Pakietem SLIM VAT 1, od 2021 roku wprowadzono zasady ujmowania faktur korygujących oparte na uzgodnieniu i spełnieniu warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz posiadaniu dokumentacji potwierdzającej zaistnienie okoliczności uzasadniających wystawienie korekty. Tą zmianą zrezygnowano z zasady, zgodnie z którą sprzedawca ujmował fakturę korygującą in minus gdy otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.
Z dniem 1 stycznia 2022 roku wprowadzono możliwość wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSEF) - faktury ustrukturyzowane. W związku z możliwością wystawiania i odbierania faktur (obecnie – za zgodą nabywcy) za pośrednictwem tego systemu ustawodawca zmodyfikował również zasady ujmowania faktur korygujących.
Zgodnie z aktualnymi przepisami zasadą jest, że obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada tej dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.
Zatem, z powyższego wynika, że sprzedawca może ująć fakturę korygującą in minus za okres rozliczeniowy, w którym ją wystawił przy łącznym spełnieniu poniższych warunków:
- uzgodnienia warunków korekty z nabywcą towaru lub usługobiorcą;
- spełnienia uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług;
- posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług (tj. z dokumentacji wynika, że nabywca wie, że doszło lub wie w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia), z dokumentacji wynika również, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie kwoty podatku należnego;
- faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunku obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.
W myśl aktualnych przepisów obowiązek posiadania dokumentacji nie dotyczy:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o podatku VAT;
Od 2022 roku obowiązek posiadania dokumentacji nie dotyczy również faktury korygującej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej. Oznacza to, że podatnik może pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w KSEF-ie. Jeżeli nabywca nie wyraził zgody na dostarczanie faktur w KSEF-ie to wówczas sprzedawca może je wystawić w KSEF-ie, przy czym musi doręczyć je nabywcy w inny, uzgodniony z nim sposób. W takim przypadku również fakturę korygującą sprzedawca wystawia w KSEF-ie i doręcza ją w inny sposób. W tej sytuacji także spełnione są przesłanki do ujęcia faktury korygującej w rozliczeniu za okres, w którym została wystawiona, bez konieczności posiadania dokumentacji. Warto również wiedzieć, że faktury ustrukturyzowane (wystawione w KSEF-ie) mogą być korygowane wyłącznie za pomocą faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że do faktury wystawionej w KSEF-ie nie można wystawić faktury korygującej poza KSEF-em.
Od 1 lipca 2024 roku zasadą będzie obligatoryjne korzystanie z KSEF-u. Wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego KSEF-u zmianie ulegną zasady ujmowania faktur korygujących. Już nie będzie w ogóle konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty. Zasadą będzie ujmowanie przez sprzedawcę faktury korygującej w rozliczeniu za okres, w którym ją wystawił w KSEF-ie, czyli przesłał do tego systemu. Jeżeli natomiast sprzedawca wystawi fakturę korygującą poza KSEF-em (tzn. wystawi inną niż faktura ustrukturyzowana) to będzie ją ujmował w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.
Paweł Czaplicki
Kancelaria Wyrzykowscy