Co oczywiste, dane osobowe przetwarzane są także w ramach jednostek samorządu terytorialnego

Co oczywiste, dane osobowe przetwarzane są także w ramach jednostek samorządu terytorialnego. Dotyczy to wielu sfer ich działalności m.in. względem petentów, pracowników urzędu ale także w związku z działalnością Rady Gminy/Miasta, czy wykonywania funkcji sołtysa. Działalność jednostki samorządu terytorialnego w każdej dziedzinie musi być zgodna z przepisami RODO, co niestety rodzi wiele wątpliwości w praktyce.

W związku ze zbliżającym się okresem doręczania decyzji podatkowych mieszkańcom gminy, sołtysi/inkasenci otrzymają od Urzędów koperty zaadresowane do konkretnych podatników. Co więcej, na gruncie stosownych ustaw i zarządzeń mogą oni także pobierać opłaty od mieszkańców, co ewidentnie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. W tym miejscu należy się jednak zastanowić, czy sołtysi/inkasenci zdają sobie sprawę z obowiązujących zasad przetwarzania danych? Czy wiedzą komu mogą dostarczyć decyzję podatkową? Czy zdają sobie sprawę z poufności przetwarzanych przez nich danych? Czy wiedzą, jak ustrzec się przed naruszeniem dyscypliny ochrony danych osobowych?

Ponadto, pragniemy zwrócić uwagę na radnych podczas sesji Rady czy obrad komisji. Czynności wykonywane przez Radnych bez wątpienia związane są z przetwarzaniem danych osobowych. Niezwykle istotne jest zachowanie przy tym procedur pozwalających na ochronę danych osobowych. Należy zauważyć, że w obradach kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego uczestniczą zarówno osoby publiczne, osoby realizujące zadania publiczne, jak i osoby fizyczne nieposiadające takiego statusu. Co więcej, Radni mają dostęp do skarg, wniosków, interpelacji mieszkańców gminy, a co za tym idzie, także do ich danych osobowych. Niestety ujawnianie danych osobowych (mieszkańców, wnioskodawców) podczas sesji rady, które stanowi naruszenie danych osobowych, jest częstą praktyką w wielu gminach. W związku z powyższym istotne jest zapoznanie radnych z zasadami przetwarzania danych osobowych, wynikającymi z art. 5 ust. 1 RODO.

Jak postępować podczas sesji, jakie dane przekazań inkasentowi i jak przy zabezpieczyć interesy Gminy? Serdecznie zapraszamy na szkolenia dedykowane Radnym, Sołtysom, czy też Inkasentom.