W dobie postępującej automatyzacji i cyfryzacji, podatnicy coraz częściej mają problem z udostępnieniem tradycyjnego, papierowego paragonu nabywcy, gdyż możliwość fizycznego odbioru jest utrudniona. Zadają sobie pytanie, jak udostępnić taki paragon, aby to było zgodne z obowiązującymi przepisami. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 UoVAT podatnicy prowadzący ewidencję na kasie fiskalnej są zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
18 czerwca 2025 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w interpretacji indywidualnej, że dostarczanie klientom paragonów fiskalnych w formie elektronicznej, w tym w formie zeskanowanych obrazów, jest zgodne z obowiązującymi przepisami.
Stan faktyczny i pytanie Wnioskodawcy:
Z pytaniem zwróciła się spółka, będąca zarejestrowanym i czynnym podatnikiem VAT, prowadząca sprzedaż detaliczną w punktach stacjonarnych oraz przez sklep internetowy. Nie posiada ona kas on-line do ewidencji sprzedaży w e-sklepie z funkcją umożliwiającą dostarczanie paragonów fiskalnych klientom w postaci elektronicznej. Wiązałoby się to ze sporym wydatkiem, w związku z powyższym podatnik zapytał:
Czy prawidłowym będzie postępowanie, że podczas składania zamówienia klient wyraża zgodę na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej na wskazanego e-maila (co wynika z regulaminu sklepu), następnie spółka wystawia paragon papierowy na kasie fiskalnej, skanuje wydruk i udostępnia w formie nieedytowalnego, zapewniającego czytelność pliku pdf na wskazany przez klienta adres e-mail?
Stanowisko Wnioskodawcy:
Zdaniem spółki opisane metody elektronicznego dostarczania paragonów są zgodne z art. 111 ust. 3a pkt 1 UoVAT. Według Spółki, przesłanie e-mailem nieedytowalnego obrazu paragonu w formacie pdf, zawierającego wszystkie wymagane elementy, stanowi wydanie paragonu w formie elektronicznej, ponieważ klient otrzymuje dokument w uzgodniony z nim sposób i może zapoznać się z jego treścią.
Stanowisko DKIS:
DKIS uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Podkreślił, że ustawodawca dopuścił dowolną metodę przesyłania paragonu, o ile jest ona uzgodniona z klientem. Przedstawione przez spółkę rozwiązanie spełnia wszystkie wymogi o udostępnieniu paragonu nabywcy w formie elektronicznej w sposób z nim uzgodniony. DKIS wskazał, że jest to tylko obraz paragonu, który nie stanowi paragonu w postaci elektronicznej (e-paragonu) zgodnego z definicją z §2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych. Podkreślił także, że koniecznym jest, aby repozytorium wewnętrzne Wnioskodawcy zapewniało brak możliwości w ingerencje treści wydanego paragonu.
Podsumowanie i wnioski:
Podsumowując - nie tylko e-paragon można dostarczyć drogą elektroniczną. Możliwe jest także wystawienie paragonu w formie papierowej a następnie udostępnienie go nabywcy drogą elektroniczną. Ważne, żeby ten sposób był uzgodniony z nabywcą, np. poprzez wyrażenie zgody w formularzu podczas dokonywania zakupów internetowych.
Wiktoria Salwin
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.