Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rewolucjonizuje proces fakturowania w Polsce. W nowym modelu cyfrowym, oprócz standardowego numeru nadawanego przez sprzedawcę, pojawia się jej kluczowy identyfikator: numer KSeF.
W pierwszej kolejności omówmy z czego składa się taki numer?
Jest to 35 znakowy ciąg. Pierwsze 10 cyfr jest to NIP sprzedawcy (podatnika). Od tej zasady istnieje jednak kilka wyjątków.
-
W przypadku jednostek samorządu terytorialnego będzie to NIP jednostki podrzędnej wystawiającej fakturę, czyli np.: urzędu, szkoły, a nie podatnika jakim jest gmina/powiat/województwo. To samo dotyczy grup VAT. W przypadku faktury wystawianej przez członka grupy VAT będzie to NIP tego członka;
-
przy fakturze wystawionej w trybie samofakturowania, będzie to NIP nabywcy;
-
w przypadku wystawienia faktury przez przedstawiciela podatkowego będzie to NIP przedstawiciela podatkowego;
-
w przypadku faktury wystawionej przez komornika sądowego lub organ egzekucyjny, dokumentującej dostawę w trybie egzekucji będzie to NIP komornika sądowego lub organu egzekucyjnego.
Można sobie zatem skojarzyć, że pierwsze znaki numeru KSeF faktury to będzie NIP wystawcy.
Kolejne 8 cyfr jest to data przesłania faktury do KSeF zapisana w formacie rok, miesiąc, dzień.
Co ważne nie zawsze ta data jest tożsama z datą wystawienia faktury. Zatem nie w każdym przypadku należy się nią sugerować, ponieważ inna będzie data wystawienia dla faktury wystawionej w trybie online a inna w trybie offline.
Następne 12 znaków jest to część techniczna generowana automatycznie.
Ostatnie 2 cyfry to suma kontrolna również wyliczana automatycznie.
Numer KSeF faktury można zatem zwizualizować następująco:
9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF
Kolejne pytanie, gdzie znaleźć taki numer KSeF faktury?
Przede wszystkim warto zaznaczyć, że numer KSeF wystawianej faktury nie stanowi jej elementu. Nie będzie on zatem częścią pliku XML faktury. Jest generowany automatycznie przez system w momencie przyjęcia faktury przez KSeF. Znajdziemy go w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru - UPO.
W jakich przypadkach należy stosować numer KSeF faktury?
Numer KSeF faktury będzie wykorzystywany w 6 obszarach.
-
Na fakturach zaliczkowych zgodnie z art. 106f ust. 4 UoVAT – ostatnia z nich będzie musiała zawierać numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych.
-
Na fakturach rozliczających zgodnie z art. 106f ust. 3 UoVAT.
-
Na fakturach korygujących również musi się znaleźć numer KSeF faktury korygowanej zgodnie z art. 106j ust. 2 UoVAT.
-
Od 1 lutego 2026 roku - zgodnie z projektem rozporządzenia, o którym wspominaliśmy w poprzednim artykule „Zmiany w deklaracji JPK_V7 w związku z KSeF. Projekt rozporządzenia.” - w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Podatnik będzie miał obowiązek podawać nr KSeF faktur sprzedażowych oraz zakupowych.
-
Od 1 stycznia 2027 roku przy oznaczaniu płatności. Co ważne analizując art. 108g ust. 1 UoVAT obowiązek wskazywania numerów KSeF dotyczy przelewów za faktury ustrukturyzowane wystawione w trybie online i offline pomiędzy czynnymi podatnikami VAT. Nie obejmuje przelewów za faktury wystawione w trybie awaryjnym, a status czynnego podatnika VAT należy weryfikować na dzień dokonywania płatności. Obowiązek zamieszczania numeru KSeF przy płatnościach dotyczy również zapłat dokonywanych przez faktorów.
-
Od stycznia 2027 roku również przy płatnościach w ramach MPP (Mechanizmu Podzielonej Płatności).
W przypadku faktur, dla których ten numer nie został jeszcze nadany naturalnie go nie wykazujemy. Pozostaje zatem pytanie, czy jak już będzie znany to czy należy korygować fakturę oraz złożony JPK? Na chwilę obecną zgodnie z uzasadnieniem do projektu rozporządzenia zmieniającego przepisy dotyczące szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować JPK. Czy takie rozwiązanie zostanie jednak wprowadzone? Należy śledzić przepisy z tego zakresu.
Czym jest zbiorczy identyfikator?
Zbiorczy identyfikator jest numerem nadawanym dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez jednego sprzedawcę. Może go wygenerować zarówno wystawca jak i odbiorca faktury, konieczne jest zadeklarowanie listy numerów KSeF faktur, które będzie obejmował taki identyfikator. Podobnie jak numer KSeF faktury, zbiorczy identyfikator składa się z 35 znaków, na które składa się NIP generującego, oznaczenie IZ, rok oraz miesiąc wygenerowania, unikalny ciąg 12 znaków i dwóch cyfr kontrolnych na końcu. Można go zwizualizować następująco:
9999999999-IZRRRRMM-FFFFFFFFFFFF-FF
Taki zbiorczy identyfikator będzie przydatny np.: w przypadku dokonywania płatności dla wielu faktur.
Wiktoria Salwin
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.