Sprzedawca przysłał fakturę w formie PDF lub papierowej, mimo że miał obowiązek wystawić ją w KSeF? Wielu podatników obawiało się, że taki błąd sprzedawcy zablokuje odliczenie podatku VAT lub wymusi uciążliwe korekty JPK_V7M. Najnowsza interpretacja Dyrektora KIS z dnia 3 kwietnia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.67.2026.1.EO wyjaśnia sprawę na korzyść podatników.
Stan faktyczny
Podatnik (spółka) zapytał o sytuację, gdzie mimo obowiązku wystawiania faktur w KSeF, spółka spodziewa się otrzymywać od kontrahentów faktury „po staremu” – na papierze lub w PDF. Powody mogą być różne: awaria po stronie dostawcy, jego niewiedza lub brak gotowości technicznej.
Co więcej, spółka założyła, że taki dostawca może po jakimś czasie „zreflektować się” i tę samą fakturę wysłać ponownie, tym razem już poprawnie przez KSeF. Pojawiło się więc pytanie: czy można odliczyć podatek VAT z pierwszego dokumentu i czy trzeba korygować JPK, gdy pojawi się w końcu numer KSeF?
Odliczenie VAT: Liczy się dokument, nie format
Według Dyrektora KIS, prawo do odliczenia VAT jest fundamentalną zasadą i nie może być ograniczone tylko dlatego, że faktura została wystawiona poza KSeF. Jeśli otrzymano fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (PDF), która dokumentuje rzeczywistą transakcję, przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT.
Dyrektor KIS potwierdził, że wystawienie faktury „po staremu” – nawet jeśli dostawca złamał tym samym obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF – nie jest przeszkodą do odliczenia podatku VAT naliczonego. Błąd sprzedawcy, polegający na zignorowaniu KSeF, nie może być powodem pozbawienia prawa do neutralności podatku VAT.
JPK_V7M według wiedzy z dnia wysyłki
Najważniejszy wniosek dotyczy raportowania faktur w JPK. Dyrektor KIS uznał, że podatnik ma obowiązek wykazać w ewidencji tylko te dane, którymi dysponuje w momencie składania deklaracji.
Oznacza to, że:
- działania podejmuje się na podstawie posiadanej faktury: jeśli w dniu składania JPK dostępny jest tylko dokument papierowy/PDF, wpisuje się go z oznaczeniem „BFK”,
- brak numeru KSeF w momencie wysyłki deklaracji nie jest błędem i nie wstrzymuje odliczenia.
Stop technologicznym korektom
Najważniejszą informacją jest brak konieczności „poprawiania przeszłości”. Dyrektor KIS stwierdził, że „w realiach opisanego zdarzenia przyszłego brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (tj. po złożeniu przez Spółkę deklaracji VAT za dany okres, w którym dokonane zostanie odliczenie na podstawie faktury w formie nieustrukturyzowanej) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (które zostało wcześniej udokumentowane fakturą dostarczoną Spółce poza KSeF w formie papierowej/elektronicznej i na tej podstawie ujęte w deklaracji VAT za ten dany okres), powinno skutkować obowiązkiem korekty deklaracji VAT za ten okres wyłącznie w celu wykazania numeru identyfikującego fakturę w KSeF”.
Co to oznacza w praktyce?
Dyrektor KIS uznał, że KSeF nie może zmuszać podatników do poprawiania poprawnych deklaracji z powodów czysto technicznych.
Powyższe rozstrzygnięcie sugeruje, że Dyrektor KIS nie uznaje sekwencyjnego wystawienia faktury papierowej/PDF, a następnie ustrukturyzowanej, za udokumentowanie jednej czynności dwoma odrębnymi fakturami. Tym samym dokumenty te traktowane są jako jedna faktura, co wyklucza ryzyko uznania którejś z nich za tzw. „pustą fakturę”. Pozostaje jednak pytanie, czy takie podejście stanie się trwałą praktyką, czy też ulegnie zmianie w toku dalszego wdrażania KSeF.
Olga Grabowska
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.