KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma udostępniona przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Obowiązkowy etapami: od 1 lutego 2026 r., od 1 kwietnia 2026 r., od 1 stycznia 20247 r.
PEF
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to system dedykowany przede wszystkim obrotowi dokumentów ustrukturyzowanych w obszarze zamówień publicznych – czyli relacji „przedsiębiorca ↔ administracja publiczna”. W ramach PEF możliwe jest przesyłanie nie tylko faktur, ale też m.in. potwierdzeń odbioru, not księgowych, dokumentów związanych z zamówieniem publicznym.
Obowiązkowy od 2019 roku.
Integracja KSeF i PEF
Wraz z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF, obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych objęte zostaną także transakcje B2G (tzw. Business-to-Government), czyli relacja przedsiębiorca-administracja publiczna.
Aktualnie faktury wystawiane w PEF nie mogą być przesyłane do KSeF. Choć dziś są to dwa odrębne systemy, planowana jest ich integracja (https://efaktura.gov.pl/uslugi-pef/pef-a-ksef/).
Z dniem 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać art. 106gb ust. 7 UoVAT, zgodnie z którym ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, o której mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 oraz z 2023 r. poz. 1598), przesłaną przy użyciu platformy w rozumieniu art. 1 pkt 1 tej ustawy lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL w rozumieniu art. 2 pkt 2 tej ustawy, spełniającą wymagania określone w normie europejskiej, o której mowa w art. 9 ust. 1 tej ustawy, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.
Poniższe informacje pochodzą wprost z Podręcznika KSeF 2.0 Cz. IV KSeF w JST i GV Pozostałe modele uprawnień.
Rejestracja dostawcy usług Peppol
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie korzystania z KSeF14 uprawnienia do wystawiania faktur w systemie posiada podmiot upoważniony przez podatnika do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, który zapewnia komunikację elektroniczną w ramach sieci Peppol, zarządzanej przez stowarzyszenie OpenPEPPOL, o którym mowa w ustawie o elektronicznym fakturowaniu. Podmiot ten jest certyfikowanym dostawcą usług Peppol i posługuje się unikalnym identyfikatorem w sieci Peppol (tzw. identyfikatorem brokera Peppol).
KSeF będzie umożliwiał rejestrację dostawcy usług Peppol poprzez przekazanie do systemu podpisanego ważnym certyfikatem pliku rejestracji dostawcy usług Peppol, który będzie zawierał imię i nazwisko lub nazwę oraz identyfikator brokera Peppol. Mechanizm rejestracji w KSeF zapewnia weryfikację tożsamości podmiotu i sprawdzenie aktualności statusu certyfikowanego dostawcy usług Peppol.
Aby podatnik mógł nadać lub odebrać uprawnienia podmiotowi upoważnionemu konieczne będzie podanie numeru identyfikacyjnego tego podmiotu oraz jego nazwy. Uprawnienia do wystawiania faktur na rzecz dostawcy usług Peppol nadawane jest drogą elektroniczną w ramach KSeF po uwierzytelnieniu się podatnika w KSeF. Uprawnienie może nadać również osoba fizyczna zarządzająca uprawnieniami w ramach danego podatnika. Uprawnienia do wystawiania faktur na rzecz dostawcy usług Peppol nie są nadawane poprzez zawiadomienie ZAW-FA.
Proces wysyłki faktury
W celu przesłania faktury do KSeF należy wykonać następujące kroki w systemie:
• dostawca usług Peppol uwierzytelnia się w systemie,
• dostawca usług Peppol przesyła fakturę do KSeF po weryfikacji czy przygotowany plik xml jest zgodny z obowiązującym w PEF wzorem struktury logicznej (zgodnym z normą europejską),
• system dokonuje weryfikacji czy identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy jest zbieżny z identyfikatorem podatkowym NIP kontekstu, który nadał uprawnienie do wystawiania faktur PEF dostawcy usług Peppol, a następnie dokument przetwarzany jest po stronie KSeF,
• fakturze zostaje nadany nr KSeF, a dostawca usług Peppol może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Ograniczenie metod wysyłki
W przypadku przesłania do KSeF faktury PEF, przez dostawcę usług Peppol, możliwe będzie zastosowanie wyłącznie wysyłki w sesji interaktywnej. Nie będzie możliwa wysyłka faktury PEF w ramach sesji wsadowej.
Otrzymywanie faktur PEF przez nabywcę
Integracja KSeF i PEF niesie ze sobą korzyści zarówno dla podatników (użytkowników PEF), jak i administracji podatkowej. Użytkownicy PEF będą mogli korzystać z usług udostępnionych przez KSeF, tj. walidacja semantyczna e-Faktur, przechowywanie i dostęp do e-faktur w systemie, weryfikacja poprawności e-Faktur. Jednocześnie administracja podatkowa będzie miała dostęp (w uzasadnionych sytuacjach) do wszystkich e-Faktur, niezależnie czy zostały wystawione według standardu PEF, czy standardu KSeF.
Przesłana do KSeF faktura będzie dostępna w systemie zarówno po stronie sprzedawcy jak i nabywcy. W zakresie dostępu do tego typu faktur nie obowiązują więc żadne szczególne uprawnienia.
Faktury PEF przesłane do KSeF będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jest to okres analogiczny jak w przypadku np. faktur ustrukturyzowanych przesyłanych w strukturze logicznej FA (3).
Martyna Mikulska
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.