Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) wprowadziła szereg zmian w polskich regulacjach. Jedna ze znaczących aktualizacji dotyczyła ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jak w takim razie powinien wyglądać regulamin ZFŚS, aby był zgodny z obowiązującymi przepisami oraz jakie dane osobowe można zbierać w ramach jego funkcjonowania?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to środki finansowe, gromadzone przez pracodawcę, które wydatkowane są na wsparcie socjalne dla osób upoważnionych do korzystania z funduszu, do których zaliczamy:

  • pracowników zakładu pracy i ich rodziny,
  • emerytów,
  • rencistów
  • innych osób, które mogą z niego korzystać na mocy regulaminu.

ZFŚS ma za zadanie wspierać gorzej sytuowane osoby i pomagać im finansowo wtedy, gdy tego potrzebują. Pomoc w ramach funduszu może przybierać różne formy, m.in. świadczenia urlopowe (np. wczasy pod gruszą), pomoc materialną (np. pożyczka na cele mieszkaniowe), dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej.

Decyzja o przyznaniu ulgowych usług lub świadczeń oraz ich wysokość są uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS (art. 8 ustawy). Bez wątpienia w ramach funduszu trzeba przetwarzać dane osobowe, nie tylko pracowników, a także członków ich rodzin. Co więcej, bardzo często pojawiają się tam też informacje dotyczące stanu zdrowia, czyli dane zaliczane do szczególnej kategorii danych osobowych niezbędne do udzielenia pomocy materialnej.

Jakie dane możemy gromadzić w ramach funduszu i jakie zasady stosować podczas ich przetwarzania?

  • art. 8 ust. 1a – ustawodawca wyraźnie wskazał na zasadę minimalizacji danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Pracodawca ma prawo zbierać wyłącznie dane niezbędne do realizacji celu przetwarzania. W przypadku ZFŚS ustawodawca uznał, że niezbędnymi danymi będą informacje zadeklarowane przez osobę ubiegającą się o świadczenie. Pracodawca na mocy ustawy uzyskał prawo weryfikacji informacji dostarczonych przez pracownika – „Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu”.
  • art. 8 ust. 1b - Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy”. Ustawodawca wskazał na obowiązek wydawania pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

Nie rekomendujemy umieszczania tej kwestii w ogólnym upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych, ze względu na ograniczone czasowo sprawowanie funkcji członka ZFŚS (komisje ZFŚS zazwyczaj wybierane są na określoną kadencję).

  • art. 8 ust. 1c – Pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 1a, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń”. Ustawodawca określił także okres, przez jaki pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe. „Okres niezbędny do dochodzenia roszczeń” należy rozumieć jako czas, przez który organ skarbowy (rentowy) może dochodzić roszczeń związanych z przyznaniem świadczenia, tj. 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym świadczenie zostało przyznane.
  • art. 8 ust. 1d – Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, o których mowa w ust. 1a, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania”. Ostatni ustęp znowelizowanej ustawy wskazuje na obowiązek okresowego przeglądania dokumentów zgromadzonych na potrzeby funduszu.

Podsumowując, podczas aktualizacji regulaminu należy skupić się na kilku kwestiach:

  • Czy regulamin określa precyzyjnie katalog dokumentów, jakich pracodawca może żądać od ubiegającego się o świadczenie?
  • Czy dokumenty przedstawiane przez ubiegającego się o świadczenie są gromadzone w oryginale/kopii? Czy przekazywane są jedynie do wglądu, a świadczeniobiorca składa oświadczenie?
  • Czy regulamin określa skład komisji socjalnej?
  • Czy członkowie komisji są zobowiązani do zachowania poufności i upoważnieni do przetwarzania tych szczególnych kategorii danych?
  • Czy wobec osób ubiegających się o świadczenie realizowany jest obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 oraz 14 RODO?
  • Czy wzór upoważnienia do przetwarzania danych w ramach ZFŚS stanowi załącznik do regulaminu?
  • Czy pracodawca dokonuje okresowego (co najmniej 1 raz w roku) przeglądu danych gromadzonych w funduszu?

Nina Kowalik

Kancelaria Wyrzykowscy