W związku z rozpoczęciem aktywnych czynności przez sołtysów w Gminach pojawiła się kwestia niebagatelna, bo związana z faktem – kto jest Administratorem danych sołtysa? Czy jest nim Gmina, Wójt a może Rada?
Pobudziło to moją dyskusję z Sekretarzami w prowadzonych przeze mnie jednostkach. Poniżej przedstawiam co udało mi się ustalić i na jakim ja stoję stanowisko w zakresie danych naszego sołtysa.
Z analizy przepisów, art. 18 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, wynika, iż do wyłącznej właściwości rady gminy należy ustalanie zakresu działania jednostek pomocniczych, zasad przekazywania im składników mienia do korzystania oraz zasad przekazywania środków budżetowych na realizację zadań przez te jednostki.
Art. 5 ust. 2 w/w ustawy, stanowi, iż jednostkę pomocniczą (tj. również sołectwo) tworzy rada gminy, w drodze uchwały, po przeprowadzeniu konsultacji z mieszkańcami lub z ich inicjatywy. Jest to wyłączna kompetencja rady gminy, której nie może ona scedować na żaden inny organ.
Inicjatywa w przedmiocie ustanowienia jednostki pomocniczej należy albo do rady gminy, albo do samych mieszkańców. Tym samym jest to regulacja, która powinna znaleźć się w statucie gminy, wskazującym zarazem przesłanki, kryteria i zasady proceduralne tworzenia jednostek pomocniczych. Skoro ustawodawca przewidział możliwość zniesienia jednostki pomocniczej na zasadach określonych przez radę gminy w statucie gminy (podobnie jak tworzenia, łączenia, podziału), to w braku regulacji statutowej należy przyjmować, że rada, która może utworzyć jednostkę pomocniczą, może ją również znieść na zasadach podobnych do określonych w art. 5 ust. 2 i na podstawie tego przepisu.
Jak stanowi art. 39 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje wójt, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Dalej, ust. 4 wskazuje, iż do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej rada gminy może upoważnić również organ wykonawczy jednostki pomocniczej (vide: art. 36 ust. 1 wskazanej ustawy, organem wykonawczym jednostki pomocniczej jest sołtys) oraz organy jednostek i podmiotów, o których mowa w art. 9 ust. 1.
Jeżeli więc sołtys został upoważniony przez radę gminy do wydawania decyzji objętych kompetencjami wójta gminy (art. 39 ust. 4), to należy przyjąć, iż wówczas sołtys działa w tym zakresie jako organ administrujący, a nie organ administracji. Sołtys nie posiada bowiem własnych (ustawowych) kompetencji. Niemniej prawne znaczenie decyzji sołtysa i wywoływane przez nią skutki są identyczne ze znaczeniem i skutkami decyzji wydanej przez ustawowo umocowanego wójta gminy. „A zatem sołtys, zarząd dzielnicy, zarząd osiedla bądź organ wykonawczy innej jednostki pomocniczej wydają decyzje we własnym imieniu, co oznacza [...], iż decyzję podpisuje we własnym imieniu sołtys, bez zaznaczenia, iż działa z upoważnienia [...]. Odwołanie od decyzji wydanych przez organ jednostki pomocniczej gminy [...] przysługuje do samorządowego kolegium odwoławczego (lub) do właściwego terenowego organu administracji rządowej”. W związku z powyższym, jak wynika z subsumpcji stanu faktycznego pod wyżej wskazane przepisy prawa ustawy o samorządzie gminnym, Administratorem danych osobowych, jak również organem, który powinien upoważniać sołtysów do poszczególnych działań powinna być Rada Gminy, jak również Rada Gminy powinna zbierać zgody sołtysów na przetwarzanie ich danych osobowych, np. prywatnego telefonu i adresu e-mail.
Wskazać tutaj również należy, iż w zakresie danych osobowych sołtysów nie wypowiadał się Prezes Urzędu Ochrony Danych, jak również identyfikuje się różne podejście w zakresie podmiotowości Administratora danych sołtysów, tj. wskazywana jest Gmina bądź Wójt. Podsumowując, kwestia ta może budzić problem i różne podejścia w zakresie ustanawiania różnych Administratorów danych osobowych sołtysów.
IOD adw. Justyna Jabłonka