Wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur zmieniły się zasady ujmowania faktur korygujących in minus. Zmianie uległ art. 29a ust. 13, 14 oraz 15 UoVAT.
Jak było wcześniej?
SPRZEDAWCA
Przed zmianami sprzedawca zobowiązany był do ujęcia korekty in minus w deklaracji za okres wystawienia faktury pod warunkiem posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Warunkiem do uwzględnienia korekty podstawy opodatkowania było zatem posiadanie przez podatnika (wystawcę faktury korygującej) dokumentacji, z której wynikało, że warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla danej czynności zostały uzgodnione między stronami transakcji i spełnione, jeśli faktura została wystawiona a warunki spełnione dopiero później to w momencie posiadania dokumentacji uzgodnienia tych warunków i ich spełnienia podatnik mógł obniżyć podstawę opodatkowania. Przepisy nie regulowały jakiego rodzaju mają to być uzgodnienia oraz dokumentacja.
Od tej zasady były jednak wyjątki. Warunek posiadania dokumentacji nie był konieczny w przypadku:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do UoVAT,
- wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Zatem sprzedawca co do zasady ujmował fakturę korygującą in minus w deklaracji za okres, w którym wystawił fakturę i posiadał dokumentację potwierdzającą uzgodnienia warunków korekty.
NABYWCA
Po stronie nabywcy obowiązek zmniejszenia odliczenia powstawał w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały uzgodnione ze sprzedawcą. Zatem jeśli nabywca posiadał już wiedzę o zmniejszeniu podstawy opodatkowania, już był zobowiązany do dokonania korekty odliczenia, jeśli takiego dokonał, bez względu na to czy posiadał już fakturę korygującą czy jeszcze nie.
Jak jest teraz?
SPRZEDAWCA
Obecnie po 1 lutego 2026 roku moment ujęcia faktury korygującej in minus u sprzedawcy jest uzależniony tak naprawdę od formy wystawionej faktury.
Jeśli:
- faktura korygująca została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana – to sprzedawca ujmuje ją w okresie wystawienia faktury korygującej w KSeF,
- faktura korygująca została wystawiona w postaci papierowej bądź elektronicznej – to sprzedawca ujmuje ją w okresie, w którym otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej,*
- faktura korygująca została wystawiona w trybie OFFLINE (offline24, niedostępność, awaria) – to sprzedawca ujmuje ją w okresie, w którym przesłał fakturę korygującą do KSeF.
*Jeśli kontrahent otrzymał fakturę korygującą 28 lutego, ale sprzedawca otrzymał informację o otrzymaniu przez kontrahenta faktury korygującej 1 marca, to ujmuje ją 1 marca zgodnie z uzyskaniem potwierdzenia otrzymania faktury.
Nadal istnieją wyjątki, w których nie trzeba posiadać potwierdzenia otrzymania korekty przez nabywcę (dla faktur wystawianych poza KSeF), a są to przypadki:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do UoVAT,
- gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.
Zatem głównym uproszczeniem jest brak wymogu posiadania dokumentacji potwierdzającej warunki uzgodnienia korekty. Sprzedawca ujmuje fakturę korygującą in minus w okresie wystawienia, przesłania do KSeF bądź otrzymania potwierdzenia od kontrahenta o otrzymaniu przez niego faktury wystawionej i dostarczonej poza KSeF.
NABYWCA
Nabywca dokonuje zmniejszenia odliczenia w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą z wyjątkiem, jeśli jeszcze nie odliczył faktury pierwotnej. Jeśli nie odliczył faktury pierwotnej, zmniejszenia dokonuje w rozliczeniu za okres, w którym odliczy fakturę pierwotną, czyli wówczas ujmie fakturę pierwotną i korygującą w tym samym okresie. Po stronie nabywcy wprowadzono to uproszczenie, że ujęcie faktury korygującej in minus jest uzależnione już tylko od jej otrzymania.
Wiktoria Salwin
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.