Od 1 stycznia 2021 obowiązują nowe zasady ujmowania faktur korygujących in minus przez sprzedawcę – art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.
Zgodnie z jego brzmieniem, obniżenia podstawy opodatkowania, w odniesieniu do podstawy ustalonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonać należy za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą. Warunkiem jest dysponowanie przez tego podatnika dokumentacją z której jasno wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania określone w fakturze korygującej, a także kluczową kwestią jest spełnienie tych warunków. Wystawiona faktura korygująca musi być zgodna z posiadaną dokumentacją.
Co jednak, gdy faktura korygująca wystawiona została przed posiadaniem dokumentacji?
W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji potwierdzającej spełnienie ustalonych warunków, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.
W jakim okresie rozliczeniowym należy zatem ująć fakturę korygującą?
Podatnik będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego już w momencie wystawienia faktury korygującej ale warunkiem do tego jest łączne spełnienie poniższych warunków:
1) z dokumentacji posiadanej przez sprzedawcę musi wynikać fakt uzgodnienia z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia usług
Czym może być takie uzgodnienie?
W szczególności będą to: zawarte umowy, podpisane aneksy bądź porozumienia, regulamin świadczenia usług, protokół zwrotu czy reklamacji, a w przypadku dokonania pomyłki na wystawionej fakturze nawet ustalenia mailowe bądź telefoniczne pisemnie jednak potwierdzone. Z treści dokumentu stanowiącego uzgodnienie powinno wprost wynikać w jakich okolicznościach i na jakich warunkach dokonujemy korekty zmniejszającej wysokość wynagrodzenia,
2) z posiadanej dokumentacji wynika również, że warunki uzgodnienia zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego. Oznacza to, że faktycznie doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie kwoty podatku należnego, o których mowa w warunkach uzgodnienia.
Kiedy te warunki zostaną zatem spełnione?
Dla przykładu może być to: dokonanie zwrotu towaru bądź zwrotu zaliczki, dokonanie kompensaty, zapłata za fakturę jako warunek udzielenia skonta po dokonanej sprzedaży, realizacja warunków udzielenia posprzedażowego rabatu,
3) wystawiona faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą warunku obniżenia podstawy opodatkowania oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków np. w zakresie wartości rabatu, czy formy jej rozliczenia.
Podsumowując w sytuacji gdy podatnik uzgodnił warunki obniżenia podstawy opodatkowania z nabywcą lub usługobiorcą oraz warunki te zostały spełnione, warunkiem pomniejszenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków tego obniżenia – pomniejszenie to odbywa się wówczas w dacie wystawienia faktury korygującej.
Jeżeli podatnik zgromadzi taką dokumentację w kolejnym miesiącu po spełnieniu warunków wynikających z uzgodnienia oraz po wystawieniu faktury korygującej, ujęcie faktury korygującej u podatnika przesunie się na ten kolejny miesiąc – miesiąc, w którym posiada on dokumentację. Konieczność posiadania dokumentacji dotyczy wystawiania faktur korygujących w przewidzianych w art. 29a ust. 10 ustawy o VAT sytuacjach, tj.:
1) gdy po dokonaniu sprzedaży udzielono opustów i obniżek cen;
2) dokonano zwrotów towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
3) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4) dokonano zwrotu kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.
Dodatkowo obowiązek posiadania dokumentacji stosuje się w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.
Oczywiście są pewne wyjątki – fakturę korygującą należy ująć do VAT w miesiącu jej wystawienia, tzn. nie trzeba posiadać dokumentacji, o której mowa wyżej, w przypadku gdy faktura:
1) nie zawiera podatku, np. dotyczy sprzedaży zwolnionej od podatku VAT;
2) dotyczy dostaw bądź dystrybucji: wody, energii elektrycznej czy cieplnej, itd. zgodnie z art. 29a ust. 15 pkt 3 ustawy o VAT;
3) dotyczy dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
4) dotyczy eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Kancelaria Wyrzykowscy
Milena Gołąb