Obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy wynika z art. 97 § 1 Kodeksu pracy (k.p.). Zgodnie z art. 97 § 2 k.p. w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego oraz wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych przez pracownika kwalifikacjach. Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi, a jego kopia powinna być przechowywana w jego aktach osobowych. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej kopia wydanego świadectwa pracy, a także wnioski dotyczące jego wydania, sprostowania lub uzupełnienia powinny być przechowywane w części C akt osobowych pracownika. Kierując się treścią art. 94 pkt 9b k.p. należy przyjąć, że o ile odrębne przepisy nie przewidują dłuższego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca powinien przechowywać kopię wydanego świadectwa pracy wraz z całą dokumentacją pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uległ rozwiązaniu lub wygasł stosunek pracy pracownika (w przypadku pracowników zatrudnionych do 31 grudnia 2018 r. może to być 50 lat).
Zasady dotyczące postępowania przez pracodawcę z wydanym przez niego świadectwem pracy wydają się zatem dość proste i nie powinny budzić większych wątpliwości. Inaczej jest w przypadku udostępnionych pracodawcy świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Praktyka udostępniania pracodawcy świadectw pracy wydanych pracownikowi przez poprzednich pracodawców wynika z faktu, że świadectwo takie jest dokumentem potwierdzającym dane, w tym okresy zatrudnienia, niezbędne do ustalenia niektórych uprawnień pracowniczych. Obecnie nie ma jednak wyraźnej podstawy prawnej, która wprost zobowiązywałaby pracownika do przedłożenia pracodawcy świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia a pracodawcy dawała jednoznacznie prawo żądania i przechowywania takiego świadectwa czy też jego kopii. Do końca 2018 r. podstawę taką stanowił § 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, który pozwalał pracodawcy żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie. § 1 ust. 2 tego rozporządzenia wskazywał, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie mogła dodatkowo przedłożyć świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym ubiegała się o zatrudnienie. Wraz z § 1 ust. 3 rozporządzenia, który stanowił, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów i może żądać przedłożenia oryginałów tych dokumentów do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii, przepisy te dawały pracodawcy prawo przechowywania kopii przedłożonych przez pracownika świadectw pracy. W obecnym stanie prawnym nie ma przepisów, które można uznać za bezpośredni odpowiednik tej regulacji. W związku z tym pojawiają się pytania czy pracodawcy nadal mogą przechowywać świadectwa pracy przedłożone im przez pracowników w oparciu o przepisy obowiązujące do końca 2018 r. oraz czy aktualnie nadal istnieje możliwość żądania od pracowników przedłożenia świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub przyjmowania i przechowywania przez pracodawców świadectw przedkładanych przez pracowników z ich własnej inicjatywy.
Odpowiadając na pytanie dotyczące możliwości przechowywania świadectw pracy przedłożonych przez pracownika w oparciu o przepisy obowiązujące do końca 2018 r., warto przywołać stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z którym dane osobowe wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika, jeżeli zostały zebrane zgodnie z przepisami obowiązującymi w chwili ich pozyskania (https://uodo.gov.pl/pl/676/4261, dostęp: 30.06.2026 r.). Stanowisko to opiera się na treści § 20 ust. 1 w zw. z § 2-6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z treści tych przepisów wynika, że do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy w dniu wejścia w życie rozporządzenia, tj. 1 stycznia 2019 r., pozostawali w stosunku pracy, w zakresie dotyczącym ustalenia zakresu zarówno tej dokumentacji, jak i akt osobowych zgromadzonych przed tą datą, nadal należy stosować dotychczasowe przepisy. Analogiczne stanowisko zostało przedstawione także przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które wskazuje, że dane zgromadzone przez pracodawcę w oparciu o nieobowiązujące już przepisy nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania (http://www.vademecumkadrowego.pl/artykul _narzedziowa,1129,0,18823,nadmiarowe-dane-w-aktach-osobowych.html, dostęp: 30.06.2026 r.). Ujmując rzecz od drugiej strony można wskazać, że po wejściu przepisów nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawcy nadal mogą przechowywać świadectwa pracy przedłożone im w przez pracowników w oparciu o przepisy poprzednio obowiązujące. W konsekwencji należy także przyjąć, że w przypadku zmiany przepisów określających wymaganą treść świadectwa pracy, która skutkowałaby wyeliminowaniem z tej treści niektórych danych osobowych, nie istnieje potrzeba anonimizowania tych danych.
Szukając odpowiedzi na pytanie czy wobec braku wyraźnej podstawy prawnej, aktualnie nadal istnieje możliwość żądania przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia lub przyjmowania i przechowywania świadectw przedkładanych przez pracownika z jego własnej inicjatywy, należy wskazać, że zgodnie z treścią art. 221 k.p. pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika tylko bardzo ograniczonego zakresu danych. W przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie są to: imię (imiona) i nazwisko; data urodzenia i dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, a gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku także wykształcenie; kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem jednak informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy. W przypadku pracownika są to dodatkowo: adres zamieszkania; numer PESEL lub w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; dane (w tym dane dzieci i członków najbliższej rodziny pracownika), których podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a także numer rachunku płatniczego (o ile pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych). Jeżeli nie istniała podstawa do żądania tych danych na etapie ubiegania się o zatrudnienie, pracodawca może też żądać od pracownika informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, a także innych danych osobowych, których udostępnienie jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Co przy tym istotne, zgodnie z treścią art. 221 § 5 k.p. udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą a pracodawca może żądać udokumentowania tych danych tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Opierając się na treści wskazanych przepisów należy przyjąć, że pracodawca ma możliwość żądania przedłożenia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub przez pracownika świadectwa pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia, jednak tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne do potwierdzenia danych, których ma prawo żądać od tych osób. Jednocześnie wydaje się, że cel jakim jest potwierdzenie określonych danych może uzasadniać przedłożenie świadectwa pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia jedynie „do wglądu” i nie daje podstawy do przechowywania tego świadectwa czy też jego kopii w aktach osobowych pracownika. Trzeba jednak zauważyć, że niezależnie od treści art. 221 k.p., pracownik (również na etapie tzw. rekrutacji jako osoba ubiegająca się o zatrudnienie) ma prawo udostępniać pracodawcy dodatkowe informacje oraz przedkładać potwierdzające je dokumenty. Może to następować zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy, jednak w każdym przypadku wymaga zgody pracownika. Brak tej zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika i nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, a zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Nie można wykluczać, że w tym trybie pracownik przedłoży pracodawcy świadectwo pracy wydane przez innego pracodawcę. W takim przypadku świadectwo pracy można uznać za dokument dotyczący danych osobowych, zgromadzony w związku z ubieganiem się o zatrudnienie w rozumieniu § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej lub ewentualnie za dokument dotyczący nawiązania stosunku pracy w rozumieniu § 3 pkt 2 tego rozporządzenia, to zaś może uzasadniać jego przechowywanie w aktach osobowych pracownika.
Podsumowując, należy wskazać, że pomimo braku w aktualnym stanie prawnym wyraźnej podstawy do żądania przez pracodawcę przedłożenia świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia i przechowywania takiego świadectwa w aktach osobowych pracownika, pracodawcy nadal mogą przechowywać świadectwa pracy przedłożone w oparciu o przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r. i to bez konieczności anonimizowania zawartych w nich danych osobowych. Nadal istnieje też możliwość żądania przez pracodawcę przedłożenia świadectwa pracy wydanego przez innego pracodawcę w celu potwierdzenia danych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub od pracownika na podstawie przepisów k.p. lub których udostępnienie jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W pozostałych przypadkach należy przyjąć, że przedłożenie takiego świadectwa pracy i przechowywanie jego kopii może mieć miejsce tylko na podstawie zgody odpowiednio osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a brak tej zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania i nie może powodować dla tej osoby jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.
r.pr. Grzegorz Lubeńczuk
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą