Skany faktur w dokumentacji podatnika

Data publikacji: 31-01-2022

W podatkach postępuje digitalizacja dokumentacji, rozliczeń i deklaracji. Również faktury VAT przechodzą do obiegu elektronicznego, który daje możliwości szybszej i prostszej wymiany dokumetnów i informacji między kontrahentami. Jaką rolę odgrywają skany faktur, tak chętnie wymieniane między podatnikami, biurami ksiegowymi i urzędami skarbowymi.

Czy można przechowywać faktury w formie skanu, czy można kontrahentowi przekazać fakturę wyłącznie w formie skanu?


Przepisy podatkowe nakazują podatnikom dokonujcym dostawy towarów lub świadczenia usług innym podatnikom wystawić fakturę VAT w dwóch egzemplarzach i przekazanie jednego z nich nabywcy. Faktury mogą zostać przekazane zarówno w papierze jak i elektronicznie, czyli za pośrednictwem poczty elektroczniej lub elektroniczych systemów generowania i przekazywania dokumentów. Podatnik może zarówno otrzymywać od swoich dostawców faktury drogą elektroniczą w formie skanów (bez otzrymania wersji papierwoej) jak i otrzymane faktury papierowe skanować, a następnie przechowywać wyłącznie elektronicznie niszcząc papierowy oryginał. W interpretacjach podatkowych DKIS aprobuje obydwa rozwiązania (DKIS z 05.06.2020 r. 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.2.PRM), o ile podatnik w ramach odpowiednich kontroli biznesowych i wiarygodnej ścieżki audytu jest w stanie zapewnić skanom faktur autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie. Co to właściwie oznacza:

  • kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą." 
  •  „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika."- interpretacja indywidualna DKIS z 10.11.2021 syng. 0114-KDIP4-2.4012.528.2021.5.MC

Wszystko po to, aby sposób przechowywania skanów mógł zapeniwać, że:

  •  podatnik nie ma możliwości zmiany otrzymanych faktur,
  •  sposób wystawiania i otrzymywania faktur daje pewność co do tożsamości ich wystawcy,
  • jakość skanów zapewnia czytelność faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
  •  dokumenty mogą być bezzwłocznie udostępniane i przetwarzane przez organy podatkowe na żądanie.

Zapewnienie powyższych standardów pozwala podatnikom na przechowywanie faktury wyłącznie w fomie skanów, bez znaczenia czy otrzymali fakturę wyłącznie w formie skanu, czy sami zeskanowali papierowy oryginał.Prawidłowo zabezpieczone, czytelne skany faktur o udowodnionej autentyczności nie powodują przeszkód w odliczeniu VAT naliczonego od zakupów udokumnentowanych takimi fakturami. 

"Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.(...) Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które zostaną przez dostawców wystawione w formie papierowej (napisane ręcznie), a następnie po ich zeskanowaniu wysłanych do Spółki pocztą elektroniczną, Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy." - interpretacja indywiduala DKIS z 04.08.2020 r. sygn.0112-KDIL3.4012.151.2020.3.EW

Milena Załęska
Kancelaria Wyrzykowscy