby zgłaszane przez niektóre branże, takie jak dostawcy mediów, usług telekomunikacyjnych i paliw. Załącznik ma stanowić integralną część e-faktury, a dane w nim zawarte będą musiały być ustrukturyzowane. Funkcjonalność ta będzie dostępna po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym (opcja ta będzie dostępna od 1 stycznia 2026 r.).
-
Pozostałe istotne zmiany
-
Certyfikat wystawcy: Podatnicy będą mogli wcześniej pobrać certyfikat wystawcy faktury, bo już od 1 listopada 2025 r.
-
E-faktury dla konsumentów: Wystawianie e-faktur dla konsumentów będzie dobrowolne.
-
E-faktury przy transakcjach do 450 zł: Wprowadzono okres przejściowy (od kwietnia do końca 2026 r.) dla mniejszych podatników oraz wykluczonych cyfrowo, w którym nie będą oni zobowiązani do wystawiania e-faktur dla transakcji o wartości do 450 zł (i do 10 000 zł miesięcznie).
-
Podwyższenie limitu VAT: Podniesiono limit zwolnienia podmiotowego z VAT z 200 tys. zł do 240 tys. zł.
-
Testowanie KSeF 2.0: Umożliwiono podatnikom testowanie funkcjonalności KSeF na środowisku testowym od 1 listopada 2025 r.
-
NIP jednostki podległej JST: Wprowadzono wymóg podawania na fakturze NIP-u jednostki podległej JST.
Podsumowanie
Wprowadzane zmiany w KSeF są obszerne i wymagają od przedsiębiorców dokładnego zapoznania się z nowymi regulacjami. Choć Ministerstwo Finansów wskazuje na cel uproszczenia systemu, to jednak etapowe wdrażanie i liczne modyfikacje mogą generować początkowy chaos i potrzebę dostosowania systemów księgowych.
W razie pytań lub wątpliwości dotyczących KSeF i nadchodzących zmian, zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią. Jesteśmy gotowi udzielić Państwu kompleksowego wsparcia i pomóc w sprawnym przejściu przez proces adaptacji do nowych przepisów.
Olga Grabowska
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.