Już tylko niewiele ponad 4 miesiące na przygotowanie organizacji do wdrożenia dyrektywy o sygnalistach!
Uchwalona w 2019 r. unijna Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii (Dyrektywa o ochronie sygnalistów) nałożyła na przedsiębiorców, a także podmioty z sektora publicznego szereg obowiązków związanych z ochroną sygnalistów.
W jakim celu wprowadzane są te przepisy?
Dyrektywa ustanawia wspólne minimalne normy ochrony osób zgłaszających następujące naruszenia prawa Unii:
- interesów finansowych Unii Europejskiej,
- zasad rynku wewnętrznego,
- naruszenia objęte zakresem stosowania aktów Unii dotyczące następujących dziedzin:
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;\
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych.
Kim w ogóle jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która w związku ze swoją aktywnością zawodową napotyka i ujawnia działania, które są niezgodne z prawem.
Wyznacznikiem statusu sygnalisty jest uzyskanie przez daną osobę informacji o zgłaszanych naruszeniach w kontekście związanym z pracą, rozumianym szeroko jako obejmujący również etap rekrutacji lub negocjacji umowy, a także zgłoszenia dokonywane już po wygaśnięciu danego stosunku prawnego.
Sygnalistami zostać mogą:
- pracownicy niezależnie od podstawy zatrudnienia, w tym osoby samozatrudnione, wolontariusze i stażyści;
- członkowie struktur korporacyjnych spółki, w tym jej udziałowcy lub akcjonariusze oraz członkowie organów zarządzających i nadzorczych;
- pracownicy zewnętrznych współpracowników danego podmiotu, tj. wykonawców, podwykonawców oraz dostawców.
Dodatkowo Dyrektywa wymaga od państw UE zapewnienia analogicznej ochrony prawnej osobom rodzinnie, gospodarczo lub faktycznie związanym z sygnalistą, jeżeli grożą im negatywne konsekwencje w związku z dokonanym zgłoszeniem.
Kogo obowiązuje Dyrektywa?
Przepisom o ochronie sygnalistów podlegać będą:
- podmioty prawne z sektora publicznego (także podmioty będące własnością lub znajdujące się pod kontrolą takich podmiotów), z tym że Polska, w przepisach krajowych, może podjąć decyzję o zwolnieniu z tego obowiązku gminy mające mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników;
- podmioty z sektora prywatnego,
- podmioty prawne działające w sektorze finansowym niezależnie od tego, czy należą do sektora publicznego, czy prywatnego oraz niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
Procedury te będą też zobowiązani wdrożyć mikro- i mali przedsiębiorcy, jeśli w ramach swojej działalności biorą udział w przetargach na zamówienia publiczne lub wykorzystują środki unijne.
Jakie obowiązki wynikają z Dyrektywy o ochronie sygnalistów?
- Utworzenie wewnętrznych, poufnych i bezpiecznych kanałów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów oraz poinformowanie o nich pracowników i partnerów biznesowych. Wewnętrznym kanałem zgłoszeniowym może być dedykowana infolinia, formularz na stronie www, skrzynka na pisemne zgłoszenia.
- Wskazanie osób odpowiedzialnych za weryfikację zgłaszanych naruszeń.
- Podejmowanie działań wyjaśniających oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnych, zarówno o przyjęciu zgłoszenia, jak i o podjętych w związku z nim działaniach. O przyjęciu zgłoszenia należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia w ciągu 7 dni.
- Udostępnienie pracownikom i partnerom biznesowym informacji na temat wewnętrznych oraz zewnętrznych możliwości zgłaszania naruszeń.
- Zapewnienie poufności sygnaliście. Dane sygnalisty mogą zostać ujawnione tylko osobom, które będą odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie postępowania wyjaśniającego. Ujawnienie tych danych innym osobom wymagać będzie wyraźnej zgody udzielonej przez samego sygnalistę. Warto zwracać na to szczególną uwagę wszystkim osobom zaangażowanym w postępowanie wyjaśniające.
- Prowadzenie rejestru wszystkich zgłoszonych nieprawidłowości.
- Zakaz działań odwetowych - na organizacji ciążyć będzie obowiązek, aby sygnalista nie stał się ofiarą działań odwetowych zarówno ze strony organizacji, jak i przełożonych czy współpracowników.
Jak wyglądać będzie system zgłaszania naruszeń?
Dyrektywa przewiduje trójstopniowy model ścieżek zgłoszeniowych, z których skorzystać mogą sygnaliści:
- wewnętrzne kanały zgłoszeniowe w ramach struktur wewnętrznych danej organizacji sektora prywatnego lub publicznego;
- zewnętrzne kanały zgłoszeniowe w ramach wyznaczonych w tym celu organów administracji publicznej;
- ujawnienie publiczne poprzez podanie informacji o naruszeniach do publicznej wiadomości.
Decyzja o wyborze kanału zgłoszeniowego zależy od sygnalisty. Jednakże dyrektywa faworyzuje korzystanie z kanałów wewnętrznych przed sięgnięciem po dalej posunięte metody ujawniania nieprawidłowości.
Do kiedy należy wdrożyć odpowiednie procedury w organizacji?
Termin na wdrożenie unijnej dyrektywy upływa:
- 17 grudnia 2021 r. dla podmiotów publicznych (wdrożenie kanałów wewnętrznych i zewnętrznych). Polska, w przepisach krajowych, może podjąć decyzję o zwolnieniu z tego obowiązku gminy mającej mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniających mniej niż 50 pracowników;
- 17 grudnia 2021 r. dla podmiotów prywatnych zatrudniających powyżej 249 pracowników;
- 17 grudnia 2023 r. dla podmiotów prywatnych zatrudniających od 50 do 249 pracowników.
Państwa członkowskie Unii Europejskie do tego czasu powinny przeprowadzić rządowe prace legislacyjne mające na celu implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Jak mediom przekazało Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii „Aktualnie procedowany jest wniosek o wpis do wykazu prac legislacyjnych i jednocześnie trwają prace nad projektem. Przeprowadzenie konsultacji społecznych planowane jest w trzecim kwartale 2021 r.”.
Czy są jakieś sankcje?
Wiemy tyle, że mają być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające. Ich zakres oraz wysokość pozostawiono krajom członkowskim. Tylko w taki sposób państwa członkowskie będą w stanie zapewnić skuteczność przepisów dotyczących ochrony sygnalistów oraz przeciwdziałaniu działaniom odwetowym.
Ochrona sygnalistów wkrótce stanie się powszechnym wymogiem w całej Unii Europejskiej – zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Dyrektywa o ochronie sygnalistów to jasny i ważny sygnał dla ustawodawców krajowych oraz dla większości podmiotów sektora prywatnego i publicznego. Bez odpowiednich narzędzi, w tym rozwiązań technologicznych, osiągnięcie celu wydaje się trudne. A czasu zostało już niewiele.
Nina Zacharska
Kancelaria Wyrzykowscy