Czy do paragonu bądź faktury bez NIP nabywcy można wystawić fakturę korygującą ze wskazaniem NIP? - interpretacja indywidualna

Data publikacji: 25-01-2023

Wydana w październiku 2022 roku interpretacja indywidualna stanowi potwierdzenie jak ważne jest ustalenie przed dokonaniem/udokumentowaniem sprzedaży jej warunków, w tym rodzaju i danych podmiotu nabywającego. 

 Pytania z jakimi zwrócił się do organu podatnik dotyczyły tego, czy:

  1. sprzedawca „w celu prawidłowego udokumentowania podatkowego transakcji powinien w ewidencji oczywistych omyłek skorygować wystawione paragony do zera, jak również skorygować wystawione faktury zaliczkowe do zera, a następnie wystawić na kontrahenta fakturę VAT zawierającą numer NIP kontrahenta”?
  2. sprzedawca „w celu prawidłowego udokumentowania podatkowego transakcji powinien w ewidencji oczywistych omyłek skorygować wystawione paragony do zera, a następnie skorygować wystawione faktury zaliczkowe poprzez wskazanie numeru NIP kontrahenta”?

Zaistniała, problematyczna dla sprzedawcy sytuacja dotyczyła tego, że pomiędzy nabywcą a sprzedawcą zawarta została umowa na wykonanie usługi. W treści umowy przy określeniu nabywcy wskazano numer, jednak nie dokonano oznaczenia czy jest to PESEL czy NIP – sprzedawca uznał ten numer za PESEL. Udokumentował transakcję na kasie fiskalnej i wystawił faktury zaliczkowe na osobę fizyczną bez NIP – paragony nie zawierały adnotacji o nr PESEL bądź NIP. Nabywca dokonał płatności na podstawie ww. faktur zaliczkowych, a po czasie sprzedawca otrzymał informację, że na FV powinien zostać wskazany NIP, wskazany wcześniej w umowie, gdyż nabywca prowadzi działalność gospodarczą. 

Organ wskazał, że:

  1. ze względu na fakt, iż ewidencja, o której mowa w § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia służy do korygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży, tj. wartości sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego, brak jest podstaw do ujmowania w niej zdarzeń, w których na paragonie fiskalnym nie był wskazany NIP nabywcy, przez co sprzedaż została potraktowana jako sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarcze.
    W konsekwencji nie będziecie Państwo uprawnieni do udokumentowania w rejestrze „oczywistych omyłek” paragonów bez numerów NIP co w konsekwencji, nie daje możliwości ponownego zaewidencjonowania, w ramach korekty, przedmiotowych transakcji paragonami z uwzględnieniem numerów NIP
    W tej sytuacji, nie ma również podstaw do wystawienia korekty faktur wystawionych do paragonów dokumentujących sprzedaż, których nie można skorygować
    ”;
  2. w przedstawionym stanie faktycznym, gdzie sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie rejestrującej, a w konsekwencji zostały wystawione paragony i faktury bez numeru NIP nie będziecie mieli Państwo prawa do dokonania jakichkolwiek korekt w celu wskazania numeru NIP na przedmiotowych dokumentach (zmiany kontrahenta z konsumenta na osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą). Nie jest to możliwe, zarówno przez zamieszczenie wpisu w ewidencji oczywistych omyłek oraz skorygowanie wystawionych paragonów do zera, jak również skorygowanie wystawionych faktur zaliczkowych do zera, aby w konsekwencji wystawić na kontrahenta faktury VAT zawierające numer NIP. Jak również poprzez wpis w ewidencji oczywistych omyłek w celu skorygowania wystawionych paragonów do zera, a następnie skorygowania wystawionych faktur zaliczkowych poprzez wskazanie numeru NIP kontrahenta”.

Swoje stanowisko organ uargumentował tym, że:

  • od momentu dokonania/udokumentowania sprzedaży minęło kilka miesięcy zanim nabywca i sprzedawca stwierdzili, że nabywcą powinien być podmiot oznaczony NIP a nie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – skoro nabywca dokonał zakupu jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów potwierdzających transakcję i zawierających niewłaściwe dane nabywcy;
  • oczywista omyłka, o którą pyta podatnik może dotyczyć błędu w NIP, jednak polegającego na braku jednej cyfry, pomyłki w jednej z cyfr czy też przestawieniu cyfr, jednak nie może ona dotyczyć faktu braku pełnego NIP czy zmiany pełnego NIP jednego nabywcy na NIP innego nabywcy – w związku z czym nie można w omawianej sprawie braku NIP potraktować jako oczywistej omyłki i ująć takiego paragonu w ewidencji pomyłek a następnie wystawić „właściwego” paragonu z NIP nabywcy;
  • po dokonaniu zakupu nabywca nie może dokonać wyboru czy nabycia dokonuje jako konsument czy jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą, wyboru tego dokonuje raz podczas dokonywania transakcji, a o tym czy dokonuje go jako konsument czy podatnik powinien poinformować sprzedawcę w taki sposób ażeby ten mógł prawidłowo udokumentować transakcję.

W innym stanie faktycznym stanowisko organu mogłoby być inne. Na przykład, w sytuacji gdyby w momencie otrzymania paragonu nabywca wskazał, ze działa jako podatnik wówczas sprzedawca mógłby dokonać stosowanych korekt. NIP był wskazany w umowie, jednak nie zostało doprecyzowane, ze jest to NIP. Istnieje zatem dokumentacja to potwierdzająca, a stwierdzona pomyłka została natychmiast po dokonaniu transakcji.

Należy pamiętać, że o stanowisku organu często stanowią szczegóły danej transakcji.

Na przykładzie tej interpretacji doskonale widać jak ważne jest określenie dokładnych danych nabywcy, aby w prawidłowy sposób udokumentować sprzedaż. Nie każdą pomyłkę, która ze względu na charakter transakcji czy dokumentów, może nawet nie zostać uznana za pomyłkę, będzie można poprawić. Zasada ustalenia danych nabywcy będzie miała zastosowanie nie tylko do umów cywilnoprawnych, ale również protokołów z przetargów czy uzgodnień przed nabyciem nieruchomości, w przypadku uzyskania zaliczek na poczet dostawy. Obie strony transakcji powinny weryfikować te dane, zarówno nabywca jak i sprzedawca.

Przykład dla Samorządów, gdy zawierają one protokoły uzgodnień dostawy nieruchomości, aby uzgadniać z przyszłymi nabywcami czy działają jako osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej czy jako pomioty ją realizujące już w momencie zawierania takiego protokołu – gdyż już w tym momencie podmiot powinien określić swój status nabywcy, a Samorząd jako otrzymujący zaliczkę na poczet sprzedaży właściwie mógł ją udokumentować. 

sygn. 0112-KDIL3.4012.309.2022.1.MC

Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy