Na samym początku chciałbym wspomnieć, że stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolne od 1 stycznia 2022 r. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, stanie się to obowiązkowe od 2023 roku.
Czym jest faktura ustrukturyzowana i Krajowy System e-Faktur?
Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Od 2022 r. faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Ministerstwo Finansów udostępni na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Dostęp do KSeF będzie możliwy za pośrednictwem strony internetowej, która zostanie udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Obecnie KSeF jest testowany. https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur--rozpoczynamy-testy
KSeF jest systemem informatycznym, w którym będą wystawiane, odbierane i przechowywane faktury (do czego dokładnie służy wskazuje dodawany art. 106nd UoVAT).
Faktura wystawiona na Platformie Elektronicznego Fakturowania (ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym), który służy do przekazywania faktur i innych dokumentów między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi, nie jest fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. KSeF i PEF to systemy od siebie odrębne.
Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
W zakresie faktur ustrukturyzowanych organy podatkowe nie będą zgłaszać się do podatników z żądaniem przesłania JPK_FA. Jest to rozwiązanie uzasadnione, gdyż organy administracji skarbowej będą miały dostęp do faktur wystawionych w KSeF.
Wystawianie, odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, faktura taka może być przesyłana temu podmiotowi, w postaci z nim uzgodnionej, np. mailowo w pdf.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, zaś za otrzymaną przez odbiorcę w dniu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę.
Dostęp do faktury ustrukturyzowanej będzie możliwy również poprzez podanie określonych danych tej faktur bez uwierzytelniania się w systemie (dostęp anonimowy), tj.
1) numeru identyfikującego daną fakturę w KSeF; lub
2) danych podatnika wystawiającego fakturę: numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz numer faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy; oraz:
3) daty wystawienia faktury;
4) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy – jeżeli występuje na fakturze;
5) kwoty podatku;
6) kwoty należności brutto.
Ujmowanie korekt faktur ustrukturyzowanych
Zgodnie art. 29a ust. 13 UoVAT w celu dokonania obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej przez sprzedawcę istotne jest posiadanie stosownej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie między stronami warunki obniżenia podstawy opodatkowania i spełnienie tych warunków.
Z dniem 1 stycznia 2022 r. wprowadza się dodatkowe wyłączenie z obowiązku posiadania tej dokumentacji, tj. w przypadku wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Dla nabywcy istotny będzie dodawany ust. 19d w art. 86 UoVAT. Nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Powyższe oznacza, że sprzedawca nie będzie musiał posiadać dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie przesłanek do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego w związku z korektą. Sprzedawca ujmie zatem fakturę korygującą wystawioną w postaci ustrukturyzowanej w okresie rozliczeniowym, w którym ją wystawił. Nabywca będzie zobowiązany do ujęcia tej faktury korygującej w okresie, w którym ją otrzymał (został przydzielony jej numer identyfikujący). Założyć by zatem należało, że będzie to ten sam okres rozliczeniowy, albowiem wysłanie faktury i przydzielenie jej numeru powinno odbywać się w tym samym dniu.
Krótszy termin zwrotu VAT
Ustawodawca wprowadza dla podatników możliwość uzyskania zwrotu VAT w terminie 40 dni przy spełnieniu określonych warunków. Zwrot w terminie 40 dni można uzyskać począwszy od okresów rozliczeniowych rozpoczynających się po 1 stycznia 2022 roku.
Warunki uzyskania przyspieszonego zwrotu (40 dni) zawarte zostaną w dodawanym ust. 5b w art. 87 UoVAT. W uproszczeniu ujmując, do zwrotu w terminie 40 dni będą uprawnione osoby wystawiające wyłącznie faktury ustrukturyzowane, z pewnymi wyjątkami. Przykładowo, jeżeli zostanie wystawiona faktura nieustrukturyzowana osobie fizycznej albo faktura uproszczona to powyższy warunek wciąż uznaje się za spełniony. Ponadto, aby uzyskać zwrot w terminie 40 dni:
- kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie może przekraczać 3000 zł,
- podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot:
- musiał być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- składać za każdy okres rozliczeniowy deklaracje podatkowe,
- posiadać rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 (biała lista).
Podatnik dla uzyskania zwrotu w terminie 40 dni będzie zaznaczał odpowiedni znacznik w składanym rozliczeniu (JPK_V7/7K deklaracja + ewidencja) ze wskazaniem, że występuje z wnioskiem o zwrot VAT w terminie 40 dni.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dokonywane jest:
1) za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw finansów publicznych; albo
2) przez portal podatkowy; albo
3) na podstawie złożonego przez podatnika zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (wzór w rozporządzeniu – formularz ZAW-FA).
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:
1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną; albo
3) podpisem zaufanym;
4) unikalnym, wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur tokenem (ciągiem 40 znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego;
- oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
Paweł Czaplicki
Kancelaria Wyrzykowscy