Monitoring wizyjny w stosunkach pracy

Monitoring miejsc pracy stosowany jest przez pracodawców od wielu lat. W maju 2018 r. został on uregulowany w ustawie o ochronie danych osobowych, a ustawa zapewniająca stosowanie RODO, która obowiązuje od 4 maja 2019 r., wprowadziła kolejne zmiany dotyczące tej kwestii. Uchwalone przepisy to krok do zharmonizowania prawa z rzeczywistością.

Co zrobić, aby wprowadzić monitoring?

Pierwsze działanie, jakie powinien podjąć pracodawca zainteresowany wprowadzeniem monitoringu to analiza celów, jakie są niezbędne do stosowania tego szczególnego środka nadzoru. Zgodnie z kodeksem pracy (KP), monitoring może być prowadzony, jeżeli jest to niezbędne do:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
  • ochrony mienia,
  • kontroli produkcji lub
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Należy wyraźnie podkreślić, że stosowanie monitoringu musi być niezbędne do osiągnięcia wymienionych celów.

Pracodawca prowadzący monitoring musi także zwrócić uwagę na czas przechowywania nagrań, który został konkretnie określony w art. 222 § 3 KP i nie może przekraczać 3 miesięcy od dnia nagrania. Ustawodawca przewidział jednak także sytuację szczególne (np. w sytuacji, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu), w których okres ten może być wydłużony (art. 222 KP § 4).

Na pracodawców nałożone zostały również obowiązki informacyjne. Przede wszystkim cele, zakres oraz sposób prowadzenia monitoringu powinny być uregulowane w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, a u pracodawcy, który nie jest obowiązany do prowadzenia tych regulacji, informacje te powinny znaleźć się w obwieszczeniu pracodawcy.
Ponadto pracodawca przed wprowadzeniem monitoringu powinien poinformować o tym fakcie pracowników nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem, a w przypadku prowadzenia monitoringu – pracodawca obowiązany jest do przekazania pisemnej informacji o monitoringu każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy.

W § 9 art. 222 KP ustawodawca reguluje także obowiązek odpowiedniego oznaczenia pomieszczeń oraz terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Zmiany – 4 maja 2019 r.

Ustawa zapewniająca stosowanie RODO wprowadziła także dwie istotne zmiany, które pracodawcy muszą uwzględnić:

  • Monitoring bezwzględnie nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Ponieważ jak wskazuje ustawodawca, w uzasadnieniu, monitoring w tych pomieszczeniach wiązał się z dużym ryzykiem naruszenia zasad wolności i niezależności związków zawodowych.

  • Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga zgody.

Do 4 maja br. monitoring pomieszczeń sanitarnych był możliwy, jeśli zapewniał bezpieczeństwo pracowników/ochronę mienia/kontrolę produkcji i nie naruszał godności oraz innych dóbr osobistych pracowników. Aktualnie monitoring tych pomieszczeń musi spełniać jeszcze jeden warunek – uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Państwowa Inspekcja Pracy

Należy zwrócić uwagę na fakt, że legalność stosowania monitoringu podlega także kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Obowiązkiem każdego pracodawcy jest zapewnienie bezpiecznych warunków pracy, które można osiągnąć poprzez rejestrację obrazu w zakładzie pracy. Nie zawsze jednak kierowanie się bezpieczeństwem pracowników powinno prowadzić do wniosku, że instalacja monitoringu wizyjnego jest niezbędna.

Monitoring wizyjny jest niezwykle obszernym tematem, na który z pewnością powinni zwrócić uwagę wszyscy pracodawcy, zwłaszcza analizując plan kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych na 2019 r., w którym to wyszczególnione zostało „przetwarzanie danych osobowych rejestrowanych za pomocą systemu monitoringu wizyjnego przez pracodawców” jako jeden z obszarów kontrolowanych przez Urząd w bieżącym roku.

Nina Kowalik

Kancelaria Wyrzykowscy sp. z o.o.