W realiach współczesnego środowiska pracy, w którym szczególną uwagę poświęca się bezpieczeństwu organizacji oraz sprawnej identyfikacji osób przebywających na jej terenie, powszechne zastosowanie znajdują identyfikatory służbowe. Coraz częściej zawierają one nie tylko podstawowe dane personalne, takie jak imię, nazwisko czy stanowisko pracownika, ale również jego wizerunek. Kwestia legalności przetwarzania tego rodzaju danych osobowych w kontekście przepisów RODO oraz Kodeksu pracy budzi jednak istotne wątpliwości zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników. Stąd potrzeba wyjaśnienie kilku związanych z tym kwestii.
Wizerunek jako dana osobowa w rozumieniu RODO
Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO, dane osobowe to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Wizerunek, w szczególności utrwalony w postaci fotografii umieszczanej na identyfikatorze pracowniczym, niewątpliwie spełnia to kryterium – pozwala bowiem na jednoznaczną identyfikację konkretnej osoby. W związku z tym jego przetwarzanie podlega rygorom ustanowionym w RODO. Z kolei art. 221 Kodeksu pracy zawiera zamknięty katalog danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika bez odrębnej podstawy prawnej. Katalog ten nie obejmuje wizerunku, co oznacza, że pracodawca, chcąc legalnie przetwarzać ten element, musi oprzeć się na jednej z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych, wskazanych w art. 6 ust. 1 RODO.
Zgoda pracownika jako podstawa przetwarzania – ograniczenia
Podstawową przesłanką legalizującą przetwarzanie wizerunku pracownika jest jego zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Jednakże w kontekście relacji pracodawca–pracownik, dobrowolność zgody może budzić poważne wątpliwości. Z uwagi na asymetryczną strukturę tej relacji – w której pracodawca posiada dominującą pozycję – zgoda może być uznana za wymuszoną, a tym samym nieważną. Ponadto, zgoda jest mechanizmem o ograniczonej użyteczności z uwagi na swoją odwołalność – może zostać cofnięta w każdej chwili, co stwarza istotne ryzyko operacyjne dla pracodawcy, który wdrożył system identyfikacji bazujący na wizerunku pracowników.
Prawnie uzasadniony interes jako przesłanka legalizująca
W praktyce, znacznie stabilniejszą podstawą przetwarzania wizerunku pracownika na identyfikatorze jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – czyli realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora danych. Zgodnie z tą regulacją, przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora danych, o ile nie przeważają nad nimi interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą. Interesem takim może być m.in. zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia czy zapobieganie nieuprawnionemu wstępowi na teren zakładu pracy. Wymienione cele uzasadniają zastosowanie systemów identyfikacji opartych o identyfikatory ze zdjęciem, pod warunkiem uprzedniego przeprowadzenia testu równowagi (ang. balancing test), który wykaże, że interes pracodawcy przeważa nad interesem pracownika.
Regulacje wewnętrzne jako podstawa przetwarzania
Zgodnie z art. 104 § 1 i 104¹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest uprawniony do uregulowania w regulaminie pracy zasad organizacji pracy, w tym warunków przebywania na terenie zakładu pracy, a także sposobu potwierdzania obecności pracowników. Jeżeli zatem regulamin pracy wprowadza obowiązek noszenia identyfikatorów zawierających wizerunek pracownika, pracodawca może przetwarzać tego rodzaju dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, bez konieczności pozyskiwania zgody pracownika, pod warunkiem, że dokonano należytej oceny skutków takiego przetwarzania. Potwierdza to również art. 88 RODO, który dopuszcza możliwość przyjęcia przez państwa członkowskie szczególnych przepisów prawa pracy, które precyzują zasady przetwarzania danych osobowych pracowników. W tym zakresie regulamin pracy może zostać uznany za przepis szczególny, stanowiący wystarczającą podstawę legalizującą przetwarzanie.
Przypadki przetwarzania wynikającego z przepisów szczególnych
Istnieją wyjątkowe sytuacje, gdy wskazywanie wizerunku pracownika przewidują wprost przepisy prawa (obowiązek ustawowy). Jako przykład podać można art. 28b ust. 2 pkt 2 ustawy o Policji (wejdzie w życie z dn. 1.01.2027 r.), zgodnie z którym legitymacja służbowa zawiera wizerunek twarzy policjanta, czy art. 20 ust. 3 pkt 2 ustawy o ochronie osób i mienia, który stanowi że legitymacja kwalifikowanego pracownika ochrony fizycznej oraz kwalifikowanego pracownika zabezpieczenia technicznego zawiera aktualne zdjęcie pracownika ochrony. W takich przypadkach podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – czyli realizacja obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych.
Minimalizacja danych i ograniczenie celu
Zgodnie z zasadą minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c RODO), administrator powinien przetwarzać wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonego celu. W przypadku identyfikatorów służbowych, dane te mogą obejmować: imię, nazwisko, stanowisko oraz – ewentualnie – numer identyfikacyjny. Dodanie zdjęcia powinno być zawsze uzasadnione celem identyfikacyjnym lub bezpieczeństwa. Warto także pamiętać, że umieszczenie wizerunku na identyfikatorze, noszonym jedynie na terenie zakładu pracy, nie jest tożsame z jego rozpowszechnianiem w rozumieniu art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Rozpowszechnienie wizerunku (np. na stronie internetowej firmy) zawsze wymaga zgody osoby, której zdjęcie dotyczy.
Cofnięcie zgody a obowiązki pracodawcy
W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, pracownik ma prawo do jej wycofania w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO). Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem, jednak zobowiązuje pracodawcę do niezwłocznego zaprzestania dalszego przetwarzania danych, w tym usunięcia wizerunku z identyfikatora, o ile brak jest innej podstawy legalizującej dalsze przetwarzanie. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.
Odpowiedzialność i prawo do odszkodowania
Nieuprawnione przetwarzanie wizerunku pracownika może skutkować odpowiedzialnością cywilną, administracyjną oraz – w szczególnych przypadkach – karną. Na gruncie prawa cywilnego pracownik może dochodzić ochrony dóbr osobistych na podstawie art. 24 Kodeksu cywilnego. Na gruncie RODO, pracownikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz żądania odszkodowania za poniesioną szkodę (art. 82 RODO).
Stanowisko UODO
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych wyrażone w poradniku „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców” z października 2018 r. (https://uodo.gov.pl/pl/581) zakłada, że przetwarzanie wizerunku pracownika na potrzeby identyfikatora służbowego wymaga jego dobrowolnej zgody. UODO wskazuje przy tym, że zgoda musi być rzeczywiście dobrowolna, tzn. pracownik powinien mieć realną możliwość jej niewyrażenia bez ponoszenia jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. W przeciwnym razie zgoda taka nie może być uznana za ważną.
Stanowisko to należy ocenić jako dość rygorystyczne. Z punktu widzenia codziennej praktyki pracodawców zasadne wydaje się rozważenie zastosowania przesłanki uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jako podstawy przetwarzania wizerunku na identyfikatorach służbowych, o czym była mowa wyżej. W tym kontekście warto podkreślić znaczenie przejrzystej dokumentacji, np. poprzez wprowadzenie stosownych zapisów do regulaminu pracy, przeprowadzenie oceny równowagi interesów (tzw. test równowagi) oraz zapewnienie pracownikom jasnych informacji na temat celu, zakresu i podstawy przetwarzania ich danych w postaci wizerunku. Takie podejście może stanowić kompromis między potrzebami organizacyjnymi pracodawcy a prawem pracownika do prywatności i ochrony danych osobowych.
Podsumowanie
Przetwarzanie wizerunku pracownika poprzez umieszczanie zdjęcia na identyfikatorze służbowym może być legalne, o ile spełnione są przesłanki określone w RODO. W przypadku braku przepisów szczególnych, podstawą legalizacji może być zgoda lub prawnie uzasadniony interes pracodawcy, przy czym ten ostatni wymaga przeprowadzenia testu równowagi i osadzenia obowiązku identyfikacji w regulacjach wewnętrznych pracodawcy. Niezależnie od podstawy przetwarzania, pracodawca powinien zawsze przestrzegać zasad celowości, minimalizacji i przejrzystości, a także informować pracowników o ich prawach wynikających z RODO.
Adw. Justyna Jabłonka
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.