Każdy biznes wiąże się z koniecznością prowadzenia księgowości. Oczywiście istnieją firmy, które radzą sobie bez biura rachunkowego lub wspomagają się tanią księgowością bankową, ale to raczej rozwiązania na chwilę. Zwykle, wraz z rozwojem biznesu, skala rozliczeń rośnie i przedsiębiorca staje przed wyborem: zatrudnić księgowego czy poszukać profesjonalnej firmy, która weźmie na swoje barki finanse i podatki?
Nie bez powodu historyczne początki ksiąg rachunkowych datuje się na XIII/XIV wiek, kiedy to w północnych Włoszech powstawały firmy kupieckie, stosujące zasady podwójnego zapisu. Mówi się zresztą, że w Rzymie, już na początku ery chrześcijańskiej znane było pojęcie amortyzacji. Dziś takie miękkie lądowanie zapewniają przedsiębiorcom biura rachunkowe i kancelarie podatkowe, takie jak nasza, zajmujące się kompleksową obsługą biznesu OFERTA
Jak z morza ofert wyłowić odpowiednią dla swojej firmy? Te kilka kroków na pewno zbliży Cię do właściwej decyzji.
1. Sprawdź kwalifikacje i referencje
Czy wiesz, że aby prowadzić biuro rachunkowe w Polsce, nie trzeba już zdawać skomplikowanych egzaminów z rachunkowości ani w żaden inny sposób potwierdzać kompetencji księgowych? Zdziwiony? A jednak!
Obecnie w naszym kraju biuro rachunkowe może założyć każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych, nie był karany w zakresie określonych przestępstw oraz zawarł umowę ubezpieczenia OC na wypadek szkód związanych z prowadzoną działalnością.
W sieci nie brakuje instrukcji typu „jak krok po kroku rozkręcić własne biuro rachunkowe”. Tylko czy każda, tak ochoczo założona działalność, zasługuje na to, by powierzyć jej finanse swojej firmy? Zdecydowanie nie!
Dlatego - nie ufaj, sprawdzaj! Nie podejmuj decyzji o współpracy na podstawie chwytliwego hasła reklamowego. Zapytaj o kwalifikacje, referencje, a także doświadczenie biura rachunkowego. Pamiętaj, że nie każdy kurs czy dyplom jest istotny. Zorientuj się czy pracownicy biura posiadają tytuły specjalistów oraz czy ponoszą odpowiedzialność za swoją pracę - także w wymiarze ustawowym (jak np. adwokat czy doradca podatkowy)
Koniecznie sprawdź opinie - choćby w internecie czy u innych klientów danego biura, jeśli takich znasz. Rzetelny research pozwoli Ci zderzyć Twoje wyobrażenie o danej firmie, z tym jak faktycznie wypełnia ona swoje zadania. Pomocne komentarze znaleźć można nawet w mediach społecznościowych czy wizytówce GOOGLE, którą posiada większość dzisiejszych przedsiębiorców.
2. Zapytaj o porady w zakresie podatków
Każda firma, bez wyjątku, musi stawić czoła fiskusowi. Podatek liniowy czy ryczałt? A może lepiej wybrać rozliczenie na zasadach ogólnych? By zoptymalizować podatki, wystarczy zapytać o radę swojego księgowego? Niekoniecznie! Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego, gdzie kończy się zwykła księgowość, a zaczyna doradztwo podatkowe. Tymczasem słuchanie tzw. „dobrych rad” w zakresie podatków od niekompetentnej osoby, może skończyć się dla Twojego biznesu tragicznie. System podatkowy w Polsce nie tylko nie jest przejrzysty, ale też często się zmienia, co zmusza przedsiębiorców do wyjątkowej czujności, skomplikowanych analiz i trudnych decyzji.
Czy biuro rachunkowe może odmówić Ci pomocy w zakresie podatkowym? Owszem! A nawet powinno, jeśli nie posiada odpowiednich uprawnień. W innym wypadku naraża na straty nie tylko Twoją firmę, ale i własną. Bezprawne posługiwanie się tytułem doradcy podatkowego lub wykonywanie czynności doradztwa bez uprawnień jest karalne.
Pomoc w temacie fiskusa jest na wagę złota, ale nie każde biuro rachunkowe ma prawo i powinno udzielać porad w zakresie podatków! Aby móc się tym zajmować, nie wystarczy bowiem wybrać odpowiedniego PKD, czyli 69.20.Z-Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe. Owszem, w tym kodzie zawarte jest świadczenie usług doradztwa podatkowego, ale obowiązki te mogą spoczywać tylko na pracowniku, który posiada uprawnienia doradcy podatkowego, a tym samym znajduje się na liście Krajowej Izby Doradców Podatkowych. Taki doradca nie tylko musi zdać egzamin, by uzyskać stosowne uprawnienia, ale także systematycznie poszerzać swoją wiedzę, by móc brać odpowiedzialność za wykonywaną pracę.
Natomiast zadaniem księgowej (nie mylić z doradcą podatkowym) jest odpowiednio zaksięgować, archaicznie rzecz ujmując: zarachować zdarzenia, co do których dokumenty posiada oraz podać wynik obciążeń podatkowych. I to tak naprawdę to tyle. Szanująca swoją pracę księgowa, bez uprawnień doradcy podatkowego, nie skusi się na tzw. dobre rady po godzinach. Zresztą i Tobie, drogi przedsiębiorco, nie powinno na takowych zależeć.
"Wyobraź sobie walkę bokserską. Podatnik vs Fiskus. Księgowość to Sekundant, który w przerwie między rundami podaje Ci łyk wody. Doradca podatkowy to Trener, który udziela Ci wskazówek, mających pomóc wygrać walkę jak najmniejszym kosztem sił. Żeby to robić Trener musi jednak nie tylko mieć wiedzę, ale też uprawnienia, które potwierdzają, że wie jak zadbać o Twoje bezpieczeństwo, i znać Twoje możliwości! Zapytasz o radę Trenera czy Sekundanta?"
Gdy wystartował „Polski ład” wielu przedsiębiorców nagle uświadomiło sobie kim jest doradca podatkowy, pilnie potrzebując profesjonalnej pomocy tego specjalisty. Mało tego, wielu księgowych zrozumiało, że pomoc doradcy podatkowego jest im niezbędna. Dlatego nasza kancelaria obsługuje nie tylko przedsiębiorców, ale również tradycyjne biura rachunkowe w zakresie doradztwa podatkowego."
Adam Wyrzykowski - więcej o mnie
3. Zapytaj o bezpieczeństwo OC i RODO
Nie ma ludzi nieomylnych, a w biurach rachunkowych pracują ludzie. Zastanawiasz się czy odpowiadają za popełniane błędy? Zajmowanie się finansami przedsiębiorców okraszone jest niemałym ryzykiem, dlatego każde biuro rachunkowe ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Dzięki temu, w razie potrzeby można dochodzić rekompensaty szkody - jednak nie każdej.
Zanim podpiszesz umowę z biurem rachunkowym, warto dopytać, które usługi wchodzą w zakres ubezpieczenia oraz jaka jest suma gwarancyjna. Towarzystwa ubezpieczeniowe umożliwiają objęcie polisą dodatkowych ryzyk - na przykład dotyczących rozliczeń z ZUS, kadrami i płacami czy prowadzeniem ksiąg przychodów i rozchodów. Z ubezpieczeń nadwyżkowych korzystać powinny zwłaszcza biura rachunkowe, które obsługują duże przedsiębiorstwa, ponieważ ponoszą one większe ryzyko.
Co ważne, sytuacje związane z cyberprzestępczością rzadko podlegają ubezpieczeniu, a jak wiadomo, nie da się współpracować z biurem rachunkowym bez przekazywania mu danych wrażliwych. Dlatego bardzo ważne jest sprawdzenie, jak w danej firmie wygląda proces przetwarzania danych osobowych, czy są one zabezpieczone odpowiednimi procedurami, zgodnie z obowiązującym RODO.
Pamiętaj! Firma, która nie zatrudnia certyfikowanego doradcy podatkowego, a mimo to, bez odpowiednich uprawnień, udziela porad podatkowych, na pewno nie jest ubezpieczona od konsekwencji takiego doradztwa, a te mogą być poważne. Lepiej postawić na biuro rachunkowe, które - jeśli samo nie zatrudnia doradcy podatkowego - korzysta ze wsparcia zewnętrznego doradztwa podatkowego, takiego jak choćby nasza Kancelaria Wyrzykowscy, która obsługuje nie tylko klientów indywidualnych, ale także biura rachunkowe.
Naszym klientom zapewniamy również usługi wdrożenia procedury ochrony danych osobowych. Więcej tutaj OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W TWOJEJ FIRMIE
4. Zorientuj się jak wygląda obieg dokumentów i czy masz do nich dostęp
Elektroniczny obieg dokumentów w biurach rachunkowych jest dzisiaj raczej normą. Dzięki niemu zyskujemy czas, pieniądze i choć trochę chronimy środowisko przed nadmiarem wydruków. Takie działania zwiększają dynamikę pracy biura rachunkowego, ułatwiając przepływ dokumentów. Wpływają też na ochronę danych wrażliwych, wcześniej często drukowanych na różnych dokumentach, przechowywanych w segregatorach lub trafiających do niszczarki, by nie dostały się w niepożądane ręce.
Niedawno zakupiony sprzęt firmowy okazał się wadliwy i chcesz skorzystać z gwarancji, ale fakturę już oddałeś księgowej? Nic prostszego, wyszukaj ją online! Umożliwianie klientom przeglądania dokumentacji firmowej w sieci staje się coraz popularniejsze. Dlatego, jeśli cenisz swój czas i chcesz mieć oko na to, co się dzieje w Twojej rachunkowości, postaw na biuro, które zapewni Ci szybki i łatwy dostęp do Twoich dokumentów online.
Sprawdź też czy firma ta posługuje się legalnym oprogramowaniem, które jest w odpowiedni sposób zabezpieczone przed włamaniami w sieci. Na rynku jest ich wiele. Często, poza wglądem w archiwum księgowe, posiadają dodatkowe funkcjonalności - jak choćby generowanie raportów, tworzenie zbiorczych przelewów do banku, czy zaświadczeń różnego rodzaju, co znacznie upraszcza sprostanie codziennym wyzwaniom w firmie.
Na przykład Panel Przedsiębiorcy, rozwijany przez partnerską spółkę Initus Technology, uwzględnia cały szereg potrzeb naszych klientów - m.in. automatyczne powiadomienia mailowe i sms-owe dotyczące spraw związanych z ZUS i urzędem podatkowym oraz kwestie edukacyjne (umożliwia szkolenia online).
5. Zapytaj o własnego opiekuna i szczegóły obsługi
Klienci biur rachunkowych coraz częściej oczekują własnego opiekuna. I słusznie. Czas to pieniądz, a sprawna komunikacja i jasne zasady współpracy są nie do przecenienia. Dlatego zanim podpiszesz umowę z wybraną firmą, sprawdź czy wystarczająco opisano w niej zakres świadczonych usług. Przed rozpoczęciem współpracy powinieneś wiedzieć:
• w jaki sposób i w jakim terminie masz dostarczać dokumenty?
• czy będziesz informowany o ważnych terminach, np. złożenia deklaracji podatkowej, termin zapłaty podatku?
• czy będziesz reprezentowany przez biuro w urzędach, takich jak ZUS, urząd skarbowy czy inne instytucje państwowe?
• ile i za co zapłacisz w ramach podstawowej opłaty (zwykle określony jest tu rodzaj usług i konkretna liczba dokumentów zawartych w abonamencie), a co będzie wyceniane dodatkowo?
• kiedy i w jaki sposób masz się rozliczać?
• z kim, w jaki sposób oraz w jakich godzinach możesz kontaktować się w razie potrzeby uzyskania informacji?
Upewnij się, że wszystkie omówione podczas rozmowy o współpracy kwestie zostały ujęte w umowie. Będzie to podstawą do egzekwowania dokładnie tego, na co się umówiliście. Pamiętaj jednak, że musisz wiedzieć nie tylko na co możesz liczyć ze strony biura rachunkowego, ale także czego biuro rachunkowe oczekuje od Ciebie.
To bardzo ważne, by znać swoje obowiązki jako klienta. Jeśli im nie sprostasz, rozliczenie Twoich dokumentów na czas po prostu nie będzie możliwe. To może skończyć się korektami i karami. Dobrą praktyką biur rachunkowych jest szkolenie klientów, choćby w podstawowym zakresie. Między innym tego kiedy i jakie dokumenty mają być dostarczane, jak dokładnie mają one wyglądać, na co zwracać uwagę przy ich wystawianiu. Warto zapytać, czy takie szkolenie zostanie Ci zapewnione. Jeśli nie - tracisz już na starcie. Kancelaria Wyrzykowscy zapewnia szkolenie startowe, będące perełką szczególnie dla tych klientów, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę w biznesie. Lista aktualnych szkoleń dostępna tutaj
6. Biuro wirtualne i wirtualny asytent
Usprawnień wciąż mało? A może by tak mieć siedzibę w tym samym miejscu, co Twoja księgowość? Faktury spływają bezpośrednio do zewnętrznej księgowości, a dedykowany asystent wirtualny pomaga Ci w wielu sprawach administracyjnych. Marzenie? Nie. To wszystko jest realne. W ramach profesjonalnej obsługi nasza kancelaria oferuje klientom możliwość wynajęcia sali konferecyjnej lub też adresu pod siedzibę spółki. Więcej informacji znaleźć możesz tutaj BIURO WIRTUALNE.
Dzięki asystentowi wirtualnemu znajdziesz czas na rzeczy ważne. Przygotuje on dla Ciebie listę prezentów dla kontrahnetów, wstawi post w social mediach, wyśle mailing, znajdzie warsztat samochodowy czy wykona dla Ciebie research podstawowego zagadnienia np. porównania cen produktów u konkurencji. Sprawdź, może właśnie potrzebujesz Wirtualnego Asystenta?
7. Znajdź to "coś", co wyróżnia Twojego faworyta na tle konkurencji
Każdy biznes jest inny, dlatego usługa, którą wybierzesz powinna być skrojona na miarę Twoich potrzeb. Aby wybrać właściwie, zastanów się które z atutów biur są dla Ciebie najważniejsze, bo każde z nich czymś się wyróżnia.
Dla przykładu, możemy przybliżyć tu specyfikę działania naszej firmy, która nie jest zwykłym biurem rachunkowym, a spółką doradztwa podatkowego. Jesteśmy firmą rodziną co nie bez powodu tak często podreślamy. To nasza siła, dzięki której tak doskonale się rozumiemy i uzupełniamy - każdy z nas w czymś się specjalizuje, więcej przeczytasz w zakładce O nas.
Co jeszcze nas wyróżnia? Interdyscyplinarność. Stawiamy na kompleksową obsługę biznesów naszych klientów. Oprócz tego, że znamy się na księgowości i podatkach, na naszym pokładzie znajdują się inni eksperci - broker ubezpieczeniowy, adwokat, radca prawny, notariusz, rzecznik patentowy, a nawet specjalista od marketingu. Zajmujemy się też kwestiami związanymi z RODO. Dzięki temu, nasi klienci w jednym miejscu mogą zostawić niemal wszystkie swoje troski biznesowe.
Co ważne, w Kancelarii Wyrzykowscy sprawy księgowe i kadrowe nie są wrzucane do jednego worka - zajmują się nimi odrębne działy, co naszym zdaniem jest kluczowe dla satysfakcji klienta.
Zapewniamy automatyzację procesów i elektroniczny obieg dokumentów, dzięki systemowi SALDEO. Stawiamy na spokojny sen naszych klientów, dlatego mają oni pełen wgląd do swojej dokumentacji księgowej online - poprzez Panel Przedsiębiorcy. Udostępniamy w nim archiwum rozliczeń firmy, ale też szkolenia księgowe i podatkowe, oraz wskazówki z zakresu zarządzania i marketingu.
Specjalnie dla naszych klientów prowadzimy także bloga, na którym umieszczamy artykuły, takie jak ten :). Chcesz wiedzieć więcej?
8. Zweryfikuj lokalizację
W dobie rozwiązań internetowych lokalizacja biura rachunkowego nie zawsze jest tak istotna jak dawniej. Jeżeli firma, którą wybrałeś, oferuje obieg dokumentów online, aby je dostarczyć nie musisz nawet wychodzić z domu lub biura. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne i z pewnością pomaga zaoszczędzić czas i pieniądze. Czasem jednak pojawia się potrzeba, by udać się do biura rachunkowego - porozmawiać z doradcą podatkowym czy prawnikiem. W takich momentach niewątpliwie zyskuje w Twoich oczach biuro, które chętnie ugości Cię w swoich progach. Zaproponuje salkę biznesową, a może i konferencyjną - pod większe potrzeby. Zanim rozpoczniesz współpracę z biurem rachunkowym bądź kancelarią podatkową, koniecznie dopytaj jakie możliwości lokalowe są w ofercie.
Wpadnij na kawę i opowiedz nam, jakie są potrzeby Twojego biznesu. Zapraszamy do naszej siedziby w Warszawie lub Pułtusku, a także do kontaktu.
Adam Wyrzykowski - więcej o mnie