Wyróżnić można trzy rodzaje not księgowych: obciążeniową, uznaniową lub obciążeniowo-uznaniową. Nota księgowa jest dokumentem rozliczeniowym jednostki, która ma na celu udokumentowanie transakcji, nie podlegających przepisom ustawy o podatku VAT. Wszystkie wymienione dokumenty dotyczą operacji niewykazywanych na fakturach bądź rachunkach. W poniższym artykule znajdą Państwo informacje w jakich sytuacjach należy wystawić notę obciążeniową.
Należy pamiętać, że nota obciążeniowa stanowi dokument księgowy. Dodatkowo transakcje dokumentowane notą obciążeniową generalnie nie powinny dotyczyć sprzedaży czy świadczenia usług podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Nota obciążeniowa jest wystawiana zawsze w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden trafia do odbiorcy, a kopia noty jest archiwizowana u wystawcy.
W jakich sytuacjach należy wystawić notę obciążeniową w przypadku JST?
Samorząd terytorialny jest specyficznym podatnikiem, u którego w wielu sytuacjach właściwym jest wystawianie not obciążeniowych zamiast faktur. Jednostki samorządu terytorialnego w odniesieniu do niektórych czynności związanych z realizacją zdań własnych nie występują w roli podatników. W takim wypadku dokonywane czynności można udokumentować notą obciążeniową. Sytuacje w JST, w których zastosowanie znajdzie nota obciążeniowa to np.:
• dokumentowanie odpłatnego wyżywienia uczniów oraz odpłatnego wydawania duplikatów świadectw i legitymacji – zgodnie z interpretacją ogólną wydaną w czerwcu 2020 roku przez Ministra Finansów JST w odniesieniu do m.in. tych czynności związanych z realizacją zdań z zakresu edukacji publicznej i pomocy społecznej nie występują w roli podatników;
• dotacje celowe przyznawane z budżetu innym jednostkom samorządu terytorialnego na realizację zadań własnych;
• rozliczenie pomiędzy JST jako właścicielem cmentarza komunalnego, a jego ośrodkiem pomocy społecznej za pochówek podopiecznego – w takim przypadku JST obciąża OPS notą obciążeniową a nie fakturą, jak w przypadku nabycia usługi przez osoby fizyczne gdzie zastosowanie znajdzie albo paragon fiskalny albo faktura;
• obciążenia z tytułu kar umownych, które nie stanowią wynagrodzenia za usługę (bezumowne korzystanie z nieruchomości, gdy JST nie wyraża zgody na takie korzystanie);
• odszkodowania za uszkodzone mienie JST;
• rozliczenia pomiędzy jednostkami organizacyjnymi podlegającymi centralizacji wewnątrz tego samego podatnika jakim jest JST, np. za zużycie energii elektrycznej.
Jakie elementy powinna zawierać nota obciążeniowa?
Ustawa o rachunkowości, art. 21 reguluje elementy z, których musi się składać dowód księgowy. Podstawa prawna noty obciążeniowej określa, że dokument ten musi zawierać:
• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. „nota księgowa nr…”);
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących rozliczenia,
• opis operacji oraz jej wartość,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (podpis księgowego).
Czy w treści noty należy wskazywać sprzedawcę/wystawcę oraz nabywcę/odbiorcę – tak jak w przypadku faktur?
Nie ma takiego obowiązku, jak już wskazano wyżej nota obciążeniowa (nie mylić z notą korygującą) to dokument do którego nie stosuje się przepisów ustawy o VAT. Dlatego też nie ma konieczność wyróżniać w jej treści sprzedawcy czy nabywcy, gdyż takie podmioty w tej sytuacji nie występują. Jak najbardziej należy wyróżnić wystawcę noty oraz jej odbiorcę jako podmioty, których dotyczy dane rozliczenie. Czy takie wskazanie sprzedawcy i nabywcy będzie błędem? Również nie, ważne jest aby nota zawierała minimum informacje wymagane ustawą o rachunkowości, dodatkowe adnotacje w niczym nie przeszkadzają. W jaki sposób skorygować błąd w wystawionej nocie księgowej?
Z ustawy o rachunkowości wynika, że w przypadku gdy dokument miał charakter dowodu własnego zewnętrznego, co oznacza, że przeznaczony został dla odbiorcy i dokumentuje czynność dokonaną poza naszą własną jednostką, wszystkie błędy można skorygować wyłącznie przez wysłanie odbiorcy tej noty informacji o sprostowaniu błędu.
Zaleca się wysłanie pisma prostującego, które zawierać będzie poniższe informacje:
• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron,
• wskazanie błędnego zapisu i sposób jego poprawienia,
• datę sprostowania,
• podpis wystawcy dowodu.
W sytuacji, gdy nota miała charakter dowodu wewnętrznego, wystarczającym jest wykreślenie przez księgowego błędnego zapisu i wpisanie w jego miejsce właściwego. Ważne, by poprawka była opatrzona podpisem księgowego, a także zawierała datę dokonania korekty.
Milena Gołąb
Kancelaria Wyrzykowscy