Podatnicy już teraz mogą wystawiać faktury za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur, przy czym w związku z tym, że korzystanie z KSeF jest obecnie dobrowolne, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT).
Od 1 lipca 2024 r. będzie obowiązywała zasada ogólna, zgodnie z którą faktury będą wystawiane za pomocą KSeF. Faktury, które zostaną wysłane do KSeF to tzw. „faktury ustrukturyzowane” lub „faktury w postaci ustrukturyzowanej”.
Na podstawie przepisów epizodycznych, do 31 grudnia 2024 r. podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnionych od podatku VAT będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane, elektroniczne lub w postaci papierowej. Chodzi tutaj zatem o podatników korzystających ze zwolnienia z uwagi na roczną wartość sprzedaży nieprzekraczającą 200 000 zł, jak również o podatników prowadzących wyłącznie sprzedaż przedmiotowo zwolnioną od podatku (np. podatników świadczących wyłącznie usługi najmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe). Dla ustalenia, czy podatnik jest zobowiązany do korzystania z KSeF bez znaczenia jest formalne zarejestrowanie działalności gospodarczej, ani forma opodatkowania podatku dochodowego. Każda osoba prowadząca sprzedaż jest podatnikiem VAT, przy czym – jeżeli spełnia odpowiednie warunki – może korzystać ze zwolnienia od tego podatku.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie od 1 stycznia 2025 roku podatników VAT zwolnionych. Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów będzie on dotyczył również takie osoby zazwyczaj korzystające ze zwolnienia z VAT, jak prowadzące działalność nierejestrowaną albo prowadzącą tzw. najem prywatny (opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych), a także wspólnoty mieszkaniowe. Jeżeli sprzedaż jest prowadzona na rzecz przedsiębiorców/osób prawnych i dokumentowana fakturą, to taka faktura będzie obowiązkowo wystawiana w KSeF.
Powyższe jest istotne również dla czynnych podatników VAT. Otóż, skoro czynni podatnicy VAT będą obowiązkowo korzystać z KSeF już od 1 lipca 2024 r., a podatnicy zwolnieni z VAT od 1 stycznia 2025 r., to jak czynni podatnicy VAT powinni wystawiać im faktury w okresie od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.?
Od 1 lipca 2024 r. sprzedawca, będący czynnym podatnikiem VAT, dokonując sprzedaży na rzecz podatnika VAT zwolnionego będzie wystawiał faktury przy użyciu KSeF, czyli będzie zobowiązany do wysłania faktury do tego systemu. Przyjmując, że nabywca zwolniony z VAT nie przystąpił do KSeF (do 31 grudnia 2024 r. może dobrowolnie rozpocząć korzystanie z tego systemu), konieczne jest przekazanie nabywcy faktury w formie zwizualizowanej (np. w formacie pdf., xml albo w postaci papierowej). W takim przypadku faktura będzie obligatoryjnie oznaczana kodem QR, przy użyciu którego nabywca będzie mógł zidentyfikować tę fakturę w KSeF.
Pigułkę wiedzy o KSeF przedstawiliśmy w jednej z naszych publikacji Przygotuj się z nami na KSEF! Przewodnik dla Jednostek Samorządu Terytorialnego dedykowanej właśnie dla Samorządów, jeśli jeszcze nie miałeś okazji się z nią zapoznać możesz pobrać ją tutaj.
Paweł Czaplicki
Kancelaria Wyrzykowscy