Rewolucja w fakturowaniu: Przygotuj się na Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Szanowni Klienci,
Zbliża się znacząca zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza rewolucję, która dotknie każdego przedsiębiorcę, niezależnie od wielkości firmy.
Od 1 lutego 2026 roku tradycyjne faktury papierowe i PDF-y odchodzą do historii. Fakturą będzie wyłącznie cyfrowy zapis w rządowym systemie KSeF. Wszelkie wydruki czy pliki PDF staną się jedynie "wizualizacjami".
⏳ Najważniejsze terminy: Kiedy KSeF wejdzie w życie?
Kluczowe daty wdrożenia KSeF dla Państwa firmy zależą od strony transakcji i jej wielkości:
1. Po stronie zakupu (Odbieranie faktur)
- Luty 2026 r.: Pierwsze faktury (np. za prąd, telefon, paliwo, leasingi) od największych firm będą trafiać wyłącznie do KSeF. Oznacza to, że nie dostaną ich Państwo w żadnej innej formie.
- Kwiecień 2026 r.: Praktycznie wszystkie faktury zakupowe od dużych i średnich firm będą dostępne tylko w KSeF.
2. Po stronie sprzedaży (Wystawianie faktur)
- 1 kwietnia 2026 r.: Termin wejścia w życie obowiązku dla większości małych i średnich firm.
- 1 stycznia 2027 r.: Termin dla mikroprzedsiębiorstw, których miesięczne obroty brutto udokumentowane fakturami nie przekraczają 10 000 zł.
Dlaczego musisz działać już teraz?
Brak przygotowania oznacza, że nie będą Państwo mogli ani wystawić, ani odebrać dokumentów księgowych, co uniemożliwi nam ich zaksięgowanie.
Najważniejszy krok, który muszą Państwo podjąć, to uzyskanie dostępu i nadanie uprawnień do KSeF.
- Uzyskaj dostęp jako właściciel/reprezentant:
- Osoby fizyczne (JDG, rolnicy, najemcy nieruchomości): Wymagany jest podpis elektroniczny lub Profil Zaufany.
- Spółki (cywilne, handlowe): Należy złożyć dokument ZAW-FA, który nada uprawnienia administracyjne jednej osobie (właścicielowi/reprezentantowi).
- Nadaj uprawnienia swojemu biuru rachunkowemu:
- Zalecamy zrobienie tego w listopadzie 2025 r., kiedy Ministerstwo Finansów uruchomi ścieżkę nadawania uprawnień wtórnych. Umożliwi to nam płynne pobieranie Państwa faktur zakupowych już od lutego 2026 r..
Jak pomożemy Ci się przygotować?
Choć obowiązek wdrożenia KSeF spoczywa na Państwu jako właścicielu firmy, nasze biuro aktywnie Państwa w tym wspiera:
- Pokażemy, jak zalogować się do KSeF i jak nadać uprawnienia.
- Przygotujemy program i procedury akceptacji Państwa faktur zakupowych, ponieważ zanim zaksięgujemy dokumenty, będą one wymagały Państwa akceptacji w systemie (tzw. bufor).
- Pomożemy w ustaleniu prostych zasad obiegu dokumentów w firmie.
Nasza rekomendacja: Nie zwlekaj! Prosimy o pilne podjęcie działań w celu uzyskania dostępu dla siebie i ustalenie zasad współpracy z biurem od lutego 2026 r., aby Państwa rozliczenia były zgodne z przepisami.
W najbliższym czasie skontaktujemy się z Państwem w celu omówienia szczegółów i wsparcia w nadawaniu uprawnień.