Jesteśmy po konsultacjach publicznych w Ministerstwie Finansów w zakresie KSEF w jednostkach samorządu terytorialnego, które odbyły się 29 lutego. Jednym z głównym tematów konsultacji było doręczanie faktur w KSEF jednostkom organizacyjnym.
Jak obecnie wykonawcy wystawiają faktury na jednostki samorządu terytorialnego?
W wyniku centralizacji rozliczeń podatku VAT w samorządach, na fakturach wystawianych przez wykonawców na jednostki samorządu terytorialnego (JST), jako nabywcę wskazuje się dane JST, zamiast danych jednostki budżetowej lub zakładu budżetowego. Centralizacja była związana z orzeczeniem TSUE z dnia 29 września 2015 r. (C-276/14), stwierdzającym, że jednostki budżetowe nie są podatnikami VAT. Zgodnie z tym orzeczeniem podatnikiem VAT jest JST, a działalność gospodarcza wykonywana przez jednostki budżetowe powinna być kwalifikowana jako część działalności całej JST. Jednostki budżetowe oraz zakłady budżetowe są uznawane za jednostki wchodzące w strukturę jednostki samorządu terytorialnego, jako jej jednostki zależne.
W związku z tym, że podatnikiem VAT są jednostki samorządu terytorialnego, a nie jednostki budżetowe i zakłady budżetowe, wykonawcy wskazują na fakturach jednostkę samorządu terytorialnego jako nabywcę. Wskazywanie przez wykonawców wyłącznie nabywcy mogłoby prowadzić do trudności w zakresie przypisania danej faktury do właściwej jednostki organizacyjnej. Za sprawą głównie aneksów do umowy, wykonawcy zaczęli posługiwać się danymi nabywcy – JST (nazwa, adres, NIP) oraz danymi odbiorcy (nazwa jednostki, adres). Jako, że przepisy wymagają, by faktury zawierały numery NIP nabywcy i sprzedawcy, obecna praktyka jest taka, że nie podaje się numeru NIP odbiorcy. Obecnie faktury są głównie wystawiane w postaci elektronicznej, choć zdarza się, że jednostki otrzymują także faktury papierowe. W przypadku tych obu form plusem jest, że są one dostarczane do właściwych osób - na wskazany w umowach adres e-mail albo adres siedziby jednostki organizacyjnej.
Jak KSEF wpłynie na doręczanie faktur do jednostek samorządu terytorialnego?
Po pierwsze należy zauważyć, że podstawową funkcją Krajowego Systemu e-Faktur jest wysyłanie i odbieranie faktur za pośrednictwem tego systemu. Wykonawca będzie zatem wysyłał fakturę do KSEF, a JST będzie tę fakturę w KSEF otrzymywać. Faktury nie będą już zatem przesyłane mailowo do konkretnego pracownika albo na sekretariat konkretnej jednostki organizacyjnej. W związku z wejściem obligatoryjnego KSEF faktury nie będą również przesyłane papierowo. W jaki sposób zatem faktury będą przypisywane do właściwych jednostek organizacyjnych?
Przepisy o korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur przewidują możliwość wskazywania na fakturach danych jednostki organizacyjnej, jako odbiorcy faktury. W tym celu należy wystawiając fakturę wskazać, że chcemy dodać na fakturze tzw. „Podmiot inny” albo „Podmiot3” (w programach może być różna nazwa) i wybrać Rolę tego podmiotu – „JST – odbiorca”. Bardzo istotne jest to, żeby uzupełniając dane Podmiotu innego (JST – odbiorca) wskazać nie tylko nazwę i adres jednostki organizacyjnej, ale również prawidłowo NIP tej jednostki.
Osoba, która została uprawniona do dostępu do faktur danej jednostki organizacyjnej nie będzie miała dostępu do faktury, jeżeli wykonawca wystawiając ją w KSEF:
-
wskaże wyłącznie dane nabywcy (JST), z pomięciem w ogóle jednostki organizacyjnej,
-
wskaże dane nabywcy (JST) oraz nazwę i adres (bez numeru NIP) jednostki organizacyjnej,
-
wskaże dane nabywcy (JST) oraz nazwę i adres oraz nieprawidłowy NIP (pomyłka chociaż w jednej cyfrze) jednostki organizacyjnej,
Faktura wystawiana w KSEF na JST i dotycząca konkretnej jednostki organizacyjnej trafi do właściwej osoby jedynie w przypadku gdy wykonawcy uzupełnią pole Podmiot3, wybierając rolę: JST-odbiorca, oraz wskazując prawidłowy NIP jednostki budżetowej.
Czy zatem faktura wstawiana w KSEF na JST powinna zawierać numery NIP trzech podmiotów? – Odpowiedź brzmi - tak. Na takich fakturach powinny być wskazywane: NIP sprzedawcy (wykonawcy), NIP nabywcy (JST), NIP jednostki organizacyjnej (np. szkoły, przedszkola, urzędu)
Można sobie wyobrazić, że w JST będą funkcjonowały „koszyki” faktur. Będzie koszyk główny, zawierający wszystkie faktury wystawione na JST, jako nabywcę (faktury bez odbiorcy, faktury z błędnym NIP odbiorcy, faktury z właściwym NIP odbiorcy). Będą także koszyki poszczególnych jednostek organizacyjnych, do których trafią wyłącznie faktury z właściwym NIP danej jednostki wpisanym w polu Podmiot3. W każdej JST będzie ustalać się uprawnione osoby do wszystkich faktur JST oraz osoby uprawnione do faktur poszczególnych jednostek.
Jeżeli faktura nie będzie zawierała numeru NIP jednostki organizacyjnej, albo będzie zawierała błędny numer jednostki, wówczas tylko osoby mające dostęp w KSEF do wszystkich faktur jednostki samorządu terytorialnego będą miały do nich dostęp. Te faktury będą znajdowały się w koszyku głównym. Jak można sobie wyobrazić, samodzielne przyporządkowywanie faktur do poszczególnych jednostek będzie niewyobrażalnie czasochłonne. Co więcej KSEF nie przewiduje, żeby pracownik urzędu/starostwa mógł przekazać fakturę w KSEF jednostce organizacyjnej (pracownikowi mającemu dostęp wyłącznie do faktur z NIP jednostki) np. przypisując fakturze NIP jednostki. Pracownik musiałby pobrać fakturę w formacie pdf, xml albo html i przesłać jednostce np. mailowo.
Jakie pomysły pojawiły się w toku konsultacji publicznych?
Wiele osób apelowało o wprowadzenie ustawowego obowiązku wprowadzania danych odbiorcy na fakturach dokumentujących sprzedaż na rzecz JST. Ministerstwo Finansów oświadczyło, że nie ma takiej możliwości. Wskazanie odbiorcy nie będzie ustawowym obowiązkiem dla faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz JST.
Istnieje prawdopodobieństwo, że zostaną wprowadzone komunikaty ostrzegawcze dla wykonawców. W przypadku wypełnienia pola nabywca danymi JST, KSEF miałby wysyłać komunikat informujący o konieczności wypełnienia pola Podmiot3. Nie będzie jednak blokowania możliwości wystawienia faktury bez wypełnienia tego pola.
Podsumowanie
Miejmy nadzieje, że wykonawcy będą zdawać sobie sprawę, że dla wielu samorządów brak posługiwania się numerem NIP jednostki będzie nastręczać ogromnych trudności w późniejszym zidentyfikowaniu faktury. Przecież z pewnością również wykonawcom zależy, by faktury trafiały jak najszybciej do właściwych osób w JST – wykonawcy chcą otrzymać zapłatę na czas.
W związku z zamiarem wprowadzenia obowiązkowego KSEF wskazane jest wcześniejsze informowanie wykonawców o konieczności podawania numerów NIP oraz zawarcie stosowanych aneksów do umowy. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby faktury wystawiane obecnie poza KSEF już zawierały numery NIP jednostek organizacyjnych. Odpowiednie działanie już teraz pozwoli ograniczyć trudności w przyszłości.
Analogicznie jednostki muszą przygotować się na wystawianie faktur. Faktury wystawiane przez jednostki również będą zawierały NIP jednostki. Posłużenie się numerem NIP umożliwi późniejszy dostęp do faktury w KSEF dla osoby posiadającej dostęp do faktur wyłącznie tej jednostki.
Jeżeli są Państwo zainteresowani współpracą z nami w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur prosimy pisać na adres podatekvat@kancelariawyrzykowscy.pl
Paweł Czaplicki
Kancelaria Wyrzykowscy