Warunki odliczania VAT od kosztów eksploatacji i utrzymania samochodów osobowych służących w całości prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są generalnie znane podatnikom. Ostatnia interpretacja DKIS w tej kwestii wyraźnie akcentuje znaczenie rzetelnego i rzeczywistego realizowania zasad użytkowania samochodów osobowych podatnika, tak aby służyły wyłącznie działalności gospodarczej, na co wielu podatników mogło do tej pory nie zwracać uwagi.
Przepisy ustawy o VAT stanowią, że prawo odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w całości przysługuje podatnikowi, jeżeli ów pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Ogólnie za przepisami ustawy przyjmuje się w praktyce rozliczeń VAT, że samochód osobowy zgłoszony do właściwego dla podatnika US na formularzu VAT-26 w terminie 7 dni od rozpoczęcia jego użytkowania i prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu są gwarantami prawa do odliczenia VAT od wydatków na rzeczone samochody w 100%. Tymczasem w treści przepisu wyraźnie zaznaczone jest jak ważne są precyzyjne zasady użytkowania samochodów: „Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:
1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.”- art. 86 a ust. 4 ustawy o VAT.
Należy zwrócić uwagę, że przytoczony przepis mówi o zasadach użytkowania samochodu wykluczających jego użycie do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika. Stworzenie takich zasad, a szczególnie ich przestrzeganie oraz egzekwowanie ich przestrzegania w przedsiębiorstwie może stanowić dla podatnika nie lada wyzwanie. Kwestię istotności dołożenia starań do rzeczywistej kontroli sposobu wykorzystywania samochodów podatnika Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej poruszył w interpretacji z 15.07.2021 r. sygn. 0112-KDIL3.4012.141.2021.1.AW, gdzie wskazał że: „nie można uznać wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej gdy np. zostaną ustalone zasady używania pojazdów, jednakże nie istnieją żadne zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie; przykładowo istnieje zakaz używania przez pracowników pojazdów do celów prywatnych, jednakże nikt nie weryfikuje czy zakaz ten jest respektowany. Okolicznościami potwierdzającymi obiektywnie brak możliwości użytku prywatnego może być przykładowo:
• obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa pojazdów używanych przez pracowników, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy, na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa,
• nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, przykładowo za pomocą GPS,
• w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest odprzedaż tych pojazdów – brak rejestracji tych pojazdów, uniemożliwiający ich poruszanie się po drogach, a w przypadku ich rejestracji – brak możliwości użycia tych pojazdów na cele prywatne; nie mogą to być zatem np. samochody demonstracyjne używane przez pracownika dealera do dojazdów do pracy;
• w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest wynajem tych pojazdów – określenie reguł wykluczających użytek prywatny,
• używanie (w przypadku pojazdów tzw. lotniskowych) przez służby lotniska pojazdów do przemieszczania się po płycie lotniska, bez możliwości opuszczania przez te pojazdy terenu lotniska.”
DKIS stawia podatnikom wysokie wymagania, uświadamiając, że rzetelne kontrolowanie wykorzystania samochodów służbowych jest kwestią niełatwą i wymaga zaangażowania dodatkowych środków oraz uwagi podatnika, aby prawo odliczenia 100% VAT od wydatków na samochody nie podlegało dyskusji. Czy twoje zasady korzystania z samochodów służbowych i narzędzia kontroli ich przestrzegania stają na wysokości wymagań stawianych przez DKIS?
Milena Załęska
Kancelaria Wyrzykowscy