Wprowadzenie KSeF to nie tylko rewolucja techniczna, ale przede wszystkim wyzwanie w zakresie zachowania spójności dokumentacji. Najnowsza interpretacja Dyrektora KIS z dnia 30 kwietnia 2026 r. – sygn. 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC – wskazuje, że wizualizacja PDF nie może być „luźną interpretacją” danych z KSeF.
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca, czynny podatnik VAT, zaplanował proces wystawiania faktur w dwóch krokach: najpierw wysyłka pliku XML do KSeF, a następnie przesłanie kontrahentowi wizualizacji PDF. Spółka założyła jednak, że PDF może różnić się od pliku ustrukturyzowanego m.in. innym nazewnictwem nagłówków (np. „nazwa produktu” zamiast „opis pozycji”) oraz brakiem niektórych pól dodatkowych (dotyczących obciążeń lub odliczeń), które widniałyby jedynie w pliku XML. Ponadto, Spółka wskazała, że wizualizacja PDF stanowi odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej oraz nie jest kolejną fakturą dokumentującą tę samą transakcję, Spółka umieści w tym dokumencie numer KSeF faktury, datę przesłania faktury do KSeF oraz właściwy kod QR. Chcąc potwierdzić, czy takie działanie jest prawidłowe Spółka złożyła wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.
Pytanie
Czy w sytuacji, gdy Wizualizacja PDF zawiera komplet danych obowiązkowych, ale różni się detalami od pliku XML w KSeF, może zostać uznana za tzw. „pustą fakturę” (art. 108 ust. 1 UoVAT), co skutkowałoby obowiązkiem podwójnej zapłaty podatku?
Stanowisko Wnioskodawcy
Spółka stała na stanowisku, że PDF to jedynie techniczne odwzorowanie e-faktury, a dzięki numerowi KSeF i kodowi QR nabywca wie, że to ten sam dokument. Zdaniem Wnioskodawcy, drobne różnice w prezentacji danych nie dokumentują odrębnego zdarzenia gospodarczego, więc nie ma mowy o sankcji z art. 108 ust. 1 UoVAT.
Stanowisko Dyrektora KIS
Dyrektor KIS uznał stanowisko Spółki za nieprawidłowe. Organ podkreślił, że faktura ustrukturyzowana jest dokumentem nadrzędnym, a jej wizualizacja musi być jej wiernym, a nie tylko „podobnym” odbiciem.
Oto kluczowe argumenty organu:
- prezentowanie danych w pliku XML inaczej niż na wizualizacji (np. inne nazwy pól lub brak informacji o rozliczeniach dodatkowych obecnych w XML) może wprowadzać kontrahenta w błąd.
- Nabywca może wygenerować wizualizację z pliku XML (np. w Aplikacji Podatnika) i będzie ona wyglądać inaczej niż ta przesłana przez sprzedawcę. To podważa wiarygodność dokumentu.
- jeżeli wizualizacja PDF zawiera wszystkie elementy faktury (kwoty, stawki, dane stron), a jednocześnie różni się od faktury ustrukturyzowanej w KSeF, to może zostać uznana za odrębną fakturę.
Dyrektor KIS zakończył uzasadnienie niezwykle surową konkluzją, która powinna być przestrogą dla każdego wystawcy faktur: „w ww. sytuacji, gdy Wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy, w związku z czym wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w niej podatku VAT”.
Podsumowanie
Z powyższej interpretacji płynie jeden zasadniczy wniosek: KSeF nie wybacza braku precyzji. Jeśli Twój program księgowy generuje PDF-y, które w jakikolwiek sposób „filtrują” lub zmieniają dane zawarte w pliku XML wysłanym do KSeF, narażasz się na zarzut wystawienia tzw. pustej faktury. W takim przypadku Organ podatkowy może żądać zapłaty podatku VAT z obu dokumentów: tego w KSeF i tego wysłanego w formacie PDF.
Należy się więc upewnić, że wizualizacja, którą przekazano się nabywcy jest „lustrem”, a nie „interpretacją” danych ustrukturyzowanych.
Olga Grabowska
Kancelaria Wyrzykowscy
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani jakiejkolwiek innej formy doradztwa. Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień. Autor ani wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z zastosowania się do informacji zawartych w artykule bez konsultacji z odpowiednim specjalistą.