Dla każdego podatnika, czy to czynnego VAT-owca, czy podmiotu zwolnionego z tego podatku, kluczowe jest prawidłowe udokumentowanie transakcji. Przepisy polskiego prawa podatkowego wprowadzają jasną hierarchię dokumentów, którą musisz znać. Zapomnij o zbędnym skomplikowaniu! Oto najważniejsza reguła: Obowiązek wystawienia faktury zawsze ma pierwszeństwo przed prawem do wystawienia rachunku.
Kiedy musisz wystawić FAKTURĘ? (Obowiązek ustawy o VAT)
Faktura jest dokumentem podstawowym w obrocie gospodarczym i jej wystawienie nakłada ustawa o VAT.
-
Czynny podatnik VAT
Jeśli sprzedajesz towar lub usługę innemu przedsiębiorcy, masz bezwzględny obowiązek wystawienia faktury.
Jeżeli jednak dokonujesz sprzedaży zwolnionej od podatku VAT na podstawie art. 43 ust.1 UoVAT lub przepisów wydanych na podstawie art.82 ust.3 UoVAT - co do zasady nie masz obowiązku wystawiania faktur. Faktura staje się jednak obowiązkowa na żądanie nabywcy! Żądanie to musi zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce transakcja (np. dostawa towaru lub wykonanie usługi).
-
Podatnik zwolniony z VAT
Co do zasady, nie masz obowiązku wystawiania faktur ze względu na zwolnienie z VAT (na podstawie limitu sprzedaży zgodnie z treścią art. 113 ust. 1 i 9 UoVAT).
ALE: Faktura staje się obowiązkowa na żądanie nabywcy! Jeżeli Twój klient (zarówno przedsiębiorca, jak i konsument) zażąda faktury, musisz ją wystawić. Żądanie to musi zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce transakcja (np. dostawa towaru lub wykonanie usługi).
Kiedy wystawiamy RACHUNEK? (Wyjątek z Ordynacji Podatkowej)
Rachunek jest dokumentem stosowanym tylko wtedy, gdy przepisy ustawy o VAT nie nakładają na Ciebie obowiązku wystawienia faktury. Wystawia się go zgodnie z art. 87 Ordynacji Podatkowej. Rachunek wystawia podatnik prowadzący działalność gospodarczą wyłącznie na żądanie kupującego lub usługobiorcy. Jeśli obowiązek wystawienia rachunku zaistniał, masz na to 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Ale, nie masz obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia dokonania transakcji.
Podatnik ma obowiązek wystawić rachunek tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:
-
Przepisy nie nakładają na sprzedawcę obowiązku wystawienia faktury.
-
Klient (kupujący lub usługobiorca) zgłosił żądanie wystawienia rachunku.
UWAGA!
Rachunek może być wystawiony tylko na rzecz konsumenta (B2C), który zażądał rachunku, a nie faktury. W transakcjach B2B (na rzecz innego przedsiębiorcy) żądanie dokumentu skutkuje obowiązkiem wystawienia faktury, a nie rachunku.
Podsumowując, pamiętaj: faktura ma pierwszeństwo! Jeśli obowiązek wystawienia faktury jest aktywowany (np. na żądanie), nie możesz zastąpić jej rachunkiem.
Olga Grabowska
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.