Czy posługiwanie się na fakturze pojęciem „data sprzedaży” jest prawidłowe?

Tak. Ważne jest jednak jej prawidłowe określenie.

Do końca 2013 r. zgodnie z § 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 68 poz. 360 ze zm.) faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. co najmniej dzień, miesiąc i rok jej wystawienia oraz datę sprzedaży, jeśli nie jest taka jak data wystawienia.

Rozporządzenie to utraciło jednak moc z dniem 1 stycznia 2014 r., natomiast pojęcie faktury jako dokumentu w formie papierowej lub elektronicznej oraz zakres informacji, które dokument taki powinien zawierać zdefiniowano w znowelizowanej ustawie o VAT.

Kwestią problematyczną stało się wówczas zastąpienie używanej do tej pory daty sprzedaży – datą dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub zakończenia usługi lub datą otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. z 2017 r., poz. 1221 t.j.), dalej: ustawa o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Warto jednak zwrócić uwagę, że w tym przypadku ustawa określa zawartość informacyjną danego elementu faktury, a nie konkretne wyrazy, które mają się na niej znaleźć jak to jest na przykład w przypadku zwrotu „odwrotne obciążenie”.

Czym jest zatem data sprzedaży?

Ustawa o VAT definiuje sprzedaż jako odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. W związku z czym data sprzedaży równoznaczna jest właśnie z konkretnym momentem dokonania sprzedaży, tj. dostawą towaru czy wykonaniem usługi. Jeśli określona na fakturze data sprzedaży będzie odzwierciedlała rzeczywisty moment zdarzenia gospodarczego, to faktura wystawiona zostanie prawidłowo.

Dlaczego istotne jest jej prawidłowe określenie?

W większości przypadków, zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, właśnie w chwili dostawy towaru lub wykonania usługi powstaje obowiązek podatkowy. Aczkolwiek ustawodawca przewidział szereg wyjątków od tej zasady. Obowiązek podatkowy może zostać rozpoznany również w dacie wystawienia faktury, czy też otrzymania zaliczki. Jego nieprawidłowe rozpoznanie może spowodować zaniżenie zobowiązania podatkowego bądź zawyżenie nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie należało wykazać obowiązek podatkowy.

Data sprzedaży a otrzymanie zaliczki.

Jak stanowi art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty, w szczególności przedpłaty, zaliczki, raty bądź zadatku przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi obowiązek podatkowy w odniesieniu do otrzymanej kwoty powstanie z chwilą jej otrzymania. Zasada ta nie obejmuje transakcji określonych w ust. 5 pkt 4 wskazanego artykułu, na przykład najmu i dzierżawy. Otrzymanie zaliczki przyspiesza jedynie powstanie obowiązku podatkowego związanego z mającą nastąpić dopiero dostawą towaru lub wyświadczeniem usługi. W związku z czym nie należy utożsamiać jej z pojęciem daty sprzedaży. Datę otrzymania przedpłaty należy umieścić na fakturze jako datę otrzymania zapłaty, a nie datę sprzedaży.

Jak skorygować błędnie wskazaną datę sprzedaży?

Ustawodawca przewidział dwie możliwość korygowania danych wskazanych na fakturze. Sprzedawca do każdej błędnie określonej pozycji na fakturze może wystawić fakturę korygującą, zg. z art. 106j ustawy o VAT. Natomiast nabywca, po otrzymaniu faktury zawierającej pomyłki, z wyjątkiem elementów określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 (na przykład: miara, ilość towarów lub zakres wykonanych usług, ceny jednostkowe, stawka podatku, kwota podatku czy kwota należności ogółem) może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą, zg. z art. 106k ustawy o VAT. Wśród danych wykluczających możliwość wystawienia noty korygującej nie wskazano daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów czy też wykonania usługi. Należy pamiętać, że każda nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

W związku z powyższym błędne wskazanie na fakturze tzw. daty sprzedaży może skorygować zarówno sprzedawca jak i nabywca. Korygując ją, należy mieć jednak na uwadze istotność daty sprzedaży z punktu widzenia powstania obowiązku podatkowego z tytułu danej transakcji.

Przykład 1.

Podatnik VAT wynajmuje lokal użytkowy na rzecz innego podatnika VAT. Zgodnie z umową najem zawarty został na okres 3 lat, określone zostały miesięczne terminy płatności, za każdy miesiąc z góry do 15. dnia danego miesiąca. Faktura wystawiana jest zawsze 3. dnia każdego miesiąca za dany miesiąc. Najemca lokalu czynsz za miesiąc listopad zapłacił 15. września, faktura wystawiona została 3. listopada. Data sprzedaży na fakturze za listopad, a więc data wykonania usługi to 30 listopad, natomiast obowiązek podatkowy powstanie w momencie wystawienia faktury, czyli 3. listopada (art. 19a ust. 5 pkt 4 oraz ust. 8).

Przykład 2.

Umowę sprzedaży nieruchomości zawarto 20. października (data podpisania aktu notarialnego), w tym samym dniu nastąpiło jej wydanie. Nabywca dokonał zapłaty ceny sprzedaży 25. września. Obowiązek podatkowy w stosunku do otrzymanej zapłaty powstał w dniu jej otrzymania (art. 19a ust. 1 pkt 8). W wystawionej do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy fakturze, nie zostanie oznaczona data sprzedaży, a więc data dokonania dostawy towaru (podpisania aktu/wydania nieruchomości), ze względu na niemożliwość jej określenia w tym czasie. Na fakturze powinna znaleźć się jednak data otrzymania zapłaty, czyli 25 września.

Martyna Archacka

Asystent doradcy podatkowego