Od 1 lipca 2024 r. Samorządy czeka rewolucja w zakresie fakturowania. Będzie to rewolucja przede wszystkim technologiczno-organizacyjna.
Oczywiście oczekuje się, że Samorządy nie będą musiały docelowo korzystać z samej Aplikacji KSeF udostępnionej przez MF, a że dostawcy oprogramowania do fakturowania „podepną” je pod aplikację. Jest to bardzo istotne m.in. z punktu zarządzania uprawnieniami.
Po co jest to uprawnienie? Uprawnienia są różne, poszczególnym osobom dają różne możliwości.
- Aby wystawić fakturę w KSeF
Po pierwsze faktura (w określonych ustawą przypadkach) musi zostać wystawiona i przetworzona w KSeF. Aby dana osoba mogła ją wystawić będzie musiała dostać się do KSeF i właśnie musi mieć do tego uprawnienie, czyli system musi ją zidentyfikować jako osobę, która otrzymała taką możliwość od podatnika (Gminy czy Powiatu).
- Aby dokonywać płatności za faktury w KSeF
Uprawnienia nadawane będą również w celu przeglądania faktur. Można zapytać „Po co przeglądać faktury? Po wystawieniu wydrukujemy je i będziemy przechowywać w segregatorze, a później zrobimy przelew”. Nie do końca, od 1 lipca 2024 r. w tytule przelewu, gdy stosowana będzie metoda podzielonej płatności, należy wskazywać tzw. numer KSeFowy faktury (a nie jak aktualnie numer faktury nadany przez daną jednostkę). Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie faktury opłacane poleceniem zapłaty lub przelewu będą musiały zostać opłacone ze wskazaniem numeru KSeFowego dokumentu. Możliwa będzie również płatność za kilka faktur na rzecz danego sprzedawcy, jednak wówczas będzie należało uzyskać z KSeF identyfikator zbiorczy, który wskazany zostanie dla tych faktur w poleceniu przelewu.
Na ten moment za niezastosowanie się do tak brzmiących przepisów nie są przewidziane żadne sankcje. Docelowo jednak należy się spodziewać, że w przypadku niestosowania się podatników do tego przepisu mogą zostać one wprowadzone.
- Aby identyfikować płatności za wystawione w KSeF faktury
Gdy nabywca zapłaci sprzedawcy za fakturę to w tytule zapłaty sprzedawca nie zobaczy własnego numeru danej faktury, a numer KSeFowy. Podobnie w przypadku, gdy otrzyma przelew za kilka faktur, gdzie w tytule wskazany zostanie KSeFowy identyfikator zbiorczy – aby zidentyfikować za jakie faktury jest płatność, należy przez KSeF zidentyfikować, których dokumentów dotyczy identyfikator zbiorczy.
- Aby zarządzać uprawnieniami
W każdej JST będzie musiała zostać wskazana osoba odpowiedzialna za nadawanie i odbieranie uprawnień poszczególnym osobom, czy to w ramach całej JST, czy sceduje możliwość nadawania i odbierania uprawnień w danych jednostkach na osoby z danej jednostki, jednak ona sama musi cały czas posiadać tzw. uprawnienie pierwotne.
Rodzaje uprawnień przewidziane do nadawania/odbierania przez KSeF w przypadku podatnika JST:
- do nadawania uprawnień – w ramach danej jednostki bądź całej JST;
- do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi, czyli poszczególnymi jednostkami objętymi centralizacją;
- do wystawiania faktur;
- do dostępu do faktur, czyli np. na potrzeby pobierania faktur zakupu z KSeF, dokonywania płatności za faktury zakupu czy też identyfikowania otrzymanych płatności za faktury sprzedaży.
Uprawnienie pierwotne – uprawnienie do korzystania z KSeF – nadawane wyłącznie na formularzu ZAW-FA
W przypadku podatnika JST może posiadać je wyłącznie jedna osoba. Zgłoszenia tego dokonuje się na formularzu ZAW-FA. Formularz składa Wójt/Burmistrz/Prezydent, a jako osobę posiadającą uprawnienia pierwotne, czyli uprawnioną do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur można wskazać samego Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza Głównego księgowego czy też danego pracownika – generalnie podlega to uzgodnieniu wewnętrznemu przez daną JST. Co ważne, aby nadać to samo uprawnienie innej osobie, należy najpierw na formularzu ZAW-FA odebrać je tej pierwszej, a na kolejnym formularzu nadać nowej – czyli nie może być dwóch czy więcej osób z nadanym uprawnieniem.
Formularz należy złożyć odpowiednio wcześniej, biorąc pod uwagę czas na jego przetworzenie przez pracowników tego organu. O nadaniu bądź odebraniu tego uprawnienia pierwotnego dowiemy się z wiadomości e-mail, dlatego ważne jest wskazanie adresów e-mailowych w treści formularza.
Pozostałe uprawnienia
Nadawane są już bezpośrednio w KSeF, natychmiast po dokonaniu tej czynności.
Rola NIP jednostek objętych centralizacją w nadawaniu uprawnień
Aby skutecznie nadawać uprawnienia w KSeF, urząd skarbowy właściwy dla rozliczeń VAT, powinien posiadać dane jednostek objętych centralizacją rozliczeń VAT, w tym ich NIP. Zgadza się, wracamy do istotności NIP poszczególnych jednostek, mimo że od czasu centralizacji wszyscy starali się na gruncie podatku VAT o nich zapomnieć, a jedynym istotnym NIP był ten należący do Gminy czy Powiatu. Ważne jest zatem zweryfikowanie danych posiadach przez urząd skarbowy w tym zakresie. Prawdopodobnie NIP jednostek będą również znajdowały się na fakturach – w miejscu przeznaczonym dla odbiorcy faktury, więc na fakturze będą dwa NIP – czekamy na rozporządzenie w tym zakresie, gdyż na ten moment nie wynika to żadnych przepisów.
Przygotowania należy rozpocząć już teraz, nie czekaj do 1 lipca 2024 r. i nie czekaj, że dostawca oprogramowania sam przygotuje je dla Ciebie w optymalny sposób. Nikt lepiej nie wie co może Ci się przydać niż Ty sam.
Pigułkę wiedzy o KSeF przedstawiliśmy w jednej z naszych publikacji Przygotuj się z nami na KSEF! Przewodnik dla Jednostek Samorządu Terytorialnego dedykowanej właśnie dla Samorządów, jeśli jeszcze nie miałeś okazji się z nią zapoznać możesz pobrać ją tutaj.
Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy