Proces odliczenia VAT do wydatków na środki trwałe może być długotrwały i wymagający wyjaśnień ze strony podatnika.
Dlaczego?
Wiele razy dostaję od Naszych Klientów czy to Samorządowych czy Biznesowych, pytanie:
Pani Mecenas, czy jeśli zdecydujemy się na odliczenie VAT od wydatków na te czy inne środki trwałe to czy będziemy ,,mieć kontrolę z urzędu skarbowego’’?
Odpowiadam na to pytanie, korzystając z doświadczenia nabytego w ciągu 10-letniej praktyki podatkowej: To zależy. A zależy od wysokości wnioskowanego VAT do odliczenia i od stanu faktycznego z tym związanego. Obecnie, zazwyczaj, urząd skarbowy sprawdzi poprawność i przesłanki warunkujące odliczenie VAT od środków trwałych, gdy są to znaczne wartości.
W ramach cyklu wpisów do naszego newsletter’a skupię się na przedstawieniu cech charakterystycznych czynności, poprzez które organ podatkowy weryfikuje prawidłowości wywiązywania się podatnika z zobowiązań podatkowych, tym samym również poprawności zadeklarowanej wysokości podatku VAT do zwrotu w deklaracji podatkowej.
Pod swoją adwokacką lupę wezmę zatem:
1) czynności sprawdzające
2) kontrolę podatkową
3) kontrolę celno-skarbową oraz
4) postępowanie podatkowe.
Powyższe chociaż mają elementy wspólne, to różnią się od siebie w kwestiach kompetencji organu, czasu trwania. Warto odróżniać je od siebie alby wiedzieć jakie prawa ma podatnik, jakie obowiązki, czego może żądać od nas organ i czego podatnik może się spodziewać od organu.
W newsletterze czerwcowym zacznę od scharakteryzowania czynności sprawdzających…
Wskazać należy, iż organy podatkowe wybierają coraz częściej czynności sprawdzające a nie kontrolę podatkową. Jest tak, gdyż są one mniej sformalizowane od kontroli podatkowej – ta kończy się protokołem kontroli podatkowej natomiast przepisy nie wskazują na formalny dokument kończący czynności sprawdzające. Nie mamy również mowy w przepisach o terminie zakończenia czynności sprawdzających, jak to się ma w przypadku kontroli. Czynności te nakierowane są na weryfikację przedstawionych przez podatnika danych lub stanu faktycznego. W zakresie czynności sprawdzających nie jest przez prawo wymagane wydanie jakiegokolwiek aktu czynności te wszczynającego; czynności sprawdzające rozpoczynają się od pierwszej czynności sprawdzającej (Wyrok NSA z 11.05.2017 r., II FSK 985/15, LEX nr 2315303).
Zatem poniżej odpowiadam na pytania, które najczęściej budzą wątpliwości moich Klientów w ramach przeprowadzanych u nich czynności sprawdzających:
I. Jakich czynności może dokonać organ podatkowy podczas czynności sprawdzających u podatnika?
Jak stanowi art. 272 Ordynacji Podatkowej, dalej: Ord. Pod., podczas czynności sprawdzających organ ma na celu:
1) sprawdzenie terminowości:
a) składania deklaracji,
b) wpłacania podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów;
2) stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów wymienionych w pkt 1;
3) ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami;
4) weryfikację poniesionych przez podatnika wydatków i uzyskanych przychodów (dochodów) opodatkowanych lub przychodów (dochodów) nieopodatkowanych - w zakresie niezbędnym do ujawnienia podstawy opodatkowania z tytułu przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;
5) weryfikację danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej.
W przypadku gdy podczas czynności sprawdzających organ stwierdzi, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, ma dwie możliwości, tj.:
1) koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 5000 zł;
2) zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.
W przypadku pkt 1 organ podatkowy uwierzytelnia kopię skorygowanej deklaracji oraz doręcza podatnikowi uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty, albo informacją o braku takich zmian, oraz pouczeniem o prawie wniesienia sprzeciwu.
Na powyższą korektę organu, podatnik może wnieść sprzeciw do organu. Termin na wniesienie sprzeciwu to 14 dni od dnia doręczenia uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji. Wniesienie sprzeciwu do organu, który dokonał korekty, anuluje tą korektę. Natomiast w razie jego niewniesienia wywołuje ona skutki prawne jako korekta złożona przez podatnika.
W trakcie czynności sprawdzających organ podatkowy często wzywa podatnika do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
II. Jakich dokumentów może żądać organ podatkowy od kontrahentów podatnika?
Jak stanowi art. 274c Ord. Pod., organ podatkowy może żądać od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą, w związku z postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową:
1) przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym postępowaniem lub kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności;
2) przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych zapisanego w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, jeżeli kontrahent podatnika prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych; przepis art. 168 § 3a pkt 1 stosuje się odpowiednio.
Z czynności sprawdzających u kontrahenta podatnika sporządza się protokół.
Powyższy przepis powinien znaleźć się w opisie czynności sprawdzających, gdyż ich dotyczy a w istocie rzeczy ma na celu obejście ograniczeń, jakie wiążą się z prowadzeniem kontroli podatkowej, tj. dotyczących ścisłych terminów na przeprowadzenie czynności kontrolnych, czego nie ma wprost w czynnościach sprawdzających. W tym przypadku, w bardzo zręczny sposób bez wszczynania kontroli podatkowej u kontrahenta podatnika i bez wliczania czasu trwania czynności sprawdzających do czasu kontroli, organ podatkowy na podstawie art. 274c Ord. Pod. może gromadzić i weryfikować określone dokumenty. Należy również zwrócić uwagę, iż przepisy podatkowe nie regulują czasu trwania czynności sprawdzających. Czynności sprawdzające nie stanowią czynności kontroli podatkowej, a ich prowadzenie nie uzasadnia także zawieszenia kontroli podatkowej prowadzonej wobec podatnika. Warunkiem zastosowania art. 274c Ord. Pod. jest związek weryfikowanych w ramach czynności dokumentów z postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową prowadzoną u podatnika.
Wskazać przy tym należy, iż ustawa nie nakazuje kontrahentowi podatnika sporządzania zestawień, tabeli, analiz, potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów czy wydawania papierowych kserokopii dokumentów. Doprecyzować w tej kwestii należy, iż przepis ustawy wymaga od podatnika ,,przedstawienia’’ dokumentów, tj. okazania ich organowi, nie mieszczą się w tym zakresie czynności kserowania, poświadczania za zgodność z oryginałem.
W przypadku skorzystania przez podatnika z ulgi podatkowej organ podatkowy może zwrócić się do niego o okazanie dokumentów lub o złożenie fotokopii dokumentów, których posiadania przez podatnika, w określonym czasie, wymaga przepis prawa. Mowa tutaj również tylko o okazaniu bądź złożeniu fotokopii dokumentów. Banki, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego, są obowiązane do sporządzania i przekazywania informacji o zdarzeniach stanowiących podstawę do skorzystania przez podatnika z ulg podatkowych, jeżeli zostały wykazane w deklaracji złożonej przez podatnika.
III. Czy organ może dokonać oględzin lokalu w trakcie czynności sprawdzających?
Jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe, organ podatkowy może dokonać oględzin lokalu mieszkalnego lub części tego lokalu ale za ZGODĄ PODATNIKA. Jeśli takowa zgoda zostanie wyrażona organ podatkowy ustali wspólnie z podatnikiem termin dokonania oględzin, z ustaleń tych sporządza się informację podpisaną przez podatnika. Z przeprowadzonych oględzin sporządza się protokół. Protokół wraz z innymi adnotacjami dołącza się do akt sprawy.
IV. Czy organ może przedłużyć termin zwrotu VAT w związku z prowadzonymi czynnościami sprawdzającymi?
Organ podatkowy może postanowić o przedłużeniu terminu zwrotu podatku do czasu zakończenia czynności sprawdzających jeżeli przeprowadzenie czynności sprawdzających zasadność zwrotu podatku wymaga przedłużenia terminu zwrotu wynikającego z odrębnych przepisów. W tym przypadku dostaniemy od organu postanowienie, od którego możemy złożyć zażalenie.
V. Czy po czynnościach sprawdzających jest wydawana decyzja bądź spisywany protokół?
Jest to częste pytanie od Klientów. Otóż, przepisy stanowiące o czynnościach sprawdzających nie przewidują formy dokumentowania czynności sprawdzających, za wyjątkiem wspomnianych powyżej: protokołu z oględzin lokalu mieszkalnego czy protokołu z czynności sprawdzających u kontrahenta podatnika. Czynności sprawdzające nie kończą się zatem formalnie ani protokołem ani decyzją.
Same czynności sprawdzające nie kończą się żadnym formalnym aktem decydującym o prawach/obowiązkach strony, a ich następstwem w przypadku art. 87 ust. 2 u.p.t.u. będzie albo czynność materialno-techniczna w postaci zwrotu podatku albo wszczęcie kontroli podatkowej bądź postępowania podatkowego (Wyrok WSA we Wrocławiu z 26.05.2015 r., I SA/Wr 268/15, LEX nr 1952905)
VI. Czy podatnik może mieć pełnomocnika w czynnościach sprawdzających?
Pełnomocnikiem podatnika w czynnościach sprawdzających może być nie tylko adwokat, radca prawny czy doradca podatkowy. Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Ważna wskazówka w zakresie odesłań przepisów dotyczących postępowania podatkowego do zakresu czynności sprawdzających, tj. w ramach czynności sprawdzających obowiązują zasady tożsame jak w postępowaniu podatkowym, a mowa tutaj o zasadach: działania organów podatkowych na podstawie przepisów prawa i w sposób budzący zaufanie do organów, dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, czynnego udziału strony w podejmowanych przez organ czynnościach, zasada wyjaśnień organu w stosunku do podatnika, szybkości i prostoty postępowania, pisemności lub formy dokumentu elektronicznego, jawności czynności.
Zatem podsumowując:
Czynności sprawdzające są elementem postępowania podatkowego i oznaczają czynności kontrolne organu podatkowego. Pod względem formalnym nie utożsamia się ich z kontrolą podatkową ani kontrolą skarbową. Porównywane są także do kontroli wstępnej, której istota polega na weryfikowaniu oraz konfrontowaniu informacji pochodzących z różnych źródeł. Dotyczą jedynie trzech okoliczności: terminowości, formalnej poprawności dokumentów oraz ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Pozwalają jednocześnie ograniczyć ryzyko związane z samoobliczeniem wysokości zobowiązań podatkowych przez płatników. Dają bowiem możliwość skorygowania deklaracji podatkowej i zapobieżeniu stosowaniu sankcji karnych skarbowych (Wyrok WSA w Gdańsku z 4.10.2016 r., I SA/Gd 671/16, LEX nr 2153758).
W ramach kolejnych wpisów zajmę się wykazaniem cech kontroli podatkowej, celno-skarbowej oraz postępowania podatkowego.
adw. Justyna Jabłonka
Kancelaria Wyrzykowscy