Załóżmy, że jest już po 1 lipca 2024 r. Musisz wystawić fakturę w KSeF, a jest awaria! Co robić? Po pierwsze ustal czy jest to niedostępność KSeF, czy jest to awaria KSeF czy awaria po Twojej stronie. Później ustal czy informacja o awarii KSeF pojawiła się w BIP czy nie. Szczegóły w dalszej części artykułu.
Tematowi awarii i niedostępności poświęcono w ustawie o VAT artykuły od 106ne do 106ni.
Awaria KSeF
Jak dowiesz się o awarii KSeF? Dowiesz się o niej w sposób określony w ustawie o VAT:
- Po pierwsze ze strony BIP Krajowej Administracji Skarbowej, w zakładce Komunikaty będą zamieszczane informacje o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF, które wyznaczają okres trwania tej awarii (https://www.gov.pl/web/kas/komunikaty). Na dzień 6 listopada 2023 r. opublikowano już 78 komunikatów.
- Po drugie komunikaty te będą dostępne w oprogramowaniu interfejsowym.
- Po trzecie, gdy zamieszczenie komunikatu nie będzie możliwe w BIP KAS, będą one zamieszczone w środkach społecznego przekazu.
Jeśli naprawdę musisz wystawić fakturę akurat dziś, podczas tej awarii pamiętaj, że:
- fakturę wystawiasz wyłącznie w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem KSeFowej faktury (nie w wersji papierowej) – gdy informacja o awarii zamieszczona została na BIP;
- fakturę wystawiasz w postaci papierowej lub elektronicznej – gdy informacja o awarii nie wynika z BIP, a z środków społecznego przekazu;
- fakturę taką udostępniasz nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. e-mailowo, czy też wydrukowaną i wysłaną pocztą tradycyjną);
- faktura musi być oznaczona kodem umożliwiającym dostęp do niej w KSeF (kod QR), kod ten umożliwić ma weryfikację danych na niej zawartych oraz zapewnić weryfikację autentyczności pochodzenia i integralności tej faktury;
- w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF, masz obowiązek przesłać wystawioną fakturę do KSeF, w celu przydzielenia jej numeru ją identyfikującego (tzw. KSeFowy numer faktury);
- datą wystawienia tej faktury jest data wskazana w jej treści, a nie data przesłania do KSeF (która będzie późniejsza);
- fakturę korygującą do faktury wystawionej podczas tej awarii wystawia się po przydzieleniu fakturze numeru KSeFowego.
Działanie podatnika, w przypadku awarii po jego stronie oraz niedostępności KSeF jest już odmienne od tego w toku awarii KSeF. O niedostępności dowiemy się wyłącznie z BIP KAS, gdzie wskazany zostanie okres niedostępności. Czym się różni awaria od niedostępności? Awaria jest nagła, a niedostępność zaplanowana i związana na przykład z pracami serwisowymi w określonym czasie.
Awaria po stronie podatnika i niedostępność KSeF
Jeśli naprawdę musisz wystawić fakturę akurat dziś, podczas tej awarii/niedostępności pamiętaj, że:
- fakturę wystawiasz wyłącznie w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem KSeFowej faktury (nie w wersji papierowej);
- masz obowiązek przesłać wystawioną w postaci elektronicznej fakturę do KSeF, w celu przydzielenia jej numeru ją identyfikującego (tzw. KSeFowy numer faktury) nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:
- zakończenia okresu niedostępności KSeF,
- ich wystawienia, w przypadku awarii po Twojej stronie.
Ze względu na krótki czas przesłania faktury do KSeF, gdy awaria jest po stronie podatnika (JST), warto dwa razy zastanowić się, czy musisz fakturę wystawić już dziś, w trybie awaryjnym, czy możesz zaczekać dzień, dwa, trzy aż awaria zostanie wewnętrznie usunięta. Bo co w sytuacji, gdy wystawisz fakturę elektroniczną, a następnego dnia nie uda Ci się usunąć awarii i przesłać faktury do KSeF? Wówczas stosowane będą przepisy art. 106ni ustawy o VAT, a więc sankcje np. za wystawienie faktury w okresie awarii KSeF niezgodnie z udostępnionym wzorem „naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku - karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur”.
Wystawienie faktury poza KSeF w trakcie obu tych awarii czy też niedostępności skutkuje m.in. tym, że:
- za datę wystawienia uznaje się datę rzeczywiście wskazaną na dokumencie jako data wystawienia, a nie jak w przypadku faktur wystawionych KSeF datę, w której nadany zostanie KSeFowy numer;
- datą otrzymania faktury wystawionej podczas awarii będzie data faktycznego otrzymania, bez względu na późniejsze jej przesłanie do KSeF (chyba, że przesłanie do KSeF nastąpi jednak wcześniej);
- do faktury wystawionej poza KSeF w trakcie awarii możliwe jest wystawienie jej duplikatu, jeśli udostępnienie duplikatu jest wcześniejsze niż przesłanie do KSeF.
Pigułkę wiedzy o KSeF przedstawiliśmy w jednej z naszych publikacji Przygotuj się z nami na KSEF! Przewodnik dla Jednostek Samorządu Terytorialnego dedykowanej właśnie dla Samorządów, jeśli jeszcze nie miałeś okazji się z nią zapoznać możesz pobrać ją tutaj.
Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy