25 kwietnia 2018 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło zasady oceny dochowania należytej staranności – dokument ten skierowany został co prawda do urzędników administracji skarbowej, jednak stanowi również wskazówkę dla przedsiębiorców, w tym jednostek samorządu terytorialnego, które to jednostki w coraz szerszym zakresie jak przedsiębiorcy działają.
Należy pamiętać, że dokument ten nie stanowi żadnych wiążących wytycznych czy objaśnień, wynikają z niego wyłącznie wskazówki, przy czym jak wskazano na stronie internetowej „podjęcie przez podatnika działań wskazanych w Metodyce istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania przez niego należytej staranności i otrzymania zwrotu VAT”. Ostatnia aktualizacja dokumentu miała miejsce 14 października 2021 r.
Po co właściwie warto stosować zasady wynikające z tego dokumentu?
Jeżeli podatnik nabywa towary bądź usługi w transakcjach krajowych udokumentowanych fakturą z wykazaną kwotą podatku VAT to organy powinny odmówić mu prawa do odliczenia „w każdym przypadku, gdy sam podatnik popełnia oszustwo lub nadużycie, jak i wtedy, gdy podatnik ten wiedział lub powinien był wiedzieć, że przez nabycie towaru uczestniczył w transakcji związanej z oszustwem w zakresie VAT. W przypadku podatnika, który nie wiedział, że transakcja nabycia towaru została zorganizowana w związku z popełnieniem przez inny podmiot oszustwa lub nadużycia, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie powinno zostać mu odebrane, jeżeli podatnik, przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć, że transakcja ta służy oszustwu lub nadużyciu w zakresie VAT”.
Podatniku! Dochowanie należytej staranności może zatem niejako „uratować” Twoje prawo do odliczenia VAT, gdy okaże się, że dokonałeś transakcji z nieuczciwym kontrahentem. Warto zwrócić uwagę na sformułowania „podatnik nie wiedział” oraz „podatnik nie mógł wiedzieć”, są to dwa niezależne od siebie zdarzenia.
Informacje wynikające z dokumentu nie są wiążące dla organów podatkowych, które każdorazowo mogą określać dodatkowe aspekty dochowania należytej staranności. Informacje wynikające z dokumentu nie są wiążące dla organów podatkowych, a zatem niestosowanie tych zasad nie powoduje automatycznie utraty prawa do odliczeń. Wszystko zależy od indywidualnej sytuacji podatnika.
Jak wskazano w dokumencie: „Jeżeli podatnik nie będzie odpowiednio uważny przy zawieraniu transakcji, a więc zignoruje obiektywne okoliczności, wskazujące na to, że transakcja może mieć na celu naruszenie prawa lub oszustwo, wówczas powinno zostać zakwestionowane prawo tego podatnika do odliczenia podatku naliczonego”.
W jaki sposób dochować należytej staranności na etapie rozpoczęcia współpracy z kontrahentem?
- Kryteria formalne – opierają się na weryfikacji czy:
- kontrahent zarejestrowany jest w KRS lub CEIDG (o ile taka rejestracja jest wymagana);
- kontrahent zarejestrowany jest jako podatnik VAT czynny (weryfikacja na tzw. białej liście lub przez złożenie wniosku z takim pytaniem do właściwego urzędu skarbowego);
- kontrahent posiada wymagane koncesje/zezwolenia dotyczące planowanych transakcji (czy udostępnia je do wglądu?);
- osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają umocowanie do działania w imieniu kontrahenta (weryfikacja umocowania na podstawie danych z KRS lub CEIDG).
- Kryteria transakcyjne – przykładowe:
- transakcja została przeprowadzona bez ryzyka gospodarczego;
- podatnik dokonał płatności gotówką lub skorzystał z obniżenia ceny w przypadku płatności gotówką, gdy wartość transakcji przekracza wartość określoną w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców;
- podatnik, pomimo ciążącego na nim obowiązku, dokonał płatności za towar na rachunek bankowy nie znajdujący się na tzw. białej liście;
- podatnik zapłacił za towar przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny;
- podatnik, pomimo ciążącego na nim obowiązku, zapłacił kontrahentowi bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności;
- cena towaru oferowanego podatnikowi przez kontrahenta znacząco odbiegała od ceny rynkowej (bez ekonomicznego uzasadnienia);
- podatnik nabył od kontrahenta towary, które należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał, jeżeli zmiana profilu działalności kontrahenta nie ma uzasadnienia ekonomicznego;
- podatnik nie przeanalizował posiadanych dokumentów urzędowych kontrahenta, które zawierają oczywiste nieprawidłowości;
- kontakt z kontrahentem lub osobą go reprezentującą nie był odpowiedni dla okoliczności danej transakcji;
- kontrahent posiadał siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem, pod którym brak było oznak prowadzenia działalności gospodarczej;
- wymagany przez kontrahenta od podatnika termin płatności był krótszy niż termin płatności oferowany przez innych dostawców z tej samej branży (bez ekonomicznego uzasadnienia);
- transakcja została zawarta na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane były w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu;
- kontrahent dostarczał towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego;
- transakcja pomiędzy podatnikiem a kontrahentem nie była udokumentowana umową, zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków tej transakcji;
- kontrahent będący spółką kapitałową dysponował kapitałem zakładowym niewspółmiernie niskim w stosunku do okoliczności transakcji;
- kontrahent nie posiadał zaplecza organizacyjno-technicznego odpowiedniego do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej;
- kontrahent nie dysponuje stroną internetową (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych) z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności, mimo że jest to przyjęte w danej branży.
W jaki sposób dochować należytej staranności na etapie kontynuacji współpracy?
- Kryteria formalne - opierają się na tym czy:
- podatnik weryfikował w sposób regularny czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;
- podatnik weryfikował w sposób regularny czy kontrahent nie utracił wymaganych koncesji i zezwoleń;
- podatnik weryfikował w sposób regularny czy osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta;
- podatnik weryfikował czy kontrahent został wpisany do prowadzonego przez Szefa KAS wykazu podatników VAT (tzw. biała lista), jako podmiot, który został wykreślony przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnik VAT.
- Kryteria transakcyjne – przykładowe:
- zmiana dotychczasowych zasad współpracy między podatnikiem a kontrahentem (bez ekonomicznego uzasadnienia);
- zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego;
- płatność gotówką albo obniżenie ceny w razie płatności gotówką – w przypadku gdy wartość transakcji przekracza wartość określoną w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców;
- dokonanie płatności, pomimo ciążącego obowiązku, na rachunek bankowy nie znajdujący się w wykazie podatników VAT i brak zawiadomienia o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego;
- zapłata za towar na dwa odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy mechanizmu podzielonej płatności), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny;
- dokonanie płatności, pomimo ciążącego obowiązku, bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności;
- cena towaru znacząco odbiegała od ceny rynkowej (bez ekonomicznego uzasadnienia);
- transakcja (bez ekonomicznego uzasadnienia) – dotyczyła towarów, które należały do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał;
- termin płatności za towar od podatnika był krótszy niż standardowy termin płatności (bez ekonomicznego uzasadnienia);
- transakcja została przeprowadzona na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane były w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu;
- kontrahent dostarczał towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego;
- transakcja pomiędzy podatnikiem a kontrahentem nie została udokumentowana umową w formie pisemnej (w tym w formie elektronicznej), zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków tej transakcji;
- w dotychczasowych transakcjach kontrahent bez uzasadnienia zmienił sposób transportu towaru (np. towar miał być dostarczony z Polski, a jest przewożony z terytorium innego państwa).
Czy zapłata z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności to dochowanie należytej staranności?
Zapłata w ten sposób chroni nabywcę m.in. przed odpowiedzialnością solidarną w VAT w sytuacji dokonania płatności na rachunek, który nie figuruje w wykazie podatników VAT. Jednak, jeżeli podatnik wiedział, że faktura opłacona w ten sposób została wystawiona przez podmiot nieistniejący, stwierdza czynności, które nie zostały dokonane czy też podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością – nie wystąpi funkcja ochronna.
Wskazane powyżej kryteria wynikają z omawianego dokumentu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, nie stanowią katalogu zamkniętego, nie są również wiążące dla żadnej ze stron postępowania. Ich zastosowanie bądź zastosowanie innych kryteriów zależy każdorazowo od konkretnego stanu faktycznego. Szersze omówienie kryteriów znajduje się w samym dokumencie, do zapoznania z którym zachęcamy.
Gdzie można znaleźć omówiony w artykule dokument?
Znajduje się na stronie internetowej podatki.gov.pl -> w zakładce VAT -> w zakładce Bezpieczna transakcja -> w zakładce Należyta staranność.
Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy