Faktura jest dokumentem, który odzwierciedlać powinien rzeczywisty przebieg transakcji, wynikać z niego powinny zatem kluczowe dla transakcji dane - takimi danymi są właśnie daty.
Elementy, które powinna zawierać faktura wynikają z art. 106e ustawy o VAT oraz rozporządzenia ws wystawiania faktur (Dz. U. 2021 poz. 1979). Zatem jakie daty na fakturach należy wskazywać na podstawie tych przepisów?
- Data wystawienia (art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT) – jest to data, w której wystawiona została faktura. Przy okazji nadchodzącego obowiązkowego fakturowania w ramach KSeF warto zaznaczyć, że faktura zostanie wystawiona w dniu, w którym zostanie przesłana do KSeF. Możliwa zatem będzie sytuacja, w której technicznie faktura zostanie „wystawiona” w danym dniu, jednak ponieważ jej przesłanie do KSeF zostanie dokonane 2 dni później, uznana ona zostanie za wystawioną dopiero w momencie jest przesłania do KSeF właśnie.
- Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT) – tzw. data sprzedaży, jest to data w której dochodzi do sprzedaży. Na przykładzie miesięcznego najmu lokalu datą wykonania usługi będzie ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Na przykładzie sprzedaży laptopa datą dostawy towaru będzie dzień jego wydania kupującemu.
- Data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 (art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT) – jest to data, w której otrzymano całość/część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży. na przykład otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej sprzedaży nieruchomości (czyli przed dniem sprzedaży) – istotne przy płatnościach bezgotówkowych jest to, ze chodzi tu o datę otrzymania zapłaty (wpływ środków do sprzedawcy), a nie datę zlecenia płatności przez kupującego.
- Data dopuszczenia nowego środka transportu do użytku (art. 106e ust. 1 pkt 22 ustawy o VAT) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu oraz po spełnieniu dodatkowych warunków, o którym mowa w tym przepisie.
Na fakturach możemy spotkać również treść taką jak „termin płatności”, czyli datę, w której upływa czas na opłacenie należności. Należy zwrócić uwagę aby nie stosować zamiennie terminów „termin płatności” i „data otrzymania zapłaty”, gdyż nie są to informacje tożsame. Pierwsza z dat to data w jakiej maksymalnie należy uiścić zapłatę (aby uniknąć odsetek), druga to data w jakiej faktycznie zapłatę otrzymano.
Oczywiście to nie jest tak, że zawsze wszystkie te daty są wymagane. Ich obecność na fakturze może zależeć od tego:
- jaką czynność dokumentujemy, np. daty wykonania usługi nie trzeba wskazywać w przypadku usługi najmu lokalu mieszkalnego na cel mieszkaniowy (czynność zwolniona od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT) czy też od tego,
- w jakim dniu wystawiamy dokument, np. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty należy wskazać, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Mimo braku obowiązku wskazania dat w niektórych przypadkach, nie ma zakazu ich umieszczania w treści faktur.
Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy