Faktura jest dokumentem potwierdzającym transakcję sprzedażową pośredniczących ze sobą stron. Może być wystawiona w formie elektronicznej oraz papierowej. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2020 poz. 106 ze zm.) przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ale czy faktury można przechowywać wyłącznie w wersji elektronicznej, nie archiwizując ich wersji papierowych?
W art. 112a ustawy o VAT można przeczytać, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania wystawionych faktur przez siebie lub w swoim imieniu, również takich które zostały wystawione ponownie. Podatnicy muszą także przechowywać faktury otrzymane. Przechowywać należy je z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Podatnicy są zobowiązani na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej do
• umożliwienia bezzwłocznego dostępu do przechowywanych faktur,
• a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W ustawie tej nie ma wprost wskazania o obowiązku przechowywania faktur zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.
Z pytaniem o możliwość wyłącznego przechowywania faktur w wersji elektronicznej do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zwróciła się Spółka, która ze względu na skalę prowadzonej działalności otrzymuje co miesięcznie bardzo dużą liczbę faktur, a w celu usprawnienia procesu rozliczającego koszty i wydatki Spółka zastanawiała się nad możliwością wdrożenia systemu pozwalającego na raportowanie o poniesionych wydatkach i prowadzenie ich rozliczenia wyłącznie w formie elektronicznej. Aby rozliczyć poniesione wydatki w systemie podstawą byłoby zeskanowanie lub sfotografowanie oryginalnego dokumentu otrzymanego w formie papierowej, zapisanie go w formacie elektronicznym, który będzie obsługiwany przez system. Znaczące będzie uniemożliwienie jakiejkolwiek ingerencji w pozycje dokumentu źródłowego – tak by zachowana kopia elektroniczna była odwzorowaniem dokumentu papierowego. W systemie miał być utworzony raport wydatków, które będą podlegać rozliczeniu, zaś po zaksięgowaniu raportów w systemie raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów miały zostać zarchiwizowane w systemie. Dokumenty papierowe po weryfikacji przy pomocy systemu miały zostać następnie zniszczone (bez przechowywania przez okres upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Spółki dotyczyły również prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
W związku z powyższym opisem DKIS w dniu 19.01.2021 r. wydał interpretację indywidulaną (0114-KDIP1-3.4012.674.2020.2.KF), w której uznał że stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.
DKIS wskazał, iż faktury i dokumenty z nimi zrównane mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. A sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury – czy jest ona papierowa lub elektroniczna, ani od formy, przechowywania przez podatnika faktur zakupowych.
Kancelaria Wyrzykowscy
Milena Gołąb